Zentralisierung von Human Resources im Ausland

Internationale Unternehmen führen vermehrt zentralisierte Human-Resources-Abteilungen. Als Folge davon werden schweizerische Tochtergesellschaften immer häufiger dazu aufgefordert, die Personendaten ihrer Angestellten an die Muttergesellschaft ins Ausland bekannt zu geben.

Zahlreiche internationale Unternehmen gehen dazu über, nur noch eine Personalabteilung zu führen oder zumindest bestimmte Teile der Personaladministration durch einen zentralen Dienst erledigen zu lassen. Zahlreiche für die Personaladministration zuständige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in schweizerischen Tochtergesellschaften waren mit dieser Entwicklung konfrontiert und erkundigten sich bei uns, ob und unter welchen Voraussetzungen die Übermittlung von Personaldaten ins Ausland zulässig ist.

Die Übermittlung von Personendaten von der Tochtergesellschaft an die Muttergesellschaft stellt eine Datenbekanntgabe an eine dritte Person dar, und die Regeln des Datenschutzgesetzes für die grenzüberschreitende Bekanntgabe von Personendaten müssen befolgt werden. Je nach Standort der Muttergesellschaft müssen für die Datenbekanntgabe aus der Schweiz unterschiedliche Vorkehrungen getroffen werden. Gerade bei der Datenbekanntgabe in die USA, welche besonders oft Inhalt der Anfragen war, müssen alternativ drei Voraussetzungen erfüllt sein, weil die USA keinen ausreichenden Datenschutz gewährleistet. Entweder hat sich das datenempfangende Unternehmen beim Handelsministerium der USA gemäss «U.S.-Swiss Safer Harbor Framework» zertifiziert, oder es wurde ein Vertrag geschlossen, der einen angemessenen Datenschutz gewährleistet, oder die betroffenen Personen haben eingewilligt. Befindet sich das datenempfangende Unternehmen in einem Staat, der einen angemessenen Datenschutz gewährleistet, so kann die Bekanntgabe aus der Schweiz ohne diese Vorkehrungen erfolgen. Grundsätzlich gilt aber auch hier das Transparenzprinzip. Die Angestellten der schweizerischen Tochtergesellschaft müssen über die Datenbekanntgabe ins Ausland informiert werden.

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