Sachverhaltsabklärung zu eRecruiting und Bewerbungsdossiers in der Bundesverwaltung

Im Berichtsjahr haben wir die Datenbearbeitungen im Bewerbungsprozess bei der Bundesverwaltung kontrolliert. Wie unsere Sachverhaltsabklärung ergab, werden die Personendaten der Bewerberinnen und Bewerber sowohl im eRecruiting-System, als auch auf Papier mit wenigen Ausnahmen datenschutzkonform bearbeitet.

Um einen Überblick zu erhalten, wie die Bundesämter die Daten im Rahmen des Rekrutierungsprozesses bearbeiten, wählten wir pro Departement ein Amt aus, bei welchem wir nähere Abklärungen vornahmen. Bei der Auswahl der Ämter stützten wir uns auf ihre Grösse und auf die Anzahl der Stellenausschreibungen.

Nach einer Analyse der verlangten Dokumentation und Antworten führten wir Augenscheine vor Ort durch. Gestützt auf die erhaltenen Erkenntnisse sandten wir allen Ämtern eine Sachverhaltsfeststellung und einen Schlussbericht zu. Wir haben in unseren Schlussberichten festgehalten, dass die Bearbeitung der Daten im eRecruiting-System grundsätzlich datenschutzkonform verläuft. Verbesserungsmöglichkeiten sahen wir u.a. bei der Überprüfung von Zugriffsberechtigungen und der Regelung des Umgangs mit Papierdossiers. Wir teilten diese den Ämtern mit und schlossen die Abklärungen damit ab.

Bei einem Amt haben wir eine Empfehlung erlassen. Wir forderten es auf, gewisse Daten von Bewerberinnen und Bewerbern zu löschen, da deren Aufbewahrung nicht verhältnismässig sei und keine gesetzliche Grundlage für eine solche Speicherung vorliege. Das Amt hat die Empfehlung abgelehnt und sie an das zuständige Departement weitergezogen.

Da das Eidgenössische Personalamt (EPA) für das eRecruiting-System verantwortlich ist, haben wir unsere Abklärungen auf dieses Amt ausgedehnt. Wir haben im Rahmen von zwei Sitzungen verschiedene Verbesserungsmöglichkeiten angeschaut, zum Beispiel in Bezug auf die Löschung des eigenen Dossiers durch die Bewerberinnen und Bewerber. Das EPA wird die von uns kritisierten Punkte im System anpassen. Wir werden diese Verbesserungen bei einer Nachkontrolle überprüfen.

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