Aufbewahrung des Personaldossiers

Nach Erstellung einer Personalakte obliegt der Arbeitgeberin resp. dem Arbeitgeber eine Aufbewahrungspflicht, welche, je nach Personalakte und Erstellungsdatum, unterschiedlich ist. Die Aufbewahrungsdauer läuft ab Zeitpunkt der Erstellung der Personalakte, nicht ab Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Aufbewahrung von Lohndaten

Wer zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet ist, hat diese, die Geschäftskorrespondenz und die Buchungsbelege während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden bzw. in dem die letzte Korrespondenz ein- oder ausgegangen ist. Die Verordnung über die Aufzeichnung von aufzubewahrenden Unterlagen vom 2. Juni 1976 regelt die Einzelheiten, insbesondere die Verantwortlichkeit für die Aufbewahrung. Zu den Geschäftsbüchern gehört auch die Lohnbuchhaltung mit allen relevanten Lohndaten.

Daten zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses

Die zehnjährige Verjährungsfrist von Art. 127 OR gilt nach vorherrschender Auffassung u. a. auch für den Anspruch auf Erstellung, Begründung, Korrektur oder Ergänzung eines Arbeitszeugnisses. Diese Ansprüche können bis zehn Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend gemacht werden. Von der Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers betroffen sind in erster Linie Angaben über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Aufgabenbeschreibung und Verantwortungsbereich, Beurteilungen von Leistung, Verhalten und Führung, Laufbahn und Weiterbildung, Austrittsgrund aber auch Angaben über besondere Vorkommnisse. Diese Daten sind vor allem im Pflichtenheft, in den Mitarbeiterbeurteilungen, in der Laufbahnplanung und Weiterbildungsunterlagen zu finden. Relevant für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses sind in der Regel nur die letzten zwei Mitarbeiterbeurteilungen. Frühere Beurteilungen sind regelmässig aus dem Personaldossier zu entfernen und zu vernichten.

Akten, die den Angestellten gehören

Bewerbungsunterlagen wie z.B. Lebenslauf, frühere Arbeitszeugnisse, Ausbildungsdiplome, Arbeitsproben, Fotos, und ähnliche Akten, die den Angestellten gehören und an denen der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr hat, müssen diesen spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden. In der Regel sollte dies jedoch bereits nach Ablauf der Probezeit geschehen.

Akten, die dem Arbeitgeber gehören

Akten, die dem Arbeitgeber gehören, an denen er aber kein berechtigtes Interesse mehr hat, müssen spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vernichtet werden. Der Arbeitgeber kann solche Dokumente auch den Angestellten aushändigen. Es geht hier insbesondere um frühere Qualifikationsunterlagen, die für die Erstellung und Begründung eines Arbeitszeugnisses nicht mehr benötigt werden, aber auch um graphologische, psychologische oder medizinische Gutachten sowie um Persönlichkeitstests. Auch solche Dokumente sollten in der Regel bereits eins bis zwei Jahre nach Erstellung vernichtet bzw. zurückgegeben werden.

Allgemeine Bemerkungen

Da die Aufbewahrungsdauer vom Erstellungsdatum einer Personalakte abhängig ist, empfehlen wir, auf jedem Dokument des Personaldossiers das Erstellungsdatum sowie die entsprechende Aufbewahrungsdauer gut sichtbar anzubringen. Dadurch wird die Kontrolle des Ablaufes der Aufbewahrungsdauer und die entsprechende, regelmässige Triage des Personaldossiers erleichtert.

Personendaten dürfen in Abweichung der oben genannten Regeln nur mit dem Einverständnis der Angestellten und nur zu deren Gunsten länger aufbewahrt werden.

Im Hinblick auf hängige Rechtsstreitigkeiten wird der Arbeitgeber bis zu deren Beendigung jene Akten aufbewahren, die er als Beweismittel braucht. Wenn z.B. Angestellte knapp vor Ablauf der zehnjährigen Verjährungsdauer eine der oben genannten Ansprüche geltend machen, so darf der Arbeitgeber die benötigten Beweismittel bis zur Beendigung der Rechtstreitigkeit, d.h. bis zum Ablauf der entsprechenden Rekursfristen, aufbewahren. Die Aufbewahrungsdauer der benötigten Beweismittel kann sich in solchen Fällen bis über die zehnjährige Aufbewahrungsdauer erstrecken.

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