Verwaltung des E-Mail-Accounts im Arbeitsbereich

Was geschieht mit dem E-Mail-Account bei unerwarteten Abwesenheiten? Inwieweit ist der Arbeitgeber berechtigt, meine E-Mails zu konsultieren? Dies sind die häufigsten Fragen aus dem Arbeitsbereich, die uns an der Telefonhotline gestellt werden. Die persönliche Integrität und die Privatsphäre im Spannungsfeld der Arbeitswelt bedürfen einer Regelung.

Der Büroalltag hat sich mit dem Siegeszug der Informatik von Grund auf geändert. Wo früher die Privatsphäre grundsätzlich ohne grossen Aufwand eingehalten werden konnte, ist die Ausgangslage heute nicht mehr eindeutig geregelt. Zu Zeiten, als Korrespondenz ausschliesslich per Post und Kurier eintrafen, galt die verbindliche Regel, dass mit dem Vermerk «Persönlich» bezeichnete verschlossene Briefumschläge durch das zuständige Kanzleipersonal nicht geöffnet werden durften. Alle Mitarbeitenden konnten ihre persönlichen Schriftstücke in dem ihnen zugewiesenen abschliessbaren Bürobehältnis aufbewahren. Ein Zugriff auf die Geschäftskorrespondenz musste dagegen auch bei Abwesenheit einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters stets gewährleistet sein, entweder an deren Arbeitsplatz oder aber in einer zentralen Ablage.

In Bezug auf Kurier und eingehende Post klappt dies für gewöhnlich immer noch anstandslos. Seitdem Mitarbeitende aber ihren eigenen E-Mail-Account besitzen, wird ein Grossteil der eingehenden geschäftlichen wie privaten Informationen über diesen abgewickelt. E-Mails verdrängen die Briefpost stetig. Die Unterscheidung zwischen geschäftlichen und privaten E-Mails lässt jedoch vielerorts zu wünschen übrig. Vielfach wird erst bei unerwarteter Abwesenheit der Mitarbeitenden - beispielsweise wegen Krankheit oder Unfall - bemerkt, dass sich hier die grundsätzliche Frage stellt, ob der Arbeitgeber den E-Mail-Account eines Mitarbeiters in dessen Abwesenheit ohne Einverständnis konsultieren darf. Dies ist eine der meistgestellten Fragen aus dem Arbeitsbereich, welche uns an der Telefonhotline gestellt wird. Wie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihren E Mail-Account benutzen dürfen, hat der Arbeitgeber deshalb vorzugsweise in einem Reglement für die Nutzung der betriebsinternen Informatik zu bestimmen. Das Weisungsrecht gemäss Artikel 321d Obligationenrecht bildet hierfür die gesetzliche Grundlage.

Ein solches Nutzungsreglement sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit. Es ist der Belegschaft bekannt zu geben, welche Kompetenzen dem Arbeitgeber zustehen, damit unnötige Diskussionen zwischen ihm und den Arbeitnehmenden verhindert werden können. Beim Erlass von Regeln ist darauf zu achten, dass sie auch durchsetzbar sind. Ein Totalverbot der privaten Nutzung hat einen grossen Kontrollaufwand zur Folge und bleibt deshalb meist Wunschdenken. Je deutlicher ein Nutzungsreglement ist, desto mehr ist sich die Belegschaft im Klaren, was erlaubt und was verboten ist. Die optimale Lösung wäre die strikte Trennung der geschäftlichen E-Mails von den privaten, die ja nie ganz ausgeschlossen werden können. Da den Mitarbeitenden neben dem geschäftlichen E-Mailaccount in den wenigsten Fällen noch ein eigener privater zur Verfügung gestellt wird, darf von allen Mitarbeitenden verlangt werden, dass sie ihre privaten E-Mails laufend und unverzüglich auf einen privaten Ordner verschieben, etwa indem sie in ihrem Account eine entsprechende Regel einrichten. Bei vereinbarten Abwesenheiten haben Mitarbeitende den Abwesenheitsassistenten ihres E-Mail-Accounts zu aktivieren. Bei unerwarteten längeren Abwesenheiten sollten die Informatikzuständigen über eine Möglichkeit verfügen, einen Abwesenheitsassistenten oder eine Weiterleitung der E-Mails zu aktivieren, ohne dabei den Account der abwesenden Mitarbeiterin öffnen zu müssen.

Weitere Lösungsmöglichkeiten sind hier zu finden.

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