Zugangsgesuche bei der Bundesverwaltung

Die Anzahl der eingereichten Zugangsgesuche und der Schlichtungsanträge sind gemäss den Bundesämtern im Vergleich zum Vorjahr leicht zurückgegangen. Dabei stellt sich die Frage, ob tatsächlich alle Zugangsgesuche erfasst und gemeldet werden. Der Prozentsatz der vollständig oder zumindest teilweise gewährten Zugänge, die uns mitgeteilt wurden, entspricht in etwa jenem des Vorjahres. Bei den Schlichtungsverfahren liess sich in der Hälfte der Fälle ein für den Antragsteller günstigeres Resultat erreichen.

Bereits zum dritten Mal mussten uns die Stellen, die dem Öffentlichkeitsgesetz unterliegen, die Anzahl der eingereichten Zugangsgesuche und deren Beurteilung melden. Gemäss den uns mitgeteilten Zahlen sind im Jahr 2008 bei den Bundesbehörden 221 Zugangsgesuche eingereicht worden. In 115 Fällen gewährten die Behörden einen vollständigen und bei 35 Gesuchen einen teilweisen Zugang. 71 Zugangsgesuche wurden vollständig abgelehnt. Gegenüber dem Vorjahr haben sich diese Zahlen nicht grundlegend verändert (vgl. Statistik Ziff. 3.5).

Folgende Aussagen und Bemerkung lassen sich dazu machen:

-    Bei 68% aller eingereichten Zugangsgesuche wurde ein vollständiger respektive ein teilweiser Zugang gewährt, bei 32% wurde er vollständig verweigert.

-    Auch in diesem Berichtsjahr fällt die grosse Zahl der Verweigerungen und die relativ geringe Zahl der teilweise gewährten Zugänge auf. Selbst wenn sich der Anteil der teilweisen Zugangsgewährungen im Vergleich zum Vorjahr verdoppelt hat, so verweigern Bundesbehörden offenbar lieber vollständig den Zugang, anstatt - wie vom Öffentlichkeitsgesetz gefordert - das Verhältnismässigkeitsprinzip anzuwenden und einen teilweisen Zugang zu gewähren. Wir fragen uns, ob dies daran liegt, dass diese Art der Zugangsgewährung mit sehr viel mehr Aufwand verbunden sein kann (Passagen abdecken, anonymisieren etc.).

-    Es gibt Verwaltungseinheiten, die uns seit der Einführung des Öffentlichkeitsgesetzes vor nunmehr 3 Jahren noch kein einziges Zugangsgesuch gemeldet haben. Dies kann verschiedene Gründe haben. Zum einen geben einzelne Bundesbehörden unumwunden zu, dass sie Anfragen aus der Öffentlichkeit, die ohne weiteres zum Zugang führen, «formlos» erledigen und darum auch nicht in die Statistik aufnehmen. Darunter fallen nicht zuletzt Anfragen von Journalisten an die Informations- und Kommunikationsdienste der einzelnen Bundesämter. Zum andern ist nach wie vor davon auszugehen, dass zahlreiche Zugangsgesuche gar nicht als solche erkannt werden.

In der Statistik erscheinen daher nur die aus der Sicht des Bundesamtes «relevanten» Fälle, d.h. jene, die schwierig in der Beurteilung sind oder besonders viel Aufwand verursachen (weil beispielsweise umfangreiche Berichte anonymisiert werden müssen). Die von den Bundesbehörden gemeldeten Zahlen - so unser Fazit - sind mit einer gewissen Vorsicht zu geniessen. Wahrscheinlich werden an die Bundesverwaltung tatsächlich mehr als die in der Statistik ausgewiesenen Zugangsgesuche gestellt und wohl auch positiv beurteilt.

-    Als interessante Tendenz zeichnet sich ab, dass Ämter mehr Zugangsgesuche melden, wenn sie spezifische amtsinterne Ausbildungsveranstaltungen zum Öffentlichkeitsgesetz durchgeführt haben und/oder über ein Dokumentenmanagementsystem verfügen, das an die Bedürfnisse des Öffentlichkeitsgesetzes angepasst wurde (z.B. BAFU, BAKOM, EDÖB).

-    Wie im letzten Berichtsjahr verlangten die Bundesämter auch in diesem Jahr in der Regel keine Gebühren für die Beurteilung der Zugangsgesuche. Nur bei 5 der 221 gemeldeten Zugangsgesuche wurde eine Gebühr im Gesamtbetrag von sFr. 1'280.- verlangt (im Vergleich zu sFr. 1'730.- im 2007).

-    Weiterhin keine verlässlichen Angaben lassen sich über den bei den Ämtern und Departementen verursachten Zeitaufwand machen. Die Bundesbehörden sind nicht verpflichtet, den zeitlichen Aufwand für die Beurteilung eines Zugangsgesuchs zu melden. Die uns auf freiwilliger Basis gemachten Angaben sind daher nur bedingt aussagekräftig. Gemäss diesen Angaben hat der gemeldete Zeitaufwand im Vergleich zum Vorjahr beträchtlich zugenommen (273 Stunden im Jahr 2007, 509 Stunden im Jahr 2008).

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