Cadre légal et conditions
mises à une surveillance téléphonique au travail
Cadre légal et conditions
Le téléphone fait partie des moyens de communication les plus courants sur le lieu de travail. Il est utilisé pour des raisons professionnelles aussi bien que personnelles. En ce qui concerne la surveillance téléphonique, l'employeur est tenu de respecter un certain nombre de conditions.
Objet d’une surveillance téléphonique sur le lieu de travail et prétentions
Objet d’une surveillance téléphonique
Conversations privées
L'employeur n'est pas autorisé à écouter ni à enregistrer les conversations privées, parce qu'une telle surveillance n'est pas nécessaire à l'exécution du contrat de travail (Art. 328b CO), qu'elle constitue une atteinte à la personnalité du travailleur (Art. 328 CO ; art. 26 OLT 3) et qu'elle peut faire l'objet de poursuites pénales (Art. 179bis CP).
S'il est nécessaire de réunir des preuves dans le cadre d'une poursuite pénale, il faut que ce soit sur ordre des autorités compétentes. Sont réservées les dispositions relatives à l'état de nécessité (art. 18 CP). Dans ce cas, l'employeur est tenu de passer le relai aux autorités compétentes pour la poursuite de la surveillance.
Conversations professionnelles
L'écoute ou l'enregistrement des conversations par l'employeur sont admis dans les buts suivants : contrôle de performance et de qualité ; mesures de formation ; raisons de sécurité (Cf. aussi les explications : « Surveillance des collaborateurs et collaboratrices : Cadre légal et conditions mises à une surveillance téléphonique au lieu de travail »).
Le Code pénal pose comme condition préalable à l'écoute ou à l'enregistrement des conversations le consentement de tous les participants (Art. 179bis CP). Les personnes dont la conversation est enregistrée ou mise sur écoute doivent en être informées sans ambiguïté et en temps utile ; en outre, elles doivent donner leur accord.
Informer les personnes concernées au préalable permet également d'éviter l'écoute ou l'enregistrement de conversations privées. Il n'est pas indispensable de redonner cette information à chaque conversation téléphonique si l'écoute ou l'enregistrement sont systématiques et que les interlocuteurs en ont déjà été informés sans équivoque. Cette solution est envisageable dans certains secteurs bancaires où des affaires juridiques doivent être traitées par téléphone. Il convient de mentionner l'existence d'un système d'écoute ou d'enregistrement dans le contrat de travail pour les employés et dans les conditions générales pour la clientèle.
On peut également informer les employés dans le contrat de travail et prévoir un message préenregistré pour informer l'ensemble des interlocuteurs qui ne sont pas sous contrat. Il se peut aussi que les conversations téléphoniques aient pour participants des clients informés par contrat et des personnes non liées contractuellement à l'entreprise. Dans ce cas, les premiers sont informés dans les conditions générales, mais les seconds doivent à chaque fois être informés oralement de l'écoute ou de l'enregistrement des conversations.
L'écoute ou l'enregistrement occasionnels de conversations de tiers sont envisageables dans le cadre d'un centre d'appels. En règle générale, les employés sont informés chaque fois que leur conversation est mise sur écoute, au moyen d'un signal optique ou acoustique. Dans la perspective de contrôles de la qualité et l'efficacité de la formation, informer les employés de l'écoute ou de l'enregistrement seulement sur une période déterminée n'est pas incompatible avec la protection de la personnalité. Dans ce cas, les employés doivent être informés à temps et de façon claire par ex. sur le site Intranet de l'employeur de la période durant laquelle il est susceptible de faire l'objet d'une telle surveillance. Le principe de la proportionnalité et la protection de la personnalité et de la santé sur le lieu de travail exigent que cette période soit de longueur et de fréquence proportionnées. Bien entendu, le devoir d'informer les autres interlocuteurs est toujours valable (par ex. sous la forme d'un préenregistrement qui se déclenche au début de la conversation).
L'enregistrement d'appels de détresse pour le compte de services d'assistance, de secours ou de sécurité n'est pas punissable, de même que l’enregistrement de conversations téléphoniques portant sur des commandes, des mandats, des réservations ou d’autres transactions commerciales de même nature, dans le cadre de relations d’affaires (Art. 179quinquies CP).
Surveillance des données techniques
La surveillance des données techniques par l'employeur sert essentiellement à vérifier si le règlement interne est observé, mais aussi à établir les factures au collaborateur ou au client.
La surveillance des données techniques liées à l'utilisation du téléphone peut être effectuée sur une base régulière. Elle porte sur les données suivantes : numéro complet de la personne qui appelle ; numéros d'appels sortants de nature privée, réduits à l'indicatif ; numéros complets d'appels sortants de nature professionnelle ; date et heure des connexions ; durée ; coût des communications ; indications sur la nature de la connexion (réseau fixe ou mobile) ; indications sur la région de tarification : communication nationale ou internationale (+ pays).
Surveillance en cas d'infraction
Si l'employeur a de bonnes raisons de soupçonner qu'une infraction a été commise ou va être commise par téléphone, il peut alors s'assurer de la journalisation des données techniques liées à l'usage du téléphone. Ses soupçons peuvent reposer sur un comportement qui, au-delà d'un manquement au contrat de travail ou au règlement concernant l'utilisation du téléphone, remplit les conditions de l'infraction, par exemple une atteinte à la réputation de l'employeur ou un cas de harcèlement sexuel sur le lieu de travail (Art. 198 CP).
Ordonner la surveillance de la teneur des conversations pour réunir des preuves ou confirmer un soupçon relève des autorités de poursuite pénale. L'employeur ne doit pas prendre l'initiative de mettre sur écoute ou d'enregistrer une conversation téléphonique. Les autorités compétentes de poursuite pénale ordonnent une surveillance si, dans le cadre de la pesée des intérêts en présence, un intérêt prépondérant privé ou public est établi. L'employeur doit traiter les informations obtenues par la surveillance de manière confidentielle à l'égard des tiers, en particulier de ses autres travailleurs. Sont réservées les sanctions prévues en droit du travail par une atteinte au règlement concernant l'utilisation du téléphone.
Prétentions du travailleur en cas de surveillance non admissible
Si l'employeur ne respecte pas les règles et les conditions relatives à la surveillance téléphonique, il peut être attaqué en justice pour atteinte illicite à la personnalité (art. 32 et 41 LPD).
Le travailleur concerné peut faire valoir ses prétentions (établissement du caractère illicite, dommages-intérêts, etc.) auprès de son employeur. Si ce dernier ne répond pas aux prétentions du travailleur, le juge du travail peut être sollicité.
En cas de surveillance abusive, l'employeur peut aussi s'exposer à des actions pénales, par exemple en cas d'écoute ou d'enregistrement d'une conversation entre d'autres personnes (Art. 179bis CP).
Cadre légal et conditions mises à une surveillance téléphonique au travail
Le téléphone fait partie des moyens de communication les plus courants sur le lieu de travail. Il est utilisé pour des raisons professionnelles aussi bien que personnelles. En ce qui concerne la surveillance téléphonique, l'employeur est tenu de respecter un certain nombre de conditions
Cadre légal
L’utilisation du téléphone sur le lieu de travail suscite de nombreux points d’interrogation, en particulier la surveillance qui peut ou non y être exercée par l’employeur à des fins de contrôle des prestations, de qualité ou de formation. Outre l’information des personnes concernées, une telle mesure doit notamment respecter les principes généraux de protection des données ainsi que les dispositions de l’ordonnance 3 relative à la loi sur le travail. De plus, le Code des obligations prévoit expressément que l'employeur est tenu de protéger et de respecter la personnalité du travailleur, en particulier sa sphère privée (Art. 328 CO).
De son côté, le travailleur doit exécuter avec soin le travail qui lui est confié et sauvegarder fidèlement les intérêts légitimes de l'employeur (Art. 321a CO). L'usage de systèmes de surveillance pour contrôler le respect du règlement relatif au téléphone peut représenter une atteinte à la sphère privée du travailleur si certaines conditions ne sont pas observées (Art. 26 de l'ordonnance 3 relative à la loi sur le travail OLT 3).
L'employeur doit protéger les données relatives aux communications téléphoniques en prenant les mesures nécessaires, en termes de technique et d'organisation, contre une utilisation non autorisée de ces données. Il assure en particulier la confidentialité, la disponibilité et l'exactitude des données (Art. 3 de l'ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données OPDo). Le travailleur peut à tout moment demander à son employeur si des données le concernant sont traitées et, le cas échéant, lesquelles et dans quel but (Art. 25 LPD).
De manière générale, à la question de savoir si un employeur peut vérifier si ses collaborateurs utilisent leur téléphone à des fins privées, il convient de rappeler qu’une conversation téléphonique ne peut être enregistrée que dans le cadre d'un contrôle des prestations ou pour des raisons de sécurité ; la personne concernée doit toutefois avoir été informée à temps et de manière claire avant l'enregistrement (p.ex. par un signal visuel ou sonore). L'employeur doit recourir à d'autres moyens que la surveillance des appels téléphoniques pour faire respecter l'interdiction d'utiliser le téléphone à des fins privées (p.ex. en prévoyant que les communications externes transitent par une centrale ou ne soient possibles qu'avec certains appareil).
Les données relatives aux appels téléphoniques privés relèvent de la sphère privée et ne doivent en principe pas être saisies. Si des indices concrets montrent qu'un collaborateur utilise son téléphone de manière abusive pour des conversations privées (il y a p. ex. suspicion légitime lorsque le montant des taxes téléphoniques d'un collaborateur est exagérément élevé ou qu'un abus est observé à plusieurs reprises), il faut avertir la personne concernée que des abus ont été constatés, en lui précisant que toutes les données relatives aux appels pourront à l'occasion être enregistrées et exploitées. Le collaborateur en cause doit avoir la possibilité de s'expliquer. L'employeur est tenu pour sa part de traiter de manière confidentielle les données privées qu'il a examinées. Il est à noter que l'enregistrement de données téléphoniques ne doit pas servir à surveiller le comportement des collaborateurs.
Conditions mises à une surveillance téléphonique
S'il n'existe pas de règlement sur l'usage du téléphone, il est difficile de savoir clairement comment celui-ci peut être utilisé. En l'absence de restriction expresse ou d'interdiction des appels privés sur le lieu de travail, le travailleur peut considérer que l'usage privé du téléphone est autorisé, dans les limites du raisonnable, et qu'aucune surveillance n'a été mise en place.
La question de savoir si le travailleur a le droit d'utiliser le téléphone à des fins privées dépend avant tout de la volonté de l'employeur (droit d'édicter des directives et des instructions, art. 321d CO). A noter que même si les appels privés sont interdits, cela n'inclut pas la réception des communications privées sur son lieu de travail.
Publier une directive sur l'utilisation du téléphone est la bonne démarche à suivre, même si ce n'est pas obligatoire, car ce type de règlement écrit assure la transparence et la sécurité juridique dans les relations entre l'employeur et le travailleur. En effet, un règlement communiqué oralement est tout aussi contraignant, mais, en cas de litige, il est difficile de fournir des preuves.
Selon le règlement d'utilisation, les communications privées peuvent être autorisées, limitées ou interdites. Pour limiter l'usage du téléphone, différents moyens sont possibles : on peut ainsi empêcher techniquement les appels internationaux ou bloquer certains numéros de téléphone, ou encore fixer des horaires pendant lesquels les appels privés sont autorisés. Un grand nombre d'entreprises prennent à leur compte le coût des appels privés de leurs employés jusqu'à un montant déterminé d'avance.
Si le règlement n'est pas obligatoire, l'employeur a en revanche le devoir d'informer les travailleurs d'une éventuelle surveillance dont leurs communications téléphoniques feraient l'objet, car celle-ci peut représenter une atteinte à la sphère privée des travailleurs (principe de la bonne foi, art. 6, al. 2, LPD). Cette information préalable concerne notamment le système de surveillance utilisé et le mode opératoire. Il faut que les travailleurs aient été préalablement informés de la possibilité de ces contrôles et de l'éventualité de sanctions si les contrôles signalent une utilisation abusive du téléphone.
Il faut les informer également, le cas échéant, qu'un système d'écoute des conversations est mis en place à des fins de contrôle de la performance ou de preuve et leur expliquer les conditions associées à ces contrôles. Il est également conseillé de préciser aux personnes concernées qui est responsable de la journalisation différenciée des appels ou de l'écoute des conversations, quelles sanctions concrètes peuvent être prises sur le plan du droit du travail et de quelle manière une action pénale peut être intentée en cas de soupçon. Enfin, il convient d'exposer les mécanismes permettant de différencier les appels privés des appels professionnels. Les droits d'accès, le contenu et la durée de conservation des données journalisées font aussi partie des informations à communiquer.
C'est pourquoi il est conseillé d'édicter un règlement sur la surveillance du téléphone, rédigé par écrit pour des raisons de transparence et de sécurité juridique, et qui sera joint au règlement concernant l'utilisation du téléphone en un même document.
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Dernière modification 19.06.2023