Accès à la messagerie en cas de résiliation des rapports de travail ou de maladie

Dans un souci de transparence et de prévisibilité, il serait bon que l’employeur réglemente l’utilisation des outils informatiques et précise les droits et les devoirs des deux parties. Cette démarche permet de prévenir les conflits et peut se révéler essentielle en cas de résiliation des rapports de travail ou d’absence de l’employé pour cause de maladie ou d’accident. La situation est ainsi clarifiée et l’employé se voit incité à protéger sa sphère privée.    

L’employeur comme l’employé ne savent souvent pas comment procéder au blocage juridiquement correct d’une messagerie personnalisée ou de l’accès à un serveur en cas de résiliation des rapports de travail. Le problème se pose également lorsque l’employé reste longtemps absent en raison d’une maladie ou d’un accident et qu’il n’a pas de ce fait la possibilité de veiller au transfert en bonne et due forme de ses droits d’accès.

Les présentes explications répondent notamment aux questions suivantes : À quoi faut-il prêter attention lorsqu’une messagerie doit être bloquée ? Quand doit s’effectuer le blocage des mots de passe et de l’accès au serveur ? Que faut-il faire des données privées de l’employé telles que courriels, photos et documents personnels ? A-t-on le droit d’accéder à la messagerie d’un employé absent pour cause de maladie ou d’accident ?

Nous recommandons à l’employeur d’élaborer un règlement interne précisant les principes applicables en la matière. L’utilisation des outils informatiques devrait y être expliquée simplement et devrait être communiqué aux employés, par exemple par des formations internes afin que les choses soient claires pour tout le monde.

En résumé, nous recommandons la procédure suivante en ce qui concerne la gestion des messageries et des accès au serveur en cas de départs ou d’absences pour cause de maladie ou d’accident :

  • Le collaborateur dont l’absence est planifiée transmet les affaires en cours et les courriels qui s’y rapportent à la personne qui en assumera la responsabilité.
  • Il confirme la transmission des documents pertinents à la personne responsable au sein de l’entreprise.
  • Le collaborateur qui résilie ses rapports de service peut enregistrer ses courriels et autres documents privés sur un support de données privé, par exemple une clé USB, et les effacer du serveur de son employeur.
  • Au plus tard le dernier jour de travail, la messagerie du collaborateur qui résilie ses rapports de service ainsi que tous ses autres comptes informatiques sont sécurisés et les droits d’accès supprimés. Les comptes seront supprimés après un certain temps.
  • En cas de suspension ou de licenciement immédiats ou de décès du collaborateur, les données du compte sont aussitôt sécurisées et les droits d’accès supprimés, au plus tard le dernier jour de travail. Les courriels et autres données privés seront ensuite triés selon le principe du double contrôle (en la présence de proches s’il s’agit d’un décès).
  • Les personnes qui envoient un courriel au collaborateur après son départ reçoivent automatiquement un message leur annonçant la suppression de la messagerie et leur fournissant une adresse électronique à laquelle elles peuvent faire suivre leur message. Les courriels ne sont pas transférés automatiquement au sein de l’entreprise.
  • Afin de prévenir les problèmes qui peuvent survenir en cas d’absence pour cause de maladie ou d’accident, une suppléance doit être instaurée à temps. Si cette démarche n’a pas été entreprise et qu’il n’est pas possible d’attendre le retour du collaborateur, il convient de recourir à la méthode du double contrôle.

Le respect de ces principes contribue au bon déroulement du départ d’un collaborateur et prévient les problèmes qui peuvent découler d’une maladie ou d’un accident.

 
 
 

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Dernière modification 28.02.2019

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