Procédure de médiation

Dans un deuxième temps, et uniquement si le demandeur ou un tiers concerné conteste la réponse de l'autorité en déposant une demande en médiation, le PFPDT ouvre une procédure de médiation et cherche à amener les parties concernées à trouver un accord. Si la médiation n’aboutit pas, le PFPDT doit émettre une recommandation.

Demande en médiation

Une demande en médiation peut être déposée auprès du PFPDT lorsque l’autorité a communiqué au demandeur sa position définitive quant à la demande d’accès et que le demandeur conteste cette position.

Une demande en médiation peut également être déposée par un tiers consulté par l'autorité lorsque malgré son opposition l'autorité entend tout de même accorder l’accès à un document. Les tiers concernés peuvent être aussi bien des personnes physiques que des personnes morales dont les données figurent dans le document demandé et dont la sphère privée pourrait être atteinte par une divulgation.

La demande en médiation doit être déposée par écrit et n'est soumise à aucune forme particulière. Elle doit être déposée dans les 20 jours suivant la réception de la réponse de l'autorité ou avant l'expiration du délai prescrit pour la réponse. Si la demande est déposée trop tard, le PFPDT n'entre pas en matière sur la demande en médiation.

Modèles de formulaires

Médiation

Il s’agit d’une procédure informelle dont le but est de trouver un accord entre les parties et éviter l’ouverture d’une procédure judiciaire. La procédure de médiation est gratuite.

Le PFPDT convoque le demandeur et l'autorité à une séance de médiation. L’affaire est classée si un accord est trouvé ou que le demandeur retire sa demande. Si aucun accord n'est trouvé, le PFPDT établit une recommandation écrite. Il peut également décider de mener la procédure exclusivement par écrit, c'est-à-dire sans séance de médiation, et d'établir directement une recommandation.

Droit du PFPDT d’obtenir des renseignements et de consulter les documents

Pour que le PFPDT puisse se faire une image complète d’une situation et conduire une procédure de manière efficace, la loi sur la transparence lui accorde un droit d’accès illimité aux documents officiels qui ont un lien avec la demande en médiation qu’il traite. Ce principe s’applique également aux documents qui sont classifiés secret.

Pouvoir d’examen du PFPDT

Le PFPDT examine, d’une part, si l’autorité a correctement appliqué le droit s’agissant de la notion de document officiel, des exceptions au droit d’accès et des dispositions relatives à la protection des données. D’autre part, dans les domaines où la loi sur la transparence confère à l’autorité une certaine marge d’appréciation (par ex. sur les modalités de consultation des documents), il examine si la solution choisie est adéquate et proportionnée aux circonstances du cas d’espèce. Le PFPDT se prononce uniquement sur la question de l’accès aux documents officiels. Il ne se prononce pas sur l’exhaustivité ou l’exactitude du contenu d’un document.

Établissement d’une recommandation

La recommandation est établie par écrit et s’adresse au demandeur, à l’autorité et, le cas échéant, aux tiers concernés. Elle contient une appréciation de la situation juridique et une recommandation à l’attention des parties sur suite à donner au litige. La recommandation indique aux participants les voies de droit possibles si elles ne partagent pas l’appréciation du PFPDT.

Recommandations selon la LTrans

Accès aux documents officiels

Prononcé d’une décision par une autorité

Dans un troisième temps, l’autorité responsable rend une décision dans les cas suivants :

si le demandeur ou un éventuel tiers concerné n’est pas d’accord avec la recommandation du PFPDT et que l’un d’entre eux demande à l’autorité de rendre une décision
si elle n’est pas d’accord avec la recommandation du PFPDT ; dans ce cas, elle doit prononcer sa décision spontanément.

Le prononcé d’une décision est nécessaire pour que les parties puissent ouvrir une procédure judiciaire et faire trancher leur litige par un tribunal.

Dépôt d’un recours devant un tribunal

Les décisions des autorités peuvent faire l’objet d’un recours devant le Tribunal administratif fédéral.

Les arrêts du Tribunal administratif fédéral peuvent faire l’objet d’un recours devant le Tribunal fédéral.