Nachdem die um Zugang ersuchte Behörde definitiv zum Zugangsgesuch Stellung genommen hat, sieht das Öffentlichkeitsgesetz bei Streitigkeiten ein Schlichtungsverfahren vor.
Gesuchstellende oder betroffene Drittpersonen können beim Beauftragten einen Schlichtungsantrag stellen, wenn sie mit der Behandlung ihres Anliegens durch das zuständige Amt nicht zufrieden sind. Dies kann der Fall sein, wenn das Amt den Zugang zum gewünschten Dokument einschränkt oder verweigert, die vorgesehen Fristen nicht einhält oder Daten einer Drittperson gegen ihren Willen zugänglich machen will. Wird im Schlichtungsverfahren eine Einigung erzielt, gilt das Verfahren als erledigt. In diesem Fall erlässt der Beauftragte keine Empfehlung.
Der Schlichtungsantrag muss beim Beauftragten innerhalb von 20 Tagen ab Empfang der Stellungnahme der Behörde oder ab Ablauf der der Behörde für die Stellungnahme zur Verfügung stehenden Frist schriftlich gestellt werden.
Das Schlichtungsverfahren kann auf schriftlichem Weg oder konferenziell (mit einzelnen oder allen Beteiligten) unter der Leitung des Beauftragten stattfinden. Die Festlegung des Verfahrens im Detail obliegt alleine dem Beauftragten. Das Schlichtungsverfahren ist ein informelles Verfahren.
Der Beauftragte prüft die Rechtmässigkeit und die Angemessenheit der Beurteilung des Zugangsgesuches durch die Behörde. Er prüft damit einerseits, ob die für das Zugangsgesuch zuständige Behörde den Begriff des amtlichen Dokumentes sowie die in Art. 7 f. BGÖ vorgesehenen Ausnahmeklauseln oder die Bestimmungen in Bezug auf den Schutz der Personendaten rechtmässig angewendet hat. Andererseits prüft er in jenen Bereichen, in denen das Öffentlichkeitsgesetz der Behörde bei der Bearbeitung eines Zugangsgesuches einen gewissen Ermessensspielraum verleiht (z.B. Art der Einsichtnahme in amtliche Dokumente), ob die von der Behörde gewählte Lösung auf die Umstände des jeweiligen Falls abgestimmt und angemessen ist. Dabei kann der Beauftragte entsprechende Vorschläge im Rahmen des Schlichtungsverfahrens machen (Art. 12 Abs. 2 VBGÖ) oder gegebenenfalls eine Empfehlung erlassen (Art. 14 BGÖ).
Im Rahmen eines einjährigen Versuchs werden die ab dem 1. Januar 2017 eingehenden Schlichtungsanträge mehrheitlich in einer mündlichen Schlichtungsverhandlung mit den anwesenden Beteiligten behandelt. Gleichzeitig mit der Empfangsbestätigung des Schlichtungsantrags wird den Parteien ein Termin für die Schlichtungssitzung angesetzt, der grundsätzlich nicht verschoben werden kann (vorbehalten bleiben wichtige Gründe analog Art. 204 ZPO, SR 272). Zwischen dem Eingang des Schlichtungsantrags und der Schlichtungssitzung werden in der Regel ca. drei Wochen liegen. Am Ende der Sitzungen werden den Beteiligten je nach Schlichtungsergebnis die allfälligen Empfehlungen mündlich eröffnet. Innert wenigen Tagen erfolgt sodann eine knapp gehaltene schriftliche Bestätigung, aus welcher gegebenenfalls auch eine kurze, summarische Begründung der Empfehlungen hervorgeht.
