Lettres-type pour une demande d’accès

Selon la loi fédérale sur le principe de la transparence dans l’administration (loi sur la transparence, LTrans), depuis le 1er juillet 2006 toute personne a le droit d’avoir accès aux documents officiels émanant de l’administration fédérale. La loi règle en détail quels documents sont exclus de ce droit et comment il faut procéder pour obtenir l’accès. Le PFPDT met à disposition deux lettres types afin de faciliter le dépôt des demandes d’accès. L’utilisation de ces lettres est toutefois facultative.

Vous pouvez présenter votre demande d’accès oralement (par téléphone ou en vous rendant sur place) ou par écrit (lettre, télécopie ou courriel). Vous n’êtes pas tenu de la motiver. Seuls sont accessibles les documents officiels qui ont été établis à partir de la date d’entrée en vigueur de la loi sur la transparence, c’est-à-dire à partir du 1er juillet 2006.

La demande d’accès à un document officiel doit être formulée de telle manière que l’autorité puisse identifier le document auquel vous souhaitez avoir accès. Il est donc important que vous donniez le plus de renseignements possibles concernant ce document (date d’établissement ou de publication, titre, numéro de référence, période à laquelle il a été publié, contexte particulier dans lequel il a été établi, domaine dont il traite, autorité qui l’a établi ou qui l’a reçu, autres autorités concernées, etc.).

Vous pouvez aussi prendre contact préalablement avec l’autorité compétente et lui demander de vous fournir des informations concernant les documents dont elle dispose. Elle peut vous demander de préciser votre demande sur la base, notamment, de ces informations complémentaires.

L’autorité prend position sur la demande d’accès dans un délai de 20 jours. Si toutefois elle prolonge ce délai, elle en informe la personne qui a déposé la demande.

L’accès aux documents donne lieu au paiement d’un émolument. Toutefois, les frais inférieurs à 100 francs ne sont pas facturés. Si l’autorité s’attend à ce que les coûts dépassent 100 francs, elle vous informe du montant prévisible de l’émolument. Vous devez alors confirmer votre demande avant qu’elle ne soit traitée.

Veuillez procéder de la façon suivante:

1. Enregistrez la lettre type sur votre ordinateur.

2. Complétez celle-ci. Les champs à remplir sont marqués par des pointillés. Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires. Les données fournies dans la demande servent exclusivement au traitement de cette dernière.

3. Imprimez la lettre, signez-la et envoyez-la à l’office compétent par poste, par télécopie ou par courriel. Vous trouverez une liste des autorités sous le lien suivant:

Le formulaire-type de l'Office fédéral de la Justice est aussi à disposition:

https://www.edoeb.admin.ch/content/edoeb/fr/home/principe-de-la-transparence/documentation---outil-de-travail/modeles-de-formulaire/lettres-type-pour-une-demande-dacces.html