Accès à la messagerie d’un collaborateur ou d’une collaboratrice /

Accès à la messagerie

 Accès à la messagerie d’un collaborateur ou d’une collaboratrice en cas d’absence ou de résiliation des rapports de travail

• Arrêt du TF du 25 août 2021 (4A_518/2020)

  Accès par l’employeur 5 mois après le licenciement aux conversations privées sur le téléphone portable (conversations WhatsApp privées) et messagerie électronique professionnels

• Arrêt du TF du 21 octobre 2003 (4C.223/2003)

  L'employeur est en droit de licencier avec effet immédiat et sans avertissement préalable le salarié qui a dévié sur sa propre messagerie tout le courrier électronique de son supérieur hiérarchique à son insu

La question de l’accès à la messagerie du collaborateur ou de la collaboratrice donnent lieu à de nombreuses interrogations de la part des employeurs et des employés sur la manière de procéder correctement, sur plan juridique, quand il s’agit de bloquer des moyens informatiques comme un compte de messagerie électronique ou l’accès à un serveur une fois que quelqu’un a décidé de quitter son emploi ou se trouve absent.

De  manière générale, l’employeur a-t-il le droit de lire les messages électroniques de ses collaborateurs et collaboratrices ?

Il faut faire une distinction entre courriers électroniques privés et courriers électroniques professionnels.

Tout d’abord l’employeur a accès aux emails de ses employés lorsqu’ils utilisent les moyens de communication professionnels dans le cadre professionnel. Il dispose d’intérêts légitimes (sécurité, limiter les risques d’abus, organisation et planification du travail, contrôle des prestations et des affaires, etc.). Il peut le faire en respectant les principes de la protection des données, en particulier la proportionnalité et de la transparence ainsi que dans le respect du cadre prescrit par l’art. 26 OLT 3. 

En revanche, un employeur n’est pas autorisé à prendre connaissance du contenu d’un message privé qui doit être signalé (mention dans l’objet « Personnel » ou «Privé» ou stockage dans un répertoire intitulé « Personnel » ou « Privé ») ou reconnaissable en tant que tel (la nature privée d'un envoi peut aussi être déduite de l'adressage), sous réserve d’autres intérêts légitimes, par ex. en cas de soupçon d’infraction et ce, même si l’utilisation de la messagerie à des fins privées est interdite par le règlement ou les directives internes de l’entreprise.

Lorsque rien n’indique la nature (professionnelle ou privée) du courrier et que les éléments d’adressage ne permettent pas non plus de déterminer qu’il s’agit d’un courrier privé, l’entreprise part de l’idée qu’il s’agit d’un courrier de nature professionnelle. En cas de doute, l’employeur clarifie la question avec l’employé. Les expéditeurs, internes ou externes, doivent être expressément informés sur ce point.

En vue de mieux distinguer le courrier professionnel du courrier privé, l’entreprise pourra aussi décider que le courrier électronique de nature professionnelle soit envoyé avec des adresses fonctionnelles (info@) plutôt que nominatives (prenom.nom@).

En cas de litige, il appartient aux tribunaux d’apprécier la régularité et la proportionnalité de l’accès par l’employeur à la messagerie.

Dans quels cas un employeur peut-il accéder à la messagerie électronique d'un employé lorsque celui-ci est absent pour toute raison prévisible ou non ?

Dans un souci de transparence et de prévisibilité, nous recommandons à l’employeur d’élaborer un règlement interne précisant les droits et les devoirs de chacun quant à l’utilisation des outils informatiques. Cette démarche permet de prévenir les conflits et peut se révéler essentielle en cas de résiliation des rapports de travail ou d’absence de l’employé pour cause de maladie ou d’accident. La situation est ainsi clarifiée et l’employé se voit inciter à protéger sa sphère privée.    L’utilisation des outils informatiques devrait y être expliquée simplement et devrait être communiqué aux employés, par exemple par des formations internes afin que les choses soient claires pour tout le monde.

En résumé, nous préconisons la procédure suivante en ce qui concerne la gestion des messageries et des accès au serveur en cas de départs ou d’absences pour cause de maladie ou d’accident :

Accès à la messagerie électronique d'un employé qui a quitté l'entreprise  

Lorsqu'un employé quitte une entreprise, il doit, avant son départ, transférer à qui de droit les affaires et les courriers électroniques en suspens. 

Il certifie par une déclaration qu’il a remis à l’entreprise tous les documents de nature professionnelle. On doit lui offrir la possibilité de copier ses messages électroniques et autres documents privés sur un support privé, mais aussi de les effacer des serveurs de l’entreprise. Les éléments de nature professionnelle qui peuvent encore servir à l'entreprise ou qui sont en cours de traitement doivent être transmis au suppléant du collaborateur qui s'en va ou au supérieur compétent. 
Au plus tard le dernier jour de travail, les droits d’accès à sa messagerie électronique (comme du reste à ses autres comptes informatiques) sont supprimés et sa boîte de messagerie (comme tous les autres supports de données personnels), effacée. Les comptes seront supprimés après un certain temps. En cas de suspension ou de licenciement immédiats ou de décès du collaborateur, les données du compte sont aussitôt sécurisées et les droits d’accès supprimés, au plus tard le dernier jour de travail.

En cas de décès, le compte de courrier électronique du défunt sera immédiatement bloqué et les données seront sauvegardées.Les courriels et autres données privés seront ensuite triés selon le principe du double contrôle (en la présence de proches s’il s’agit d’un décès).Les personnes qui envoient un courriel au collaborateur après son départ reçoivent automatiquement un message leur annonçant la suppression de la messagerie et leur fournissant une adresse électronique à laquelle elles peuvent faire suivre leur message. Les courriels ne sont pas transférés automatiquement au sein de l’entreprise.

Accès à la messagerie électronique d'un employé lorsque celui-ci est absent pour maladie ou pour toute autre raison prévisible ou non ?

En cas d'absence prévisible (telle que vacances, congés ou service militaire), les collaborateurs devraient activer leur gestionnaire d'absence du bureau et rédiger un message qui sera envoyé en réponse à tout courrier entrant. Il est judicieux de ne pas rediriger automatiquement les emails reçus vers la messagerie du suppléant. En effet, il n’est, premièrement, pas possible de garantir que seuls les messages de nature professionnelle seront redirigés et, deuxièmement, l'expéditeur n'a pas les moyens d'éviter que son message soit redirigé. Le plus judicieux est donc de prévoir une réponse automatique d'absence du bureau dans laquelle le collaborateur indique l'adresse électronique à laquelle l’expéditeur peut transférer son message (au secrétariat ou à un suppléant, p.ex.), s’il désire le faire.

Afin de prévenir les problèmes qui peuvent survenir en cas d’absence pour cause de maladie ou d’accident, une suppléance doit être instaurée à temps. Si cette démarche n’a pas été entreprise et qu’il n’est pas possible d’attendre le retour du collaborateur, il convient de recourir au principe des quatre yeux (contrôle par deux personnes).

Les identifiants et les mots de passe sont confidentiels et ne doivent pas être transmis à l’employeur à moins d’un cas exceptionnel et en présence d’un motif justificatif, par exemple, si un employé absent détient sur son poste des informations indispensables à la poursuite de l’activité. Pour l’entreprise, il est conseillé de prévoir ses aspects dans un règlement, ainsi que de journaliser chaque accès au serveur mail de l’entreprise.

Le respect de ces principes contribue au bon déroulement du départ d’un collaborateur et prévient les problèmes qui peuvent découler d’une maladie ou d’un accident.

Dernière modification 11.05.2023