Bearbeitung von Personendaten anlässlich von Sportveranstaltungen

Im Rahmen von Anlässen des Breitensports werden die Personendaten von Teilnehmenden verschiedenen Bearbeitungen unterzogen. Wir haben daher einen Dienstleistungsanbieter der Branche einer Sachverhaltsabklärung unterzogen. Dabei wurden sowohl seine eigenen Datenbearbeitungen als auch die für die Veranstalter der Sportevents angebotene Benutzeroberfläche betrachtet.

Grundsätzlich brauchen Veranstalter eines Sportanlasses einen Rechtfertigungsgrund für die Bearbeitung von Personendaten. Für die Teilnehmenden ist bei der Anmeldung offensichtlich, dass ihre Daten im Rahmen der Veranstaltung zur Aufbereitung der Startliste, Zustellung von Informationen und Startnummer, Erstellung der Ranglisten für den Aushang, Siegerehrung, Berichterstattung in den Medien sowie für Speaker-Durchsagen bearbeitet werden. Diese Verwendungen sind durch das private Interesse der Veranstalter und das öffentliche Interesse am Sportanlass gerechtfertigt.

Eine Datenbekanntgabe durch den Veranstalter im Internet, etwa in Form einer Publikation von Startlisten, Ranglisten oder einer Verknüpfung mit Veranstaltungsfotos, liegt jedoch in der Regel nicht auf der Hand. Daher muss über diese Art der Bekanntgabe bei der Anmeldung informiert werden. Ein entsprechender Hinweis kann in der Datenschutzerklärung erfolgen oder sich aus dem Beschrieb der im Startgeld enthaltenen Leistungen ergeben. Die betroffene Person muss jedoch die Möglichkeit haben, einer solchen Publikation ihrer Daten im Internet zu widersprechen.

Ebenso ist die Weitergabe der Personendaten durch den Veranstalter an Dritte, bspw. an Fotografen, die nach der Veranstaltung Bilder der Teilnehmenden verkaufen, oder an Firmen, die Werbezwecke verfolgen, ohne vorgängige Information nicht zulässig. Hier genügt jedoch ein Hinweis im Reglement resp. in der Datenschutzerklärung nicht, da diese Art der Datenbearbeitung im Rahmen einer Sportveranstaltung ungewöhnlich ist. Nötig ist eine gültige Einwilligung der Teilnehmenden; sie setzt voraus, dass bei der Anmeldung explizit auf die Weitergabe der Personendaten, den Zweck der Weitergabe sowie die Widerspruchsmöglichkeiten hingewiesen wird.

Wir halten deshalb fest, dass der Veranstalter auf dem Anmeldeformular bzw. in der Onlineanmeldung die vorgesehenen Bearbeitungszwecke transparent und umfassend darstellen und allfällige Dritte, denen die Daten bekannt gegeben werden sollen, benennen muss. Weiter muss er den Teilnehmenden die Möglichkeit geben, die Bekanntgabe ihrer eigenen Personendaten (im Internet, in Zeitungen, an Dritte etc.) zu verbieten. Dies kann etwa durch Ankreuzen eines entsprechenden Kästchens auf dem Formular oder die Angabe einer Kontaktmöglichkeit (E-Mail, Telefon etc.), über welche der Teilnehmer sein Widerspruchsrecht geltend machen kann, geschehen.

Die den Veranstaltern angebotene Administrationsoberfläche fördert die verhältnismässige Datenbearbeitung. So hat der Dienstleister die im System erfassten Personendaten auf die für die Organisation der Veranstaltung notwendigen begrenzt. Dazu gehört auch die Löschung der freiwillig für veranstaltungsrelevante SMS angegebenen Telefonnummern nach Veranstaltungsende. In Bezug auf die Datenbanken wird den Veranstaltern eine Lösung angeboten, welche eine klare Trennung der einzelnen Datenbestände beinhaltet und ihnen ermöglicht, die notwendigen Informationen aufzubereiten. Weiter ist die Generierung von Listen auf die zur Durchführung der Veranstaltung notwendigen Informationen beschränkt. Für die den Veranstaltern gehörenden Personendaten ist der Auskunfts- und Löschungsprozess noch anzupassen, falls die Begehren fälschlicherweise an den Dienstleister gerichtet werden.

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