Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
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Zugang zu amtlichen Dokumenten
Das zuständige Amt verweigert ganz oder teilweise die Einsicht in das gewünschte Dokument. Was kann ich tun?
Zugangsgesuche nach Öffentlichkeitsgesetz sind alle Anfragen, die sich auf eines oder bzw. mehrere Dokumente im Sinne des BGÖ beziehen. Keine Zugangsgesuche nach Öffentlichkeitsgesetz sind namentlich Anfragen, die
- allgemeine Auskünfte verlangen (z.B. über den Stand eines Projekts, über die Zuständigkeit einer Behörde für eine bestimmte Materie);
- Einsicht in bzw. Herausgabe von Informationen verlangen, die sich nach spezialgesetzlichen Grundlagen richten (z.B. Registerauszüge, Akteneinsichtsgesuche der Parteien in Verfahren, Gesuche um Einsicht in die eigenen Daten der Gesuchstellerin oder des Gesuchstellers);
- sich auf Rechtsauskünfte beziehen.
Das Gesuch muss hinreichend genau formuliert sein, d.h., es muss genügend Angaben enthalten, um die Identifizierung des gewünschten Dokuments oder der gewünschten Dokumente zu ermöglichen. Die Behörde kann dagegen nicht verlangen, dass die gesuchstellende Person ihr Gesuch begründet bzw. angibt, welche Absichten sie mit dem Gesuch verfolgt.
Die Gesuchstellenden sollen den Behörden die Identifizierung des gewünschten Dokuments ermöglichen, indem sie allgemein zugängliche Daten des Dokuments (beispielsweise Erstellungsdatum, Titel oder Referenz), den genauen Sachbereich, die Behörde, die möglicherweise Dokumente zu diesem Thema publiziert hat, das Datum der Veröffentlichung, den betreffenden Zeitraum usw. angeben.
Der Genauigkeitsgrad, der verlangt werden kann, hängt somit namentlich von den Mitteln ab, die den Gesuchstellenden für die Ausformulierung seines Gesuchs zur Verfügung stehen, z.B. Informationen über die Aufgabenbereiche, Dossiers und Geschäfte, welche die Behörde im Internet publiziert.
Die Behörde muss ihrerseits die Gesuchstellenden unterstützen, das Gesuch genauer zu formulieren, soweit dies für sie ohne weiteres möglich und zumutbar ist. Dies gilt insbesondere dann, wenn sie nur wenige Angaben über verfügbare amtliche Dokumente allgemein zugänglich gemacht hat.
1. Stellen Sie ein Gesuch an die Behörde, welche das Dokument erstellt oder empfangen hat. Das Gesuch muss einzig „hinreichend genau“ formuliert sein, damit den zuständigen Stellen auf der Behörde klar ist, welches Dokument verlangt wird. Sie können das Gesuch mündlich oder schriftlich stellen. Einen entsprechenden Musterbrief finden Sie hier:
- Ist Ihr Gesuch nicht präzis genug formuliert, werden Sie um ergänzende Informationen gebeten. Liefern Sie diese nicht innert zehn Tagen, gilt Ihr Gesuch als zurückgezogen.
- Gegebenenfalls kündigt die Behörde eine längere Bearbeitungsdauer an, weil Ihre Anfrage aufwendig ist oder betroffene Drittpersonen vor der Veröffentlichung ihrer Personendaten angehört werden müssen.
- Müssen für die Beantwortung Ihres Gesuchs Gebühren erhoben werden, übersteigt also der Aufwand der Behörde Fr. 100.-, werden Sie ebenfalls benachrichtigt. Bestätigen Sie Ihr Gesuch nicht innert zehn Tagen, gilt es als zurückgezogen.
- Sie erhalten die Stellungnahme der Behörde: Wird Ihnen der Zugang erteilt, erhalten Sie eine Kopie des Dokuments oder die Erlaubnis, es vor Ort einzusehen. Beschränkt oder verweigert die Behörde den Zugang, erhalten Sie eine schriftliche Begründung.
Die Gesuchstellenden haben die Wahl, die gewünschten amtlichen Dokumente entweder vor Ort einzusehen oder Kopien dieser Dokumente anzufordern, es sei denn, das Dokument würde durch den Kopiervorgang beeinträchtigt bzw. beschädigt.
Die Einsichtnahme in die Dokumente erfolgt bei der Behörde, die für die Bearbeitung des Zugangsgesuchs zuständig ist.
Die Gesuchstellenden können grundsätzlich wählen, ob sie eine Papierkopie oder eine elektronische Kopie eines Dokuments erhalten möchten, wenn oder eine Kopie in anderer Form (wenn es sich beim verlangten amtlichen Dokument z.B. um ein Tonband handelt) erhalten möchten. Die Gesuchstellenden können auch Dokumente anlässlich einer Einsichtnahme vor Ort selbst kopieren (zulässig ist z.B. auch das Fotografieren mit eigener Digitalkamera).
Das zuständige Amt verweigert ganz oder teilweise die Einsicht in das gewünschte Dokument. Was kann ich tun?
Sie haben die Möglichkeit, einen Schlichtungsantrag an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu stellen, wenn die zuständige Behörde
- die Einsichtnahme beschränkt oder ablehnt, oder
- die Frist zur Beantwortung Ihres Gesuchs nicht eingehalten hat.
Reichen Sie den schriftlichen Schlichtungsantrag innerhalb von 20 Tagen nach Erhalt der behördlichen Stellungnahme beim EDÖB ein (Poststempel genügt). Ziel des Schlichtungsverfahrens ist eine rasche Einigung innerhalb von 30 Tagen zwischen Ihnen und der Behörde. In den meisten Fällen bedeutet dies beidseitiges Entgegenkommen.
Tritt der EDÖB auf den Schlichtungsantrag ein, hört er beide Seiten an – schriftlich oder konferenziell unter seiner Leitung. Dabei hat der EDÖB selber uneingeschränkten Zugang zu den verlangten Dokumenten, damit er abklären kann, ob die Behörde Ihr Gesuch rechtmässig und angemessen bearbeitet hat. Die Einigung kann formlos sein. Der EDÖB teilt den Beteiligten das Ergebnis des Schlichtungsverfahrens schriftlich mit. Damit gilt das Verfahren als abgeschlossen.
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