Arbeitgeber sollten im Sinne der Transparenz und Vorhersehbarkeit den Umgang mit Informatikmitteln in einem Reglement festlegen und darin aufzeigen, wer welche Rechte und Pflichten hat. Dies verhindert Konflikte während des Arbeitsverhältnisses und ist auch zentral bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder bei Abwesenheit in Folge von Krankheit. Es schafft beidseitig Klarheit und hält die Angestellten dazu an, für den Schutz ihrer Privatsphäre zu sorgen.
Es ist oftmals unklar, wie bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Bezug auf die Sperrung von Informatikmitteln wie personalisiertem E-Mail Account oder Serverzugang rechtlich korrekt vorzugehen ist. Dies betrifft sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Dasselbe gilt, wenn ein Arbeitnehmer infolge Krankheit oder Unfall längere Zeit ausfällt und keine Gelegenheit hat, für eine saubere Übergabe seiner Informatikmittel und persönlichen Zugriffe zu sorgen.
Die nachfolgenden Erläuterungen geben Antwort auf die Fragen: Was muss bei der Sperrung des E-Mail-Accounts beachtet werden? Wann muss eine Sperrung des Serverzugangs und der Passwörter erfolgen? Was geschieht mit privaten Daten des Arbeitnehmers wie private E-Mails, Fotos und private Dokumente? Darf bei Abwesenheit in Folge von Krankheit oder Unfall auf die Mailbox zugegriffen werden, etc.?
Wir empfehlen Arbeitgebern, die wichtigsten diesbezüglichen Grundsätze in einem betriebsinternen Reglement schriftlich festzuhalten. Es sollte klar und leicht verständlich über die Nutzung von Informatikmitteln informieren und der Belegschaft aktiv bekannt gegeben werden, bspw. im Rahmen von internen Schulungen. Damit herrscht für alle Beteiligten Klarheit.
Zusammenfassend empfehlen wir punkto E-Mail-Verwaltung und Serverzugang bei Austritten oder Absenzen in Folge Krankheit oder Unfall folgendes Vorgehen:
- Bei einem geplanten Austritt des Arbeitnehmers soll dieser die noch laufenden Geschäfte und E-Mails intern an die zuständige Person übergeben.
- Der Arbeitnehmer bestätigt die Übergabe sämtlicher Geschäftsdokumente an die in der Unternehmung zuständige Person.
- Der austretende Mitarbeiter hat die Möglichkeit, seine privaten E-Mails und anderen Dokumente auf private Datenträger wie USB-Stick etc. zu speichern und von den Servern des Arbeitgebers zu löschen.
- Spätestens am letzten Arbeitstag werden der E-Mail-Account des austretenden Mitarbeiters sowie auch alle anderen IT-Accounts und seine Inbox gesichert und gesperrt. Nach einer gewissen Zeit sollten seine Accounts gelöscht werden.
- Bei einer fristlosen Kündigung, Freistellung oder im Todesfall wird der E-Mail-Account des betroffenen Mitarbeiters sofort gesperrt und werden die Daten gesichert. Anschliessend sollten die privaten E-Mails und sonstigen privaten Daten (im Todesfall unter Beizug der Angehörigen des Verstorbenen) nach dem 4-Augen-Prinzip ausgesondert werden.
- Absender, die E-Mails an die gesperrte E-Mail-Adresse senden, nachdem der entsprechende Arbeitnehmer die Firma bereits verlassen hat, werden automatisch informiert, dass die Empfängeradresse hinfällig geworden ist. In der automatischen Antwort wird eine geeignete Ersatz-E-Mail-Adresse der Firma angegeben. Es erfolgt keine automatische Weiterleitung auf eine andere E-Mail-Adresse des Unternehmens.
- Um Problemen bei Absenzen aufgrund von Krankheit oder Unfall vorzubeugen, sollten Stellvertretungen rechtzeitig definiert und eingerichtet werden. Wurde dies nicht gemacht und die Rückkehr der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters kann nicht abgewartet werden, so empfiehlt sich auch hier ein Vorgehen nach dem 4-Augen-Prinzip.
Die Beachtung dieser Grundsätze trägt zu einem geordneten Verlassen des Arbeitsplatzes in gutem Einvernehmen bei respektive verhindert Unstimmigkeiten bei Krankheit oder Unfall.
Letzte Änderung 22.02.2019