Données concernant les participants à une manifestation de sport populaire

L’organisateur d’une course à pied à
travers une ville, d’un tournoi amateur ou de la traversée d’un lac a besoin
des données relatives aux participants. Qu’a-t-il le droit de faire avec toutes
ces données ?

L’organisateur d’une manifestation de sport populaire a besoin des données personnelles des participants, par exemple leurs nom, adresse électronique, date de naissance et sexe. Il va les utiliser tout d’abord de façon interne pour établir les listes des participants ou pour constituer des catégories d’âge. Il peut aussi publier les classements sur Internet ou transmettre les données à des sponsors à des fins publicitaires.

Conseils aux organisateurs

Principe

Chaque participant devrait être conscient du fait que le bon déroulement d’une manifestation sportive requiert le traitement de certaines données. L’inscription se fait généralement en ligne, et les donnes collectées sont utilisées par l’organisateur pour mettre sur pied la manifestation, par exemple pour préparer le matériel, pour établir les listes de départ et les classements ou pour constituer des catégories d’âge. Habituellement, certaines informations personnelles concernant la manifestation sont également rendues publiques à l’issue de cette dernière, comme un classement ou les temps réalisés par les participants.
Ces traitements de données sont effectués de manière transparente, c’est-à-dire que le participant en est informé, et ils sont conformes à la finalité, à savoir à l’organisation d’une manifestation sportive. L’intérêt privé qu’a l’organisateur de voir se concrétiser la manifestation justifie le traitement. La transmission de données dans ce cadre, par exemple à un sous-traitant chargé du chronométrage, reste autorisée sans nécessiter de consentement spécifique.
Normalement, la publication de classements sur Internet est également autorisée, en particulier s’il s’agit d’une manifestation publique. Il est recommandé à l’organisateur de munir les classements publiés sur Internet d’une balise « noindex » afin qu’ils ne soient pas indexés par les moteurs de recherche et qu’ils soient ainsi moins largement diffusés. Cette façon de procéder accroît la protection de la personne et évite qu’on puisse la trouver sur le net pendant une longue période au moyen d’une simple recherche

La problématique des prestations supplémentaires

Il en va autrement pour la transmission de données à des tiers, par exemple à des sponsors. Il est tout à fait compréhensible qu’un organisateur ne puisse pas boucler à lui tout seul le budget d’une manifestation et qu’il ne souhaite pas non plus exiger des frais de participation élevés. Mais le participant doit pouvoir tabler sur le fait que les données le concernant ne seront utilisées que pour la mise sur pied de la manifestation et qu’elles ne seront pas transmises à des tiers sans son accord. La transmission de données peut contrevenir au principe de proportionnalité, voire au principe de transparence. Elle ne peut être effectuée que si les participants concernés ne se sont pas opposés au traitement des données les concernant.

Conseils aux organisateurs

Si un organisateur prévoit d’ouvrir une manifestation à un large public, il ne devrait pas subordonner la participation à la transmission de données à des sponsors.

Il lui est recommandé d’informer les participants en toute transparence de la transmission éventuelle de données à des tiers. L’information doit être précise, compréhensible et facilement accessible.

Il convient d’indiquer qui reçoit les données, ou à tout le moins de quel type de destinataire il s’agit (par ex. un sponsor, un partenaire publicitaire ou d’autres organisateurs).

Ces informations peuvent figurer dans les conditions de participation, dans un règlement ou dans une déclaration distincte concernant la protection des données. Elles devraient être fournies en même temps que le formulaire d’inscription (par ex. au moyen d’une feuille jointe ou, dans le cas des inscriptions en ligne, au moyen d’un lien sur le formulaire d’inscription ; à cet égard, il convient de s’assurer que les liens sont corrects et qu’ils aboutissent au document souhaité).

Durant cette étape, tout participant doit avoir une possibilité simple de faire opposition. Si quelqu’un ne souhaite pas que les données le concernant soient transmises à des sponsors ou à d’autres tiers, il doit pouvoir le faire savoir par une simple déclaration (opt-out).

L’organisateur ne doit pas obligatoirement recueillir un consentement exprès (sauf si, par exemple, des données personnelles sensibles, telles que des informations sur la santé, sont traitées); il suffit que l’opposition reste compréhensible, tant pour le participant que pour l’organisateur.