Contrôle auprès du Consulat général de Suisse à Dubaï

Dans le cadre de la mise en oeuvre des accords d’association à Schengen, nous avons mené un cinquième contrôle auprès d’une représentation suisse à l’étranger relatif aux traitements de données dans la procédure d’attribution des visas Schengen. En raison du nombre important de visas émis et de l’introduction des visas biométriques depuis octobre 2012, nous avons choisi le Consulat général de Suisse à Dubaï pour ce contrôle. À titre informatif, nous avons visité les locaux de l’entreprise auprès de laquelle le Consulat a externalisé une partie de la procédure.

Après les contrôles auprès des représentations suisses au Caire, à Kiev, Istanbul et Moscou, nous avons mené un contrôle relatif au traitement des demandes visas auprès du Consulat général de Suisse à Dubaï. Le contrôle a été annoncé auprès du Consulat en août 2013 puis, après réception et examen de la documentation demandée, un contrôle sur place a eu lieu en novembre 2013. L'ensemble du processus de contrôle s'est déroulé en collaboration étroite avec le conseiller à la protection des données du DFAE. Le Consulat de Dubaï a émis environ 19 000 visas en 2013 pour les résidents de Dubaï, de Oman et du Bahreïn. Les demandeurs qui se présentent au Consulat sont de nationalités très diverses en raison de l'importante immigration que connaît l'émirat.

Lors du contrôle sur place, nous avons visité les locaux du Consulat mais également les locaux de l'entreprise auprès de laquelle une partie de la procédure de traitement est externalisée, ces derniers étant situés sur le même étage que le Consulat. En effet, le Consulat sous-traite la première partie du processus, c'est-à-dire la prise de rendez-vous pour le dépôt des demandes ainsi que la vérification des dossiers de demande. Les collaborateurs de l'entreprise externe examinent donc le contenu des dossiers des demandeurs de visas et s'assurent que la totalité des informations et des documents requis s'y trouvent. Ce premier tri permet au Consulat de ne recevoir les demandeurs que lorsque leur demande est complète et d'optimiser de ce fait la procédure d'attribution.

La réception des dossiers, la capture des empreintes biométriques (visage et empreintes digitales), l'encaissement de la taxe puis l'analyse du dossier de demande qui débouche sur l'attribution ou non d'un visa et enfin le retour des passeports sont des tâches effectuées exclusivement par le Consulat au moment de notre contrôle. Depuis le mois de mars 2014, une plus grande partie de la procédure est externalisée: le Consulat ne traite plus directement avec les demandeurs mais se charge exclusivement de l'analyse des dossiers, de l'attribution et de l'émission des visas.

Parallèlement à la visite relative au contrôle, nous avons eu la possibilité de nous rendre dans les locaux de l'entreprise externe où sont accueillis les demandeurs depuis le mois de mars. Ces locaux sont situés à Dubaï également, mais pas dans le même bâtiment que le Consulat. Même si cette visite ne s'inscrivait pas dans le cadre du contrôle, elle nous a permis de nous rendre compte des conditions de traitement des demandes et des mesures mises en oeuvre pour assurer la sécurité des données personnelles.

La documentation fournie par le Consulat (en particulier les directives internes en matière de traitement des demandes de visas) ainsi que la visite sur place nous ont permis de comprendre et d'analyser les traitements de données effectués par le Consulat. Nous avons pu constater que les mesures mises en oeuvre pour assurer la sécurité des données étaient proportionnelles et adéquates par rapport à la sensibilité des données traitées, en particulier les données biométriques.

https://www.edoeb.admin.ch/content/edoeb/fr/home/documentation/rapports-d-activites/21e-rapport-d-activites-2013-2014/controle-aupres-du-consulat-general-de-suisse-a-dubai.html