Établissement des faits concernant la gestion électronique du recrutement et les dossiers de candidature dans l’administration fédérale

Au cours de l’année sous revue, nous avons contrôlé les traitements de données effectués dans le cadre du processus de candidature auprès de l’administration fédérale. Notre établissement des faits a révélé que les données personnelles des candidats faisaient l’objet d’un traitement conforme à la protection des données, à quelques exceptions près, tant dans le système de gestion électronique du recrutement que sur papier.

Pour avoir une vue d’ensemble des traitements effectués par les services fédéraux dans le cadre du processus de recrutement, nous avons sélectionné un service par département, que nous avons ensuite soumis à un examen approfondi. Pour la sélection des services, nous nous sommes fondés sur leur taille et sur le nombre d’offres d’emplois publiées.

Après une analyse de la documentation et des réponses demandées, nous avons procédé à des inspections sur place. Sur la base des observations effectuées, nous avons envoyé à tous les services une constatation des faits et un rapport final. Dans nos rapports finaux, nous avons affirmé que le traitement des données dans le cadre du système de gestion électronique du recrutement s’opérait de façon globalement conforme à la protection des données. Nous avons identifié des possibilités d’amélioration, notamment dans le contrôle des autorisations d’accès et dans le règlement de la gestion des dossiers papier. Après avoir communiqué ces suggestions aux services concernés, nous avons clôturé nos examens.

Pour un service, nous avons émis une recommandation. Nous lui avons demandé de supprimer certaines données de candidats, car leur conservation n’était pas conforme au principe de proportionnalité, et parce qu’il n’existe aucune base légale pour un tel archivage. Le service concerné a rejeté notre recommandation et l’a transmise au département compétent.

Comme l’Office fédéral du personnel (OFPER) est responsable du système de gestion électronique du recrutement, nous avons étendu nos examens à cet office. Au cours de deux réunions, nous avons examiné diverses possibilités d’amélioration, par exemple la possibilité pour le candidat de supprimer son propre dossier. L’OFPER procédera dans le système aux adaptations des points que nous avons critiqués. Nous vérifierons lors d’un contrôle ultérieur que ces améliorations ont bien été introduites.

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