La gestione della posta elettronica sul luogo di lavoro

Che cosa succede all’indirizzo di posta elettronica in caso di assenze improvvise? Fino a che punto il datore di lavoro ha il diritto di leggere le mie e-mail? Queste sono le domande più frequenti rivolte al nostro servizio di consulenza telefonico. È necessaria una regolamentazione per proteggere l’integrità personale e la sfera privata nel mondo del lavoro.

Il diffondersi dell'informatica ha profondamente trasformato il lavoro quotidiano in un ufficio. Mentre in precedenza era relativamente facile rispettare la sfera privata, la situazione oggi non è più così chiara. Quando la corrispondenza arrivava solo per posta o per corriere, vigeva la regola vincolante secondo la quale una busta chiusa con la dicitura «personale» non poteva essere aperta dalle persone incaricate dello smistamento. Tutti i collaboratori avevano a disposizione uno spazio chiuso in cui conservare i propri documenti. L'accesso alla corrispondenza indirizzata all'impresa doveva invece essere sempre garantito, anche in caso di assenza di un collaboratore, o presso la sua postazione di lavoro o in un archivio centralizzato.

Questo sistema continua a funzionare senza problemi per la corrispondenza postale e i documenti spediti per corriere. Ma da quando i collaboratori dispongono di un proprio indirizzo di posta elettronica, lo scambio di informazioni, sia a livello professionale che privato, avviene nella maggior parte dei casi per e-mail. La posta elettronica sostituisce sempre più spesso l'invio postale, tuttavia la capacità di differenziare tra e-mail di lavoro ed e-mail private lascia in molti casi a desiderare. Spesso, solo in caso di assenza improvvisa di un collaboratore - ad esempio per malattia o infortunio - ci si pone la questione fondamentale: il datore di lavoro può accedere alle e-mail del collaboratore durante la sua assenza senza il consenso dell'interessato? Questa è anche una delle domande più frequenti rivolte al nostro servizio di consulenza telefonico. Il modo in cui i collaboratori sono autorizzati a utilizzare la loro posta elettronica dovrebbe essere stabilito dal datore di lavoro in un regolamento sull'utilizzo del sistema informatico dell'impresa. Il diritto di emanare direttive interne ha le sue basi legali nell'articolo 321d del Codice delle obbligazioni.

Un regolamento di questo genere garantisce la trasparenza e la certezza del diritto. Il personale deve sapere quali sono le competenze del datore di lavoro al fine di evitare discussioni inutili. Il datore di lavoro, nell'emanare delle regole, deve anche fare in modo che siano applicabili. Un divieto totale dell'uso della posta elettronica a fini privati richiede un grande dispendio di energia sul piano del controllo e resta comunque in gran parte illusorio. Più un regolamento è chiaro, più i collaboratori sanno cosa è permesso e cosa non lo è. La soluzione ideale sarebbe quella di separare rigorosamente le e-mail di lavoro dalle e-mail private, che non possono essere mai del tutto escluse. Poiché le imprese mettono solo di rado a disposizione dei dipendenti due indirizzi di posta elettronica, uno professionale e uno privato, si può esigere da ogni collaboratore che sposti immediatamente la propria corrispondenza personale in una cartella a parte, per esempio definendo una regola appropriata nel proprio account. In caso di assenze previste, i collaboratori dovranno attivare il sistema di risposta automatica, mentre se le assenze sono impreviste e lunghe, i responsabili del sistema informatico dovranno avere la possibilità di attivare gli avvisi di assenza (risposte automatiche fuori sede) o di deviare le e-mail senza per questo dover aprire la casella di posta del collaboratore.

Altri suggerimenti si possono trovare qui.

https://www.edoeb.admin.ch/content/edoeb/it/home/documentazione/rapporti-d-attivita/20--rapporto-d-attivita-2012-2013/la-gestione-della-posta-elettronica-sul-luogo-di-lavoro.html