Conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD), toute personne peut demander au responsable du traitement si des données personnelles la concernant sont traitées, et peut – si nécessaire – les faire effacer ou rectifier. Ce droit d'accès permet à chacun de garder le contrôle des données récoltées à son sujet. Il est la clé qui permet à la personne concernée de faire valoir les droits que lui octroie la loi et de garantir la transparence du traitement. Chaque personne doit toutefois agir elle-même pour exercer ce droit.
Droit d’accès
Lorsque la personne concernée exerce son droit d’accès, la LPD dresse une énumération non exhaustive des informations qui doivent être communiquées dans tous les cas à la personne concernée. La personne concernée doit dans tous les cas recevoir des informations sur l’identité et les coordonnées du responsable du traitement. Par ailleurs, la personne concernée doit être informée des données personnelles traitées ainsi que de la finalité du traitement. Elle doit également être informée de la durée de conservation des données ou, si cela n’est pas possible, des critères pour fixer cette dernière. Elle reçoit également les renseignements disponibles sur l’origine des données, dans la mesure bien sûr où elle n’a pas fourni elle-même ces données, et est informée, le cas échéant, de l’existence d’une décision individuelle automatisée, ainsi que de la logique sur laquelle se fonde la décision. Enfin, il y a lieu d’indiquer également à la personne concernée les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données ont éventuellement été communiquées. Si les destinataires se trouvent à l’étranger, l’information doit spécifier l’Etat concerné et, le cas échéant, les garanties prévues ou l’application d’une des exceptions.
Les personnes faisant valoir leur droit d'accès, de rectification ou d'effacement de leurs données n'ont pas à motiver la demande auprès du responsable du traitement. En principe, le renseignement doit être fourni gratuitement dans un délai de 30 jours. Nous rendons attentif au fait que les demandes occasionnant des efforts disproportionnés peuvent occasionner des frais (d’un montant de 300 francs au maximum).
Dans certains cas, le droit d'accès peut être refusé, restreint ou différé notamment si des intérêts prépondérants privés ou publics s'y opposent. Dans un tel cas de figure, le responsable du traitement indique le motif pour lequel il refuse, restreint ou diffère la communication des informations. A noter que lorsqu'un organe fédéral vous oppose un refus ou n'accorde qu'un accès limité, celui-ci doit vous communiquer une décision susceptible de recours. La motivation doit permettre à la personne concernée de vérifier si la restriction de son droit d’accès est justifiée. La mise en œuvre procédurale des droits des personnes concernées est renforcée car la LPD prévoit désormais de faciliter l’accès à la justice par la suppression des frais judiciaires en procédure civile.
Comment procéder
Le PFPDT met à votre disposition des lettres-type qui vous aideront à formuler une demande de renseignements ou à demander la rectification ou l'effacement de données, à adapter selon vos besoins.
Pour les demandes de renseignements aux autorités cantonales et communales, veuillez vous adresser au préposé à la protection des données de votre canton.
La demande d'accès et la communication des renseignements demandés peuvent être faites par voie électronique (par ex. par courriel ou via formulaire Internet), pour autant que le responsable de traitement prenne des mesures adéquates afin d'assurer l'identification de la personne concernée, et de protéger ses données de tout accès de tiers non autorisés lors de la communication des renseignements. Bien entendu, vous pouvez également procéder à votre demande de renseignements ou d'effacement de données par courrier postal, en joignant la copie d'un document officiel (carte d'identité, permis de conduire, etc.). Vous pouvez en règle générale rendre illisibles les données qui ne sont pas indispensables à votre identification (par ex. taille, photo, numéro du document d'identité). En revanche, le nom et la date de naissance devraient rester lisible. Suivant les circonstances, il se peut que des données supplémentaires soient nécessaires pour l’identification d’une personne (p.ex. l’adresse). Le responsable du traitement ne peut du reste utiliser les données du document d'identité qu'à la seule fin de vous identifier.
Sans réponse dans les 30 jours, il vous reste la possibilité d'adresser une lettre recommandée. Si votre demande est urgente, par exemple, ou si vous devez remettre une preuve, il est judicieux de signer votre demande à la main et de l'envoyer par courrier recommandé, ou de la signer et de l'envoyer par un système électronique similaire.
Dernière modification 06.03.2024