Kontrolle beim Generalkonsulat der Schweiz in Dubai

Im Rahmen der Umsetzung der Schengen-Assoziierungsabkommen haben wir die fünfte Kontrolle bei einer schweizerischen Vertretung im Ausland bezüglich der Datenbearbeitung im Vergabeverfahren für Schengen-Visa durchgeführt. Wegen der erheblichen Anzahl ausgestellter Visa und der Einführung von biometrischen Visa seit Oktober 2012 haben wir das Generalkonsulat der Schweiz in Dubai für diese Kontrolle ausgewählt. Wir besuchten auch die Räumlichkeiten des externen Unternehmens, dem das Konsulat einen Teil des Verfahrens übertragen hat.

Nach den Kontrollen bei den schweizerischen Vertretungen in Kairo, Kiew, Istanbul und Moskau haben wir auch beim Generalkonsulat der Schweiz in Dubai die Bearbeitung der Visumsanträge kontrolliert. Die Kontrolle wurde dem Konsulat im August 2013 angekündigt und fand, nach Eingang und Prüfung der verlangten Dokumentation, im November 2013 vor Ort statt. Der gesamte Kontrollprozess erfolgte in enger Zusammenarbeit mit dem Datenschutzberater des EDA. Das Konsulat von Dubai stellte 2013 rund 19 000 Visa für in Dubai, Oman und Bahrain wohnhafte Personen aus. Aufgrund der hohen Zuwanderungsrate des Emirats besitzen die Antragsteller, die beim Konsulat vorsprechen, sehr unterschiedliche Staatsangehörigkeiten.

Anlässlich der Kontrolle besuchten wir neben den Räumlichkeiten des Konsulats auch das externe Unternehmen, das mit einem Teil des Bearbeitungsverfahrens beauftragt wird und dessen Räumlichkeiten sich auf derselben Etage wie das Konsulat befinden. Das Konsulat lässt nämlich den ersten Teil des Prozesses, das heisst die Terminvereinbarung für die Einreichung der Anträge sowie die Überprüfung der Antragsdossiers, extern abwickeln. Die Mitarbeiter des externen Unternehmens prüfen somit den Inhalt der Antragsdossiers und vergewissern sich, dass sämtliche erforderlichen Informationen und Dokumente im Dossier enthalten sind. Dank dieser ersten Sichtung braucht das Konsulat die Antragsteller erst zu empfangen, wenn ihr Gesuch vollständig ist. Das Vergabeverfahren kann auf diese Weise optimiert werden.

Aufgaben, die zum Zeitpunkt unserer Kontrolle ausschliesslich vom Konsulat wahrgenommen wurden, sind die Entgegennahme der Dossiers, die Erfassung der biometrischen Daten (Gesicht und Fingerabdrücke), das Inkasso der Gebühr, die Analyse des Antragsdossiers, die zur Erteilung oder Verweigerung eines Visums führt, und schliesslich die Rückgabe der Pässe. Seit März 2014 wird ein grosser Teil des Verfahrens ausgelagert: das Konsulat hat nicht mehr direkt mit den Antragstellern zu tun, sondern übernimmt nur noch die Analyse der Dossiers sowie die Vergabe und Ausstellung der Visa.

Parallel zum Kontrollbesuch hatten wir die Möglichkeit, die Räumlichkeiten des externen Unternehmens aufzusuchen, wo seit März die Antragsteller empfangen werden. Diese Räume befinden sich ebenfalls in Dubai, aber nicht im selben Gebäude wie das Konsulat. Auch wenn dieser Besuch nicht in den Rahmen der Kontrolle fiel, gab er uns doch die Gelegenheit, uns ein Bild von den Bedingungen für die Bearbeitung der Anträge und von den getroffenen Massnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Personendaten zu verschaffen.

Aufgrund der vom Konsulat vorgelegten Dokumentation (insbesondere der internen Weisungen für die Bearbeitung der Visumsanträge) sowie des Besuchs vor Ort war es uns möglich, die vom Konsulat durchgeführte Datenbearbeitung zu verstehen und zu analysieren. Wir konnten feststellen, dass die zur Gewährleistung der Datensicherheit getroffenen Massnahmen in Anbetracht der Schutzwürdigkeit der bearbeiteten Daten, insbesondere der biometrischen Daten, verhältnismässig und angemessen sind.

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