Kommunikations- und Informationsmittel

Darf der Arbeitgeber den privaten Gebrauch von Informations- und Kommunikationsmitteln (PC, Telefon) einschränken bzw. ganz verbieten?

Ja. Der Arbeitgeber kann beispielsweise die Weisung ausgeben, dass die Angestellten das Telefon und/oder die E-Mail nur für geschäftliche Zwecke verwenden dürfen. Die Einschränkung privater Surftouren kann mittels Sperrung unerwünschter Internatangebote (Börse, Erotikseiten etc.) oder Festlegung eines Zeitpunktes ab dem eine Private Internetnutzung erlaubt ist (z.B. während Pausen, oder ab 18.00 Uhr), erfolgen.

Wie kann der Arbeitgeber auf datenschutzfreundliche Weise verhindern, dass seine Angestellten mit den Kommunikations- und Informationsmitteln missbräuchlich umgehen?

Hauptsächlich mit technischen Schutzmassnahmen. Es gibt keine absolute technische Sicherheit. Technische Schutzmassnahmen können jedoch die Risiken im Zusammenhang mit der Internet- und E-Mail-Nutzung reduzieren.

Durch den Einsatz von solchen Schutzmassnahmen soll der Arbeitgeber frühzeitig mögliche Gefahren für die Sicherheit und Funktionstüchtigkeit des elektronischen Systems verhindern. Die präventive Wirkung dieser Massnahmen soll den Einsatz repressiver Mittel wie die Überwachung weitgehend ersetzen. Zu den wichtigsten technischen Schutzmassnahmen gehören Passwort- und Zugriffsschutz, Antivirus- und Diskquotamanagers, Backups und Firewalls. Zusätzlich sollen die Surf- und Mailprogramme nach dem letzten Stand der Technik installiert und in einer sicherheitsmässigen Form konfiguriert und regelmässig aktualisiert werden.

Was ist unter Missbrauch zu verstehen?

Wenn die private Nutzung der Kommunikations- und Informationsmittel grundsätzlich untersagt ist, stellt jede private Surftour, jede private E-Mail und jedes private Telefongespräch einen Missbrauch dar. Ob es sinnvoll ist, den Begriff «Missbrauch» so weit zu fassen, muss jeder Arbeitgeber selber entscheiden. Es sei allerdings darauf hingewiesen, dass eine allzu repressive Handhabung rasch ein Klima der Verunsicherung, der Einschüchterung und des gegenseitigen Misstrauens bewirken kann, was sich wiederum negativ auf die Motivation und Leistungsbereitschaft der Angestellten auswirken kann. So ist es denn heute auch allgemein üblich, die private Nutzung der Kommunikations- und Informationsmittel grundsätzlich zuzulassen, wenn auch zum Teil in beschränktem Mass. Welche Politik der Arbeitgeber in dieser Hinsicht auch verfolgt, wichtig ist, dass er diese transparent macht, damit die Angestellten wissen, ob und in welchem Mass sie die Kommunikations- und Informationsmittel nutzen dürfen. Wird die private Nutzung grundsätzlich untersagt, ist es sicher sinnvoll, einen oder mehrere PCs zur Verfügung zu stellen, die die Arbeitnehmer ausserhalb der Arbeitszeit (in den Pausen oder nach Feierabend) für private Zwecke zu verwenden (etwa um private E-Mails zu checken).

Selbst wenn die private Nutzung von World Wide Web und E-Mail grundsätzlich verboten ist, hat der Arbeitgeber nicht unbeschränkte Überwachungsrechte. Die systematische Überwachung des Verhaltens eines Arbeitnehmers ist in jedem Fall verboten, ebenso das Lesen von als privat gekennzeichneten oder erkennbaren E-Mails. Punktuelle Überwachungen sind erlaubt, müssen aber in einem Überwachungsreglement klar umschrieben sein und in einer ersten Phase anonym erfolgen. Dieses Reglement muss allen Angestellten zugänglich sein.

Missbrauch kann auch in einem engeren Sinne aufgefasst werden, also z. B. wenn die private Nutzung des PCs grundsätzlich erlaubt ist, diese aber ein Ausmass annimmt, das die Arbeitsleistung des Angestellten merklich vermindert; in diesem Fall ist ein klärendes Gespräch mit dem Angestellten und die Androhung angemessener Sanktionen im Wiederholungsfall wohl das effektivere Mittel als eine Überwachung, da diese am Problem zunächst nichts ändert. Liegt der Verdacht auf geschäftschädigende oder sonstige illegale Aktivitäten vor, können geheime Ermittlungen angebracht sein. Diese liegen aber nicht in der Kompetenz des Arbeitgebers; bei strafrechtlich relevanten Vorkommnissen sind in jedem Fall die Untersuchungsbehörden einzuschalten, und zwar bevor entsprechende Überwachungsmassnahmen getroffen werden. Der Arbeitgeber darf selbstverständlich die Beweise sichern.

Ist es besser, den privaten Gebrauch von Informations- und Kommunikationsmitteln zuzulassen und zu kontrollieren, oder aber diesen zu verbieten und Alternativen anzubieten?

Es liegt am Arbeitgeber zu entscheiden, welcher Ansatz verfolgt wird. Gemäss Obligationenrecht (Art. 321) verfügt der Arbeitgeber über ein Weisungsrecht. In der Regel ist heute in den meisten Unternehmen eine beschränkte private Nutzung der Informations- und Kommunikationsmittel zugelassen. Wichtig ist, dass eine allfällige Einschränkung oder Untersagung der privaten Nutzung den Arbeitnehmern auf transparente Weise kommuniziert wird (am Besten mit Hilfe einer schriftlichen Weisung).

Darf der Arbeitgeber überprüfen, ob seine Angestellten das Internet oder E-Mail privat nutzen?

Anonyme oder pseudonyme Kontrollen sind erlaubt, wenn sie vorher z.B. im Überwachungsreglement angekündigt wurden. Wenn ein Missbrauch festgestellt worden ist, darf der Arbeitgeber auch personenbezogene Überwachungen durchführen.

Personenbezogene Kontrollen sind allerdings nur erlaubt, wenn erstens ein schriftliches Überwachungsreglement, das auf die Möglichkeit personenbezogener Kontrollen die Arbeitnehmer klar aufmerksam macht, vorliegt und zweitens bei einer anonymen oder pseudonymen Kontrolle ein Missbrauch festgestellt wurde oder ein Missbrauchsverdacht entstanden ist. Bevor eine solche personenbezogene Kontrolle vorgenommen wird, ist es im Übrigen zunächst empfohlen eine Warnung auszugeben. Ein Missbrauch liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer die Bestimmungen der Nutzungsregelung missachtet oder, sofern keine solche vorhanden ist, gegen die Treuepflicht gegenüber dem Arbeitgeber oder gegen das Prinzip des Verhältnismässigkeit verstösst.

Welche Dokumente sollten vom Arbeitgeber verfasst werden, um die Angestellten auf den korrekten Gebrauch der Informations- und Kommunikationsmittel zu sensibilisieren?

Es empfiehlt sich, eine schriftliche Weisung zu erlassen und sie sämtlichen Arbeitnehmern zugänglich zu machen. Eine solche Nutzungsregelung schafft Transparenz und Rechtssicherheit in den Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Ein Überwachungsreglement ist zu erstellen, in dem festgehalten wird, auf welche Weise überprüft wird, ob die Nutzungsbestimmungen eingehalten werden.

Zudem können die Angestellten auf der Grundlage unseres Leitfadens zur Internetbenützung sensibilisiert werden.

Darf der Arbeitgeber überprüfen, ob und in welchem Mass seine Angestellten das Telefon privat nutzen?

Der Inhalt von Telefongesprächen darf nur aus Gründen der Leistungskontrolle oder aus Sicherheitsgründen aufgezeichnet werden, und auch in diesen Fällen nur dann, wenn die Person, deren Gespräch aufgezeichnet wird, damit einverstanden ist und jeweils darüber eindeutig und rechtzeitig in Kenntnis gesetzt wird (etwa durch ein optisches oder akustisches Signal). Ein Verbot, Privatgespräche zu führen, ist mit anderen Mitteln als durch Überwachung von Telefongesprächen durchzusetzen (zum Beispiel, indem Aussenverbindungen durch eine Zentrale vermittelt werden oder nur von bestimmten Anschlüssen aus möglich sind).

Randdaten privater Gespräche stellen Bestandteile der Privatsphäre dar und sind grundsätzlich nicht zu erfassen. Liegen konkrete Anzeichen auf eine missbräuchliche private Nutzung des Telefons durch einen Angestellten vor (zulässige Verdachtsmomente sind etwa unverhältnismässig hohe Telefonkosten eines Mitarbeiters oder die wiederholte Feststellung des Missbrauchs vor Ort), ist der betroffene Arbeitnehmer über die Feststellung der Missbräuche zu informieren, unter Hinweis darauf, dass gelegentliche Aufzeichnungen und Auswertungen der vollständigen Randdaten vorgenommen werden können. Dabei soll dem Arbeitnehmer die Gelegenheit einer Begründung gegeben werden. Der Arbeitgeber ist in einem solchen Fall jedoch gehalten, die eingesehenen privaten Randdaten vertraulich zu behandeln.

Grundsätzlich gilt: Die Aufzeichnung von Telefondaten darf nicht dem Zweck dienen, das Verhalten der Mitarbeiter zu kontrollieren

Wie lange darf/muss der Arbeitgeber die Protokolle über die Internetaktivitäten der Mitarbeiter aufbewahren?

Die Aufbewahrungsdauer der Protokollierungen von Internetaktivitäten steht in direktem Zusammenhang mit ihrem Zweck. Dem Arbeitgeber obliegt keine spezifische gesetzliche Aufbewahrungspflicht im Zusammenhang mit Protokollierungen. Im Rahmen von Sanktionsverfahren oder Strafverfolgungen dürfen sie bis zu deren Beendigung aufbewahrt werden. Sonst sind Protokollierungen in der Regel nach Ablauf von vier Wochen zu vernichten.

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