Controllo presso il Consolato generale di Svizzera di Dubai

Nel quadro dell'attuazione degli Accordi di associazione alla normativa di Schengen abbiamo effettuato il quinto controllo in una rappresentanza svizzera all'estero riguardo al trattamento dei dati nella procedura di rilascio dei visti di Schengen. La scelta è caduta sul Consolato generale di Svizzera di Dubai, perché questa rappresentanza rilascia un elevato numero di visti e, dall'ottobre 2012, ha introdotto i visti biometrici. Abbiamo anche visitato gli spazi dell'impresa presso la quale il Consolato ha esternalizzato una parte della procedura.

Dopo i controlli presso le rappresentanze svizzere al Cairo, a Kiev, Istanbul e Mosca abbiamo verificato il trattamento dei visti anche presso il Consolato generale di Svizzera di Dubai. Il controllo è stato annunciato al Consolato nell'agosto 2013 e, dopo la ricezione e la verifica della documentazione richiesta, si è tenuto sul posto nel novembre 2013. L'intero controllo si è svolto in stretta collaborazione con il consulente in materia di protezione dei dati del DFAE. Il Consolato di Dubai ha rilasciato nel 2013 19 000 visti a persone residenti a Dubai, nell'Oman e nel Bahrain. Visto l'elevato tasso d'immigrazione negli Emirati, la nazionalità di chi richiede un visto è disparata.

Nel corso del controllo, oltre ai locali del Consolato, abbiamo visitato anche l'impresa esterna che è stata incaricata di svolgere parte della procedura per il rilascio dei visti, i cui locali sono situati sullo stesso piano di quelli del Consolato. Il Consolato ha infatti esternalizzato la prima fase della procedura, ossia la fissazione di un termine per la presentazione delle richieste e l'esame del dossier. I collaboratori dell'impresa esterna esaminano dunque il contenuto dei dossier dei richiedenti il visto e verificano che questi siano corredati di tutte le informazioni e i documenti richiesti. Grazie a questa cernita preliminare il Consolato riceve soltanto i richiedenti i cui dossier sono completi. La procedura di rilascio è in tal modo snellita.

La ricezione dei dossier, il rilevamento dei dati biometrici (viso e impronte digitali), l'incasso della tassa, l'analisi dei dossier di richiesta che porta all'accoglimento o al rifiuto del visto e infine la restituzione dei passaporti erano attività svolte esclusivamente dal Consolato al momento del nostro controllo. Dal mese di marzo del 2014 sono esternalizzate ulteriori fasi della procedura: il Consolato non tratta più direttamente con i richiedenti ma si occupa esclusivamente dell'analisi dei dossier, della concessione e del rilascio dei visti.

Nel corso della visita di controllo abbiamo avuto anche la possibilità di accedere ai locali dell'impresa esterna, dove da marzo sono accolti i richiedenti. Questi spazi si trovano pure a Dubai, ma non nello stesso edificio del Consolato. Anche se questa visita non rientrava nel controllo, ci ha comunque consentito di farci un'idea sul modo in cui le richieste sono trattate e sulle misure attuate per garantire la sicurezza dei dati personali.

La documentazione fornita dal Consolato (in particolare le direttive interne concernenti il trattamento delle richieste di visti) e la visita sul posto ci hanno consentito di comprendere e analizzare i trattamenti di dati svolti dal Consolato. Abbiamo potuto constatare che le misure attuate per garantire la sicurezza dei dati erano proporzionate e adeguate rispetto alla sensibilità dei dati trattati, in particolare i dati biometrici.

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