Au cas où des tiers seraient engagés pour effectuer des enquêtes facultatives, la communication des données nécessaire à l’exécution des enquêtes doit se faire dans le respect du principe de la proportionnalité. Cela signifie que seules les données qui sont vraiment nécessaires pour l’exécution de l’enquête peuvent être communiquées. Cela présuppose que le mandant doit tout d’abord déterminer qui participera à l’enquête. La communication du fichier d’adresses intégral est disproportionnée.
Dans la pratique, l’exécution d’enquêtes est de plus en plus souvent confiée à des instituts externes. C’est ainsi qu’une compagnie d’assurance a mandaté l’année passée un institut pour effectuer un sondage auprès de ses assurés. Elle communiqua à cette fin à l’institut les adresses d’un grand nombre de ses assurés avec mention du nom du médecin traitant.
Un grand nombre de ces assurés ont été surpris et étonnés de recevoir du courrier d’un institut qu’ils ne connaissaient pas et qui contenait une information sensible, à savoir le nom de leur médecin traitant. Pour cette raison, ils se sont plaints auprès de nous.
Les principes généraux, applicables à la communication de données, stipulés dans la loi sur la protection des données – tels que le principe de la bonne foi, de proportionnalité, de finalité – sont toujours valables, même si le mandat est confié à un tiers, ce qui est en soi permis. La participation à une enquête est en règle générale facultative. L’assuré sélectionné doit donc avoir la possibilité – avant que ses données soient communiquées à un tiers – de refuser de participer et d’interdire ainsi la communication des données le concernant. Cela signifie que la compagnie d’assurance aurait dû contacter les assurés sélectionnés avant de communiquer les données à l’institut pour leur demander s’ils étaient d’accord de participer à l’enquête et s’ils consentaient à la communication des données nécessaires à l’enquête. Il s’agissait dans le cas précis non seulement de l’adresse de l’assuré, mais également d’une information sensible, à savoir le nom du médecin traitant qui pouvait éventuellement permettre de tirer certaines conclusions, notamment dans les cas où il s’agissait d’un médecin spécialiste tel qu’un oncologue ou un psychiatre. Il est d’autre part bien entendu que le caractère facultatif de l’enquête devait explicitement être mentionné autant sur la demande de consentement que sur le questionnaire même. Si la compagnie d’assurance avait procédé de la manière décrite, l’institut n’aurait reçu que les données des assurés qui étaient prêts à participer à l’enquête. Ils auraient également été les seuls à recevoir du courrier.
Il existe pourtant une méthode simple de demander le consentement des personnes concernées pour une telle enquête et de respecter ainsi le principe de la proportionnalité: la compagnie d’assurance envoie elle-même le questionnaire aux assurés, les informe en même temps de manière détaillée sur l’objectif de l’enquête ainsi que sur la démarche et leur demande de renvoyer le questionnaire directement à l’institut qui procédera alors au dépouillement anonyme des données.
[juillet 2003]