Gestion du compte de messagerie dans la vie professionnelle

Qui gère le compte de messagerie lors d’une absence imprévue? Dans quelle mesure mon employeur est-il autorisé à consulter mes courriels? Voici quelques exemples de questions que les employés nous posent fréquemment sur notre ligne d’assistance téléphonique. La protection de l’intégrité personnelle et de la sphère privée dans le monde du travail doit faire l’objet d’une réglementation.

L'emprise croissante de l'informatique a fortement modifié le travail quotidien au bureau. Alors qu'il était autrefois relativement facile de respecter la sphère privée, ceci n'est plus le cas aujourd'hui. Du temps où la correspondance n'arrivait que par courrier postal ou par coursier, on appliquait la règle contraignante selon laquelle les enveloppes marquées «personnel» ne devaient pas être ouvertes par le personnel administratif responsable du tri du courrier. Les employés avaient à leur disposition une boîte aux lettres personnelle qu'ils pouvaient verrouiller et dans lequel ils pouvaient conserver leur courrier personnel. L'accès à la correspondance relative à l'entreprise devait cependant toujours être assuré, même si une collaboratrice ou un collaborateur était absent, soit à la place de travail, soit dans un classement centralisé.

Ce système continue à fonctionner sans problème pour le courrier postal et les documents reçus par coursier. Mais depuis que les collaborateurs disposent de leur propre compte de messagerie électronique, la majorité des informations, autant professionnelles que privées, sont échangées par ce moyen. Le courrier électronique remplace de plus en plus le courrier postal. Malheureusement, nombre d'entreprises ne différencient pas clairement entre les courriels privés et ceux qui concernent l'entreprise. Très souvent, ce n'est que lors d'un cas d'absence imprévue d'une personne, que ce soit pour cause de maladie ou d'accident, que l'on se pose la question fondamentale de savoir si l'employeur est en droit d'ouvrir le courrier électronique de cette dernière sans avoir auparavant demandé son assentiment. Il s'agit là d'une des questions que l'on nous pose le plus fréquemment sur notre ligne d'assistance téléphonique. Il serait donc préférable que l'employeur définisse dans un règlement relatif à l'utilisation du système informatique de l'entreprise la manière dont les collaboratrices et collaborateurs peuvent utiliser leur compte de messagerie. Le droit de donner des instructions, selon l'article 321d du Code des obligations, lui en fournit la base légale nécessaire.

Un tel règlement d'utilisation assure la transparence et la sécurité du droit. Le personnel doit savoir quelles sont les compétences dont dispose l'employeur, afin d'éviter des discussions inutiles entre celui-ci et ses employés. Si des règles sont édictées, on veillera également à ce qu'elles soient appliquées. Une interdiction totale de l'usage du courrier électronique à des fins privées nécessiterait un énorme effort de contrôle, raison pour laquelle une telle interdiction reste la plupart du temps illusoire. Plus un règlement d'utilisation est clair, plus le personnel sait ce qui est permis et ce qui ne l'est pas. La solution idéale consisterait à séparer rigoureusement les courriels professionnels des courriels privés. Etant donné que l'entreprise ne met généralement pas deux adresses de courriel à disposition de leurs collaborateurs, une pour le courriel d'entreprise et une pour le courriel privé, on peut exiger des collaborateurs qu'ils déplacent immédiatement leurs messages privés vers un dossier personnel séparé, p. ex. en définissant une règle appropriée dans leur compte. Lors d'absences prévues, les collaborateurs activeront le gestionnaire d'absence du bureau de leur compte de messagerie. Lors d'absences imprévues de longue durée, les responsables informatiques devraient avoir la possibilité d'activer le gestionnaire d'absence du bureau ou de dévier les courriels entrants sans devoir pour cela ouvrir le compte de messagerie de la personne absente.

Vous trouverez d'autres solutions possibles dans notre «Guide relatif à la surveillance de l'utilisation d'internet et du courrier électronique au lieu de travail».

https://www.edoeb.admin.ch/content/edoeb/fr/home/documentation/rapports-d-activites/20e-rapport-d-activites-2012-2013/gestion-du-compte-de-messagerie-dans-la-vie-professionnelle.html