Verschiedene Phasen des Arbeitsverhältnisses

Welche Daten dürfen Arbeitgeber bearbeiten? Wie müssen sie vorgehen?

Rechtsgrundlagen

In Arbeitsverhältnissen, die dem Privatrecht unterliegen, müssen Arbeitgeber in den verschiedenen Phasen des Arbeitsverhältnisses viele Personendaten von Angestellten bearbeiten, darunter auch besonders schützenswerte Daten und Arbeitnehmerprofile. Sie sind jedoch gleichzeitig verpflichtet, die Persönlichkeit ihrer Angestellten zu schützen und zu achten.

Während des Auswahlverfahrens (Bewerbungsunterlagen und Vorstellungsgespräch)

Arbeitgeber dürfen Daten von Bewerberinnen und Bewerbern bearbeiten, um herauszufinden, ob sie für eine bestimmte Stelle geeignet sind.

Bewerbungsunterlagen und Vorstellungsgespräch

Arbeitgeber dürfen von Bewerberinnen und Bewerbern nur jene Angaben verlangen, die zeigen, ob sie zum Unternehmen passen und die Anforderungen einer Stelle erfüllen. Es dürfen also nur Unterlagen und Auskünfte eingefordert werden, die darauf abzielen, die Fähigkeit von Bewerberinnen und Bewerbern zur Erfüllung der erwähnten Anforderungen nachzuweisen. Wenn es sich bei der zu besetzenden Stelle zum Beispiel um eine Stelle als Kassiererin oder Kassierer handelt, können Arbeitgeber die Bewerberinnen und Bewerber fragen, ob sie bereits wegen Vertrauensmissbrauchs verurteilt worden sind. Bewerberinnen und Bewerber jedoch systematisch nach Vorstrafen zu fragen, würde viel zu weit gehen.

Fragen zur Ausbildung sowie zum beruflichen Werdegang und den beruflichen Perspektiven sind in der Regel erlaubt. Fragen nach dem Einkommen, einer möglichen Verschuldung, bestehenden Krankheiten oder einer bestehenden Schwangerschaft sind hingegen nur dann zulässig, wenn im Hinblick auf die zu besetzende Stelle besondere Gründe solche Fragen rechtfertigen. Fragen nach der Herkunft, der Mitgliedschaft in einer bestimmten Gruppierung oder Vereinigung (z. B. Gewerkschaft), der Religion sowie philosophischen oder politischen Überzeugungen sind nur zulässig, wenn sie vor dem Hintergrund der Ideologie des Unternehmens zwingend sind.

Wenn mögliche Arbeitgeber Informationen von Dritten verlangen möchten, zum Beispiel von aktuellen oder ehemaligen Arbeitgebern, müssen sie vorher die Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers einholen. Es versteht sich von selbst, dass aktuelle oder ehemalige Arbeitgeber neuen Arbeitgebern ohne Einwilligung von aktuellen oder früheren Angestellten keine Auskünfte erteilen dürfen. Ausserdem dürfen nur Angaben gemacht werden, die für die neue Tätigkeit entscheidend sind (z. B. Leistungen und Verhalten der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz). Aktuelle oder ehemalige Arbeitgeber dürfen keine Einsicht in die Personaldossiers von aktuellen oder ehemaligen Angestellten gewähren. Sie dürfen auch über die Vertragsbedingungen keine Angaben machen, da solche Informationen die Positionen von Bewerberinnen und Bewerbern erheblich schwächen können.

Die Bewerbungsunterlagen dürfen nur von befugten Personen eingesehen werden, das heisst in der Regel von der Personalabteilung oder von direkten Vorgesetzten.

Abschluss des Auswahlverfahrens

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens müssen die Unterlagen von Personen, deren Bewerbung abgelehnt wurde, zurückgegeben werden. Weiter müssen allfällige Kopien unter Vorbehalt eines Rechtfertigungsgrundes grundsätzlich vernichtet werden. Arbeitgeber dürfen nur jene Unterlagen aufbewahren, die ihnen gehören, das heisst Bewerbungsschreiben, Personalfragebögen und Informationen, die aufgrund von Referenzanfragen eingeholt wurden und anschliessend vernichtet werden.

Wenn die Bewerberin oder der Bewerber zustimmt, können die Dokumente bis zu einem im Voraus festgelegten Datum aufbewahrt werden, wenn davon auszugehen ist, dass sie in absehbarer Zeit wiederverwendet werden müssen. In manchen Fällen ist es sogar denkbar, dass Dokumente ohne die Einwilligung der betroffenen Person aufbewahrt werden, wenn es die überwiegenden Interessen des Unternehmens erfordern und die betroffene Person darüber informiert wird.

Während des Arbeitsverhältnisses

Während des Arbeitsverhältnisses wird von allen Angestellten ein Personaldossier geführt. Dieses Dossier darf nur die Daten enthalten, die für die Abwicklung des Arbeitsvertrags unerlässlich sind. Wichtigste Dokumente und Daten in Personaldossiers sind Kontaktdaten und Adresse der angestellten Person, Bewerbungsunterlagen, angeforderte Referenzen, Ergebnisse allfälliger Tests im Rahmen des Anstellungsverfahrens, Arbeitsvertrag, Angaben zu Krankschreibungen und Ferien, Angaben zu Lohn und Versicherungen, Beurteilungen, Weiterbildungen und Karriereplanung, Disziplinarmassnahmen (Verwarnung, Verweis, Busse), Korrespondenz zwischen Angestellten und Arbeitgeber, Notizen zu besonderen Ereignissen, Registerauszüge und Arztzeugnisse. Die Personaldossiers müssen regelmässig aussortiert werden, um nicht mehr benötigte Dokumente zu entfernen. Die Daten aus den Dossiers dürfen nur von der Personalabteilung bearbeitet werden und nur den Abteilungen zugänglich sein, die aufgrund ihrer Aufgaben berechtigt sind, sie zu nutzen.

Personendaten dürfen nur jenen Personen zugänglich gemacht werden, die aufgrund ihrer Funktionen oder Aufgaben berechtigt sind, davon Kenntnis zu erhalten. Der Zugriff muss von den Unternehmen dokumentiert werden und rückverfolgbar sein.

In der Regel dürfen Arbeitgeber ohne die Einwilligung der betroffenen Person keine Personendaten an Dritte weitergeben (z. B. Informationen über das Einkommen der Angestellten an Vermieterinnen oder Vermieter oder Kreditinstitute), es sei denn, sie sind gesetzlich dazu verpflichtet. Dies gilt auch, wenn eine andere Einheit der gleichen Unternehmensgruppe oder im Fall einer Kündigung des Vertrags ein potenzieller Arbeitgeber Informationen über Angestellte oder ehemalige Angestellte einholen möchte. Informationen über die Krankheit von Angestellten fallen unter das Arztgeheimnis; Ärztinnen und Ärzte sind somit verpflichtet, Informationen geheim zu halten, die ihnen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mitgeteilt werden oder von denen sie Kenntnis erhalten. Patientendaten dürfen nur dann an Dritte weitergegeben werden, wenn Patientinnen Ärztinnen und Ärzte vom Arztgeheimnis entbinden oder wenn es gesetzlich erlaubt ist. Dies gilt auch gegenüber dem Arbeitgeber einer kranken Person, wenn die medizinische Untersuchung durch die zuständige Unternehmensärztin oder den zuständigen Unternehmensarzt durchgeführt wird.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Wenn die Anstellung endet, dürfen nur notwendige Daten aufbewahrt werden, so zum Beispiel jene Daten, die von Gesetzes wegen (z. B. Buchhaltung, Sozialversicherung oder Steuern) aufbewahrt werden müssen, oder Daten, deren Aufbewahrung im Interesse der Angestellten liegt (z. B. Dokumente, die für die Ausstellung eines Zeugnisses erforderlich sind). Es können auch Daten aufbewahrt werden, die der Arbeitgeber für einen hängigen Rechtsstreit benötigt. Die Aufbewahrungsdauer wird von Fall zu Fall und nach Datenkategorie festgelegt. Sie liegt in der Regel bei 5 bis 10 Jahren, je nachdem, was das Gesetz vorschreibt. In allen anderen Fällen müssen die Daten vernichtet werden, sobald ihre Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist. Angestellte behalten ihr Auskunftsrecht nach Artikel 25 des Datenschutzgesetzes auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.