Zugang zu amtlichen Dokumenten
Jede natürliche und juristische Person, unabhängig von Staatsangehörigkeit, Wohnsitz oder Alter, hat das Recht, Zugang zu amtlichen Dokumenten und Auskunft über deren Inhalt zu verlangen. Das Verfahren zur Einsichtnahme ist im Öffentlichkeitsgesetz und in der Verordnung zum Öffentlichkeitsgesetz geregelt.
Zugangsverfahren
In einem ersten Schritt prüft die Behörde den Anspruch auf Zugang zu dem verlangten Dokument oder zu den verlangten Dokumenten und nimmt gegenüber der gesuchstellenden Person dazu Stellung
Zugangsgesuche sind alle Anfragen, die sich auf ein oder mehrere Dokumente im Sinne des Öffentlichkeitsgesetzes beziehen. Die gesuchstellende Person muss zu diesem Zeitpunkt weder ihre Identität preisgeben noch hat sie ein bestimmtes Interesse an den bezeichneten Dokumenten darzulegen.
Das Gesuch kann formlos – also auch mündlich – gestellt werden. Es muss genügend Angaben enthalten, damit die Behörde die gewünschten Dokumente identifizieren kann. Hilfreich kann die Angabe des Erstellungsdatums, des Titels oder der Referenzen, des genauen Sachbereichs oder des betreffenden Zeitraums sein. Bei umfangreichen oder nicht hinreichend definierten Anfragen kann die Behörde verlangen, das Gesuch zu präzisieren.
Keine Zugangsgesuche sind namentlich Anfragen, mit denen
- allgemeine Auskünfte verlangt werden (z.B. über den Stand eines Projekts, über die Zuständigkeit einer Behörde für eine bestimmte Materie);
- Einsicht in bzw. Herausgabe von Informationen verlangt werden, die sich nach spezialgesetzlichen Grundlagen richten (z.B. Registerauszüge, Akteneinsichtsgesuche der Parteien in Verfahren, Gesuche um Einsicht in die eigenen Daten der gesuchstellenden Person);
- Rechtsauskünfte eingeholt werden.
Behörde, bei der das Zugangsgesuch einzureichen ist
Das Gesuch ist an die Bundesbehörde zu richten, die das Dokument erstellt hat. Wurde das Dokument von verwaltungsexternen Dritten, welche dem Öffentlichkeitsgesetz nicht unterstehen, erstellt, ist das Zugangsgesuch an die Behörde zu richten, welche das Dokument als Hauptadressatin erhalten hat.
Die Behörden sind verpflichtet, die gesuchstellenden Personen bei ihrem Vorhaben zu unterstützen und ihnen Informationen über vorhandene Dokumente zu erteilen. Die meisten Behörden stellen auf ihren Webseiten Kontaktformulare und -adressen zur Einreichung von Zugangsgesuchen zur Verfügung.
Behördenkontakte für Zugangsgesuche
Ausnahmen vom Zugang
Das Öffentlichkeitsgesetz enthält eine abschliessende Liste von Ausnahmen respektive besonderen Fällen, in denen der Zugang eingeschränkt, aufgeschoben oder verweigert werden kann. Dies ist beispielsweise möglich, wenn durch die Bekanntgabe der Dokumente oder der enthaltenen Informationen
- die innere oder äussere Sicherheit der Schweiz gefährdet werden könnte;
- die aussenpolitischen Interessen oder die internationalen Beziehungen der Schweiz beeinträchtigt werden könnten;
- die Beziehungen zwischen Bund und Kantonen oder zwischen Kantonen beeinträchtigt werden könnten;
- die wirtschafts-, geld- und währungspolitischen Interessen der Schweiz gefährdet werden könnten.
Eine Einschränkung, ein Aufschub oder die Verweigerung des Zugangs kann notwendig sein zum Schutz
- von Personendaten und Daten juristischer Personen;
- von Informationen, die der Behörde von Dritten freiwillig mitgeteilt worden sind und deren Geheimhaltung die Behörde zugesichert hat;
- des geistigen Eigentums oder von Berufs-, Geschäfts- oder Fabrikationsgeheimnissen.
Zudem dürfen Dokumente erst zugänglich gemacht werden, wenn der politische oder administrative Entscheid, für den sie die Grundlage darstellen, getroffen ist.
Grundsätzlich ist ein Dokument, das Personendaten oder Daten juristischer Personen enthält, zu anonymisieren. Ist die gesuchstellende Person an diesen Daten interessiert, hört die Behörde die betroffene Drittperson an, damit diese sich zur verlangten Herausgabe ihrer Personendaten oder Daten juristischer Personen äussern kann. Danach nimmt die Behörde eine Interessenabwägung vor, d.h. sie stellt die privaten Interessen der angehörten Person an der Geheimhaltung ihrer Daten den öffentlichen Interessen an der Zugänglichmachung gegenüber. Das Ergebnis dieser Interessenabwägung teilt die Behörde der angehörten Drittperson mit.
Schiebt die Behörde den Zugang auf, muss sie der gesuchstellenden Person mitteilen, bis zu welchem Zeitpunkt der Aufschub gelten soll, es sei denn, dieser Zeitpunkt ist noch nicht bestimmbar.
Bei jeder Form der Beschränkung des Zugangs muss die Behörde das Verhältnismässigkeitsprinzip berücksichtigen. Bezogen auf das Öffentlichkeitsprinzip bedeutet dies, dass die Behörde bei Vorliegen einer gerechtfertigten Einschränkung des Zugangs zu einem Dokument hierfür die mildeste, das Öffentlichkeitsprinzip am wenigsten beeinträchtigende Form zu wählen hat. Es gilt deshalb zu prüfen, ob anstelle einer vollständigen Verweigerung das amtliche Dokument teilweise zugänglich gemacht werden kann oder ob allenfalls ein Aufschub in Betracht zu ziehen ist.
Gewährt die Behörde keinen vollständigen Zugang, muss sie der gesuchstellenden Person eine schriftliche Stellungnahme zustellen, auch wenn das Gesuch mündlich eingereicht worden ist. Die Behörde muss summarisch begründen, warum eine der im Gesetz genannten Ausnahmen vom Zugang vorliegt.
Die Antwort der Behörde muss innert 20 Tagen seit Einreichung des Gesuches erfolgen. Diese Frist kann ausnahmsweise verlängert werden:
- um 20 Tage bei umfangreichen, komplexen oder schwer beschaffbaren Dokumenten;
- um die erforderliche Dauer verlängert, wenn sich ein Gesuch auf amtliche Dokumente bezieht, durch deren Zugänglichmachung die Privatsphäre Dritter beeinträchtigt werden kann.
Die gesuchstellende Person muss über die Fristverlängerung vorgängig informiert werden. Ist die gesuchstellende Person mit der Beschränkung des Zugangs (Verweigerung, Teilschwärzung oder Aufschub) nicht einverstanden, kann sie innert 20 Tagen nach deren Empfang beim EDÖB einen schriftlichen Schlichtungsantrag einreichen. Einen Schlichtungsantrag kann sie zudem einreichen, wenn die Behörde innert der zur Verfügung stehenden Frist nicht antwortet.
Verwendung von erhaltenen Dokumenten
Personen, die aufgrund eines Zugangsgesuchs Einsicht in die ersuchten Dokumente erhalten haben, können über diese Informationen im Rahmen der Rechtsordnung (insbesondere des Urheberrechts und des Datenschutzrechts) frei verfügen.
Für die Verwaltung gilt das Prinzip «access to one, access to all», wonach der einmal gewährte Zugang auch bei jedem weiteren Zugangsgesuch mindestens im gleichen Umfang gewährt werden muss.
Der Zugang zu amtlichen Dokumenten ist grundsätzlich kostenlos. Ausnahmsweise können Gebühren in Rechnung gestellt werden, wenn der Aufwand für die Bearbeitung des Zugangsgesuches acht Stunden übersteigt. Die Erhebung einer Gebühr soll kein Hindernis für die Umsetzung des Öffentlichkeitsprinzips sein.
Vorankündigung der Gebühr und Kostenvorschuss
Beabsichtigt die Behörde, eine Gebühr zu erheben, so muss sie die gesuchstellende Person vorgängig über die voraussichtliche Höhe informieren. Hält die gesuchstellende Person am Gesuch fest, so muss sie dies der Behörde innert 10 Tagen mitteilen. Ansonsten gilt das Gesuch als zurückgezogen. Wenn die gesuchstellende Person im Ausland wohnt oder wenn Zahlungsrückstände vorliegen, kann ein angemessener Vorschuss verlangt werden.
Reduktion für Medienschaffende
Beabsichtigt die Behörde bei einem Zugangsgesuch von Medienschaffenden eine Gebühr zu erheben, so muss sie diese um die Hälfte reduzieren.
Streitfälle
Wenn die gesuchstellende Person mit der Gebühr nicht einverstanden ist, kann sie von der Behörde eine Gebührenverfügung verlangen, gegen welche der Rechtsmittelweg beim Bundesverwaltungsgericht offensteht.
Die verlangte Gebühr kann nur dann in einem Schlichtungsverfahren angefochten werden, wenn die gesuchstellende Person gleichzeitig eine Einschränkung des Zugangs (Teilzugang, Verweigerung oder Aufschub) bestreitet.
Ausnahmsweise kann in einem Schlichtungsantrag einzig die Höhe der voraussichtlichen Gebühren gerügt werden, wenn diese derart exzessiv ausfallen, dass diese einer Zugangsbeschränkung gleichkommt.
Gesuchsbeurteilung: Leitfaden für Behörden