Courrier postal et électronique

L'employeur a-t-il le droit de lire les messages électroniques de ses collaborateurs?

L'employeur n'a pas le droit de lire les messages électroniques privés de ses collaborateurs lorsqu'ils sont signalés ou reconnaissables comme tels, même lorsque le règlement d'utilisation interdit l'usage privé de la messagerie. Il a le droit de contrôler si l'interdiction est bien respectée, mais en se basant uniquement sur les éléments d'adressage. Il n'a pas le droit de surveiller les messages électroniques de manière systématique au moyen de programmes espions (Content Scanner).

L'employeur a par contre le droit de procéder à une surveillance des prestations et à un contrôle des affaires. Une évaluation systématique des messages de nature professionnelle ou non signalés comme privés doit toutefois être justifiée ; elle doit en outre respecter le principe de la proportionnalité et être annoncée préalablement aux employés.

Où se situe la limite entre courrier professionnel et courrier privé (qu'il s'agisse de courrier électronique ou de courrier postal) ?

Un certain nombre d'éléments permettent de déterminer si une lettre, un colis ou un message électronique est de nature privée : la lettre, le colis ou le message peut comporter une mention explicite signalant qu'il s'agit d'un envoi privé. La nature privée d'un envoi peut aussi être déduite de l'adressage ; toutefois, le fait que le nom de la personne figure avant le nom de l'entreprise, sur une lettre, ne suffit pas pour déterminer que l'envoi est de nature privée : il faut qu'il y ait expressément une mention telle que « Personnel », « Privé » ou « c/o ». Lorsque des caractéristiques telles que la couleur ou les dimensions de la lettre indiquent clairement qu'il s'agit d'une lettre privée, celle-ci doit être transmise à la personne concernée sans être ouverte. En cas de doute, il faut transmettre la lettre sans l'ouvrir (en l'accompagnant éventuellement d'une note).

Dans le cas des messages électroniques, il est généralement plus difficile de déterminer d'emblée si un message est de nature privée ou non. La règle précitée s'applique aussi dans un tel cas : s'il y a doute sur la nature d'un message, il ne faut pas le lire, car le courrier privé jouit d'une protection illimitée (secret postal), mais rendre le destinataire attentif au problème et lui demander si le courrier en question est de nature privée ou non.

Dans quels cas l'employeur a-t-il un droit d'accès à la messagerie électronique d'un employé qui a quitté l'entreprise ?

Lorsqu'un employé quitte une entreprise, il doit avoir la possibilité d'emporter tous les éléments privés se trouvant dans sa messagerie (à l'instar de toutes ses autres données personnelles). Les éléments de nature professionnelle qui peuvent encore servir à l'entreprise ou qui sont en cours de traitement doivent être transmis au suppléant du collaborateur qui s'en va ou au supérieur compétent. A la fin du dernier jour de travail de l'employé, sa messagerie doit être vidée et bloquée.

Dans quels cas un employeur a-t-il un droit d'accès à la messagerie électronique d'un employé lorsque celui-ci est absent pour maladie ou pour toute autre raison prévisible ou non ?

Il est conseillé de désigner pour chaque collaborateur un suppléant qui aura un droit d'accès limité à la messagerie de ce dernier (les éléments privés de la messagerie devront être exclus de ce droit d'accès). En cas d'absence prévisible, les collaborateurs peuvent activer leur gestionnaire d'absence du bureau et rédiger un message qui sera envoyé en réponse à tout courrier entrant. Ils peuvent aussi définir une règle permettant de rediriger automatiquement les messages vers la messagerie du suppléant. Cette dernière mesure pose toutefois un problème du fait que, premièrement, il n'est pas possible de garantir que seuls les messages de nature professionnelle seront redirigés et que, deuxièmement, l'expéditeur n'a pas les moyens d'éviter que son message soit redirigé. Le plus judicieux est donc de prévoir une réponse automatique d'absence du bureau dans laquelle le collaborateur indique l'adresse électronique de son suppléant. L'expéditeur peut alors choisir de transférer son message au suppléant ou non.

Il serait judicieux de s'interroger en outre sur l'opportunité de créer une adresse électronique liée à la fonction (vente@entreprise.ch) en sus de l'adresse personnelle (jean.dupont@entreprise.ch). Une telle solution présente plusieurs avantages : premièrement, on voit immédiatement que les messages envoyés à cette adresse sont de nature professionnelle et, deuxièmement, les absences et les mutations de personnel n'ont aucune incidence sur le trafic des messages électroniques, dans la mesure où seule une personne donnée manque au sein de l'entreprise mais non sa fonction.

Dans quels cas le secrétariat a-t-il le droit, dans une entreprise ou une administration, d'ouvrir le courrier d'un collaborateur ?

Le secrétariat a le droit d'ouvrir le courrier de nature professionnelle. Le courrier privé qui est adressé à un collaborateur à son lieu de travail fait l'objet d'une protection illimitée. Il va de soi que la nature privée d'une lettre ou d'un colis doit être visible d'emblée.
Un certain nombre d'éléments permettent de déterminer si une lettre ou un colis est de nature privée : la lettre ou le colis peut comporter une mention explicite signalant qu'il s'agit d'un envoi privé. La nature privée d'un envoi peut aussi être déduite de l'adressage (Jean Dupont, c/o Entreprise SA) ; toutefois, le fait que le nom de la personne figure avant le nom de l'entreprise, sur une lettre, ne suffit pas pour déterminer que l'envoi est de nature privée : il faut qu'il y ait expressément une mention telle que « Personnel », « Privé » ou « c/o ». Lorsque des caractéristiques telles que la couleur ou les dimensions de la lettre indiquent clairement qu'il s'agit d'une lettre privée, celle-ci doit être transmise à la personne concernée sans être ouverte. En cas de doute, il faut transmettre la lettre sans l'ouvrir (en l'accompagnant éventuellement d'une note).

Combien de temps l'employeur peut-il / doit-il conserver le courrier électronique de ses employés?

La durée de conservation du courrier électronique n'est pas réglée par la loi. Les règles relatives aux documents commerciaux traditionnels s'appliquent cependant par analogie : s'il s'agit de documents comptables, leur conservation doit être assurée pendant 10 ans. Sinon, la durée de conservation se règle conformément aux principes de la bonne foi et de la proportionnalité énoncés à l'art. 4, al. 2 et 3, de la loi sur la protection des données (LPD). Aussitôt qu'un document a rempli son rôle, il doit être détruit ou, le cas échéant, archivé.

Les collaborateurs du service informatique peuvent-ils accéder sans autre aux emails de l’entreprise?

L’informaticien ne peut pas s’arroger sans autre le «droit» d’accéder à des fichiers privés ou personnels à l’intérieur d’une entreprise. Autrement dit, la possibilité technique d’accéder à des fichiers ne signifie pas automatiquement qu’on en ait le droit. Au contraire, l’informaticien est tenu à un devoir de loyauté vis-à-vis de l’employeur et au respect de la confidentialité des informations. Il doit notamment respecter les exigences de la LPD, en particulier le principe de la licéité, de la bonne foi et de la finalité. Uniquement dans des cas exceptionnels et en présence d’un motif justificatif, les informaticiens peuvent être autorisés à accéder à de telles informations.

Pour l’entreprise il est conseillé d’établir un règlement à l’attention des informaticiens, allant dans le sens de ces considérations, ainsi que de journaliser chaque accès au serveur mail et aux d’autres banques de données sensibles à l’intérieur de l’entreprise.

L’accès des collaborateurs du service informatique aux emails en violation des règles susmentionnées constitue une violation illicite de la sphère privée des personnes concernées. La loi fédérale sur la protection des données sanctionne ce type de comportement sur le plan civil et, le cas échéant, pénal. Les personnes lésées peuvent faire valoir leurs prétentions civiles devant le juge du travail selon une procédure simple, rapide et gratuite.

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