Trattamento dei dati e manifestazioni sportive di massa

Introduzione
Durante le manifestazioni sportive di massa, il trattamento dei dati personali è costante e spesso si estende al di fuori del quadro della manifestazione. Ad esempio, sono proposti servizi di invio di SMS per l'aggiornamento sui risultati intermedi e finali di gare, la pubblicazione su Internet delle classifiche o persino la trasmissione a terzi di elenchi di partecipanti a fini pubblicitari. Non tutti questi servizi aggiuntivi sono però compatibili con il diritto sulla protezione dei dati. Il presente documento spiega dove possono sorgere problemi e come trattare correttamente i dati dei partecipanti.

La problematica dei servizi aggiuntivi
Con ogni probabilità, ogni partecipante sa bene che per lo svolgimento di una manifestazione sportiva è necessario procedere a un certo tipo di trattamento dei dati. È chiaro ad esempio che i dati raccolti al momento della registrazione vengono utilizzati per le classifiche di partenza e di arrivo. Siccome queste manifestazioni si svolgono in luoghi pubblici, è anche normale che i risultati siano resi noti su tabelloni o a voce tramite l'annuncio di uno speaker. In tale contesto, il trattamento dei dati è giustificato anche dal fatto che coordinare la manifestazione è un'esigenza privata dell'organizzatore.

La situazione cambia quando il trattamento dei dati supera questo quadro. La pubblicazione di classifiche su Internet o l'invio di SMS a terzi con i risultati intermedi o finali non sono indispensabili per svolgere la manifestazione sportiva e non è detto che i partecipanti si rendano conto di questa eventualità. Il fatto che i dati siano trasmessi a terzi a fini pubblicitari o per altri motivi non ha più niente a che vedere con lo scopo iniziale e quindi non rientra nell'esigenza privata dell'organizzatore di coordinare la manifestazione. Questo principio vale anche quando gli sponsor vincolano il loro contributo alla comunicazione dei dati dei partecipanti. Anzi, si deve partire dal presupposto che all'iscrizione i partecipanti forniscono i loro dati confidando che siano utilizzati soltanto per lo svolgimento della manifestazione e non siano in alcun caso trasmessi a terzi per altri fini.

Questi servizi aggiuntivi dell'organizzatore violano pertanto il diritto sulla protezione dei dati, segnatamente i principi della proporzionalità, della trasparenza e della buona fede. Possono quindi essere offerti soltanto se il partecipante interessato non ha obiettato a questo tipo di trattamento dei dati.

Vincoli del diritto sulla protezione dei dati
Quando non è indispensabile per lo svolgimento di una manifestazione sportiva, il trattamento dei dati può essere effettuato soltanto se i partecipanti interessati hanno dato il loro consenso. Per non violare i diritti della personalità dei partecipanti, gli organizzatori devono pertanto tenere presente quanto segue:

1. Già al momento dell'iscrizione ai partecipanti deve essere comunicato in modo completo e in un linguaggio a loro ben comprensibile

  • lo scopo del trattamento dei dati personali (ad es. andamento della gara, cronaca sportiva, pubblicità ecc.);

  • le modalità di pubblicazione delle classifiche di partenza e dei risultati (Internet, giornali ecc.);

  • l'eventualità che i dati siano trasmessi a terzi. Lo scopo della trasmissione e i destinatari dei dati devono essere indicati almeno in categorie (ad es. sponsor, abbonati di servizi SMS, fotografi ecc.);

  • la persona a cui rivolgersi per ulteriori domande.

2. Queste informazioni possono essere comunicate nelle condizioni di partecipazione (o nel regolamento) o separatamente in una dichiarazione sulla protezione dei dati. Entrambi i documenti devono essere consegnati al momento dell'iscrizione (ad es. sotto forma di foglio di accompagnamento o, in caso di iscrizione online, con un link sul formulario di iscrizione).

3. Il formulario di iscrizione deve riportare se è previsto trasmettere i dati a terzi.

4. Al momento dell'iscrizione i partecipanti devono avere la possibilità di proibire il trattamento dei dati non indispensabili per lo svolgimento della manifestazione sportiva. Il modo migliore è indicarlo direttamente sul formulario di iscrizione (ad es. con un'apposita casella su cui apporre una crocetta o indicando un indirizzo di contatto). Devono poter essere proibiti i seguenti trattamenti:

  • la pubblicazione del nome su Internet (ad es. nella pubblicazione delle classifiche di partenza e di arrivo)

  • la trasmissione dei propri dati a terzi (ad es. sponsor, abbonati di servizi SMS ecc.).

5. Ogni partecipante deve avere la possibilità, ad ogni momento, di far cancellare i propri dati dalle classifiche già pubblicate su Internet. A tal fine, il processo deve essere semplice e gratuito: il partecipante deve identificarsi e specificare le informazioni che desidera far cancellare (ad es. indicazione delle classifiche interessate).

 

Stato: giugno 2012

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