Différentes étapes de la relation de travail

Quelles données l’employeur est-il
autorisé à traiter ? Comment doit-il procéder ?

Bases légales

Dans les relations de travail soumises au droit privé, l’employeur est amené à traiter un grand nombre de données personnelles de ses employés lors des différentes étapes de la relation, à savoir depuis la procédure de sélection des candidats jusqu’à la fin des rapports de travail, en passant par l’engagement proprement dit. Il se doit cependant de protéger et de respecter la personnalité de ses employés.

Pendant la procédure de sélection des candidats (dossier de candidature et entretien) :

L’employeur peut traiter des données concernant les candidats et candidates afin de déterminer s’ils sont aptes à occuper le poste en question.

Dossier de candidature et entretien

L’employeur ne peut demander au candidat que les indications dont il a besoin pour déterminer si ce dernier satisfait aux exigences du poste compte tenu de la nature de l’entreprise. Seuls peuvent donc être exigés les documents et les renseignements qui visent à établir la capacité du candidat à remplir ces exigences. Lorsque le poste à pourvoir est un poste de caissier, par exemple, l’employeur peut lui demander s’il a déjà été condamné pour abus de confiance. Mais interroger systématiquement les candidats sur leurs antécédents judiciaires irait beaucoup trop loin.

Les questions concernant la formation ainsi que le parcours et les perspectives professionnels sont généralement autorisées. Par contre, les questions sur le revenu, un endettement éventuel, des maladies existantes ou une grossesse en cours ne sont admises que si des raisons particulières l’exigent au vu du poste à pourvoir. Les questions concernant l’origine, l’appartenance à une société ou à une association (syndicat, par exemple), la religion, les convictions philosophiques ou politiques ne sont admises que si elles s’imposent au regard de l’«idéologie» de l’entreprise.

Si l’employeur potentiel veut prendre des renseignements auprès de tiers – auprès de l’actuel ou de l’ancien employeur, par exemple – il doit obtenir préalablement le consentement du candidat. Il va sans dire que l’actuel ou l’ancien employeur ne peut donner aucun renseignement au nouvel employeur sans le consentement de son employé ou ex-employé. De plus, les renseignements communiqués doivent porter exclusivement sur les indications déterminantes pour l’activité considérée (prestations et comportement de l’employé à son lieu de travail, par exemple). L’actuel ou l’ancien employeur ne doit pas autoriser la consultation du dossier personnel de son employé ou ex-employé, ni communiquer les conditions de son contrat de travail, ce type de renseignements étant susceptible d’affaiblir considérablement la position du candidat.

Le dossier de candidature ne peut être consulté que par les personnes autorisées, c’est-à-dire, en général, par le service du personnel ou par le supérieur hiérarchique.

Fin de la procédure de sélection

A l’issue de la procédure de sélection, les documents soumis par les personnes dont la candidature a été écartée doivent leur être restitués et les copies, s’il en existe, en principe détruites sauf motif légitime. L’employeur ne peut conserver que les documents qui lui appartiennent, c’est-à-dire les lettres de candidature, les questionnaires du personnel et les renseignements recueillis à la suite de demandes de référence qui seront ensuite détruits.

Si le candidat y consent, ils peuvent être conservés pendant une période déterminée à l’avance lorsqu’il y a lieu de penser qu’ils devront être réutilisés à brève échéance. Dans certains cas, on peut même envisager que des documents soient conservés sans l'accord de l'intéressé, quand les intérêts prépondérants de l'entreprise l'exigent et que la personne concernée en est informée.

Pendant la durée des rapports de travail

Pendant la durée des rapports de travail, un dossier personnel est établi sur chacun des employés. Ce dossier ne doit contenir que les données indispensables à l’exécution du contrat de travail. Les principaux documents et données contenus dans les dossiers du personnel sont notamment les coordonnées et l’adresse de l’intéressé, le dossier de candidature, les références demandées au sujet du candidat, les résultats d’éventuels tests qu’il a subis dans le cadre de la procédure d’embauche, le contrat de travail, les renseignements relatifs aux arrêts de travail et aux vacances, les données relatives au salaire et aux assurances, les évaluations, les cours de perfectionnement et le plan de carrière, les mesures disciplinaires (avertissement, blâme, amende), la correspondance entre l’employé et l’employeur, les notes rédigées à la suite d’événements particuliers, les extraits de registre et les certificats médicaux. Il faut trier régulièrement les dossiers du personnel afin d’en retirer les documents inutiles. Les données contenues dans ces dossiers doivent être traitées uniquement par le service du personnel et n’être accessibles qu’aux services fondés à les utiliser de par les fonctions qu’ils exercent.

Les données personnelles doivent uniquement être rendues accessibles aux personnes habilitées à en connaitre au regard de leurs fonctions ou missions. Les accès doivent être documentés par les organismes, et doivent faire l’objet de mesures de traçabilité.

De façon générale, l’employeur ne peut communiquer aucune donnée personnelle (par ex. renseignement sur le revenu des employés à des bailleurs ou des organismes de crédit) à des tiers sans le consentement de la personne concernée à moins que la loi lui en fait l’obligation. Cette règle vaut également lorsqu’un autre organe d’un même groupe d’entreprises ou, s’il y a eu résiliation du contrat, un employeur potentiel veulent obtenir des renseignements sur l’employé ou l’ex-employé. Les informations sur la maladie de l’employé sont couvertes par le secret médical et le médecin a l'obligation de tenir secrètes les informations qui lui sont données ou dont il a connaissance dans le cadre de son activité professionnelle. Les données de patients ne peuvent être communiquées à des tiers que si le patient libère le médecin du secret médical ou que la loi le permet. Cela vaut également à l'égard de l'employeur d'une personne malade lorsque l’examen médical est effectué par le médecin de l’entreprise.

Après la fin des rapports de travail

Lorsque l’engagement a pris fin, seules peuvent être conservées les données indispensables telles que les données à conserver en vertu d’une obligation légale (par ex. comptables, sociales ou fiscales) ou celles dont la conservation est dans l’intérêt de l’employé (documents nécessaires à l’établissement d’un certificat, par exemple). Peuvent également être conservées les données dont l’employeur a besoin pour un litige pendant. La durée de conservation est définie au cas par cas, en fonction de la catégorie de données. Elle sera généralement fixée à 5 - 10 ans en fonction de ce que la loi le prescrit. Dans les autres cas, les données doivent être détruites dès que leur conservation n’est plus requise. L’employé conserve son droit d’accès fixé à l’art. 25 LPD même lorsque ses rapports de travail ont pris fin.