Le diverse fasi del rapporto di lavoro

Quali sono i dati che il datore di lavoro è autorizzato a trattare? Come deve procedere?

Basi legali

Nelle relazioni di lavoro rette dal diritto privato, il datore di lavoro tratta una mole notevole di dati personali dei suoi impiegati durante le varie tappe della sua relazione lavorativa con l’impiegato, dalla procedura di selezione dei candidati che si conclude con l’assunzione fino alla fine del rapporto di lavoro. Egli è tuttavia tenuto nel contempo a proteggere e a rispettare la personalità dei suoi impiegati.

Durante la procedura di selezione dei candidati (dossier di candidatura e colloquio):

Il datore di lavoro può trattare dati concernenti i candidati allo scopo di valutare la loro idoneità a occupare il posto.

Dossier di candidatura e colloquio

Il datore di lavoro può chiedere al candidato soltanto i dati di cui necessita per stabilire se quest’ultimo soddisfa le esigenze del posto in questione, tenuto conto delle caratteristiche dell’impresa. Di conseguenza possono essere richiesti soltanto i documenti e le informazioni destinati a verificare la capacità del candidato di soddisfare tali esigenze. Se l’impiego a concorso riguarda un posto di cassiere, ad esempio, il datore di lavoro può chiedere al candidato se è già stato condannato per abuso di fiducia. Sarebbe tuttavia eccessivo interrogare sistematicamente i candidati sui loro precedenti giudiziari.

Während des ArbeitsverhältnissesLe domande concernenti la formazione, il percorso e le prospettive professionali sono in genere autorizzate. Per contro le domande relative al reddito, a un eventuale indebitamento, a malattie esistenti o a un’eventuale gravidanza in corso sono ammesse soltanto se ragioni particolari lo richiedono in vista del posto da occupare. Le domande riguardanti l’origine, l’appartenenza a una società o a un’associazione (p. es. sindacato), la religione, le convinzioni filosofiche o politiche sono ammesse soltanto se s’impongono in considerazione dell’«ideologia» dell’impresa.

Se vuole raccogliere informazioni presso terzi – ad esempio presso il datore di lavoro attuale o precedente – il potenziale datore di lavoro deve ottenere il previo consenso del candidato. Ovviamente l’attuale o il precedente datore di lavoro non può dare alcuna informazione al nuovo datore di lavoro senza il consenso del suo impiegato o ex impiegato. Le informazioni comunicate devono inoltre riguardare esclusivamente i dati determinanti per l’attività interessata (p. es. prestazioni e comportamento dell’impiegato presso il suo luogo di lavoro). Il datore di lavoro attuale o quello precedente non può autorizzare la consultazione del dossier personale del suo impiegato o ex impiegato, né comunicare le condizioni del suo contratto di lavoro poiché questo genere di informazioni può indebolire notevolmente la posizione del candidato.

Il dossier di candidatura può essere consultato soltanto da persone autorizzate ossia, in generale, dal servizio del personale o dal superiore gerarchico.

Conclusa la procedura di selezione

I documenti inviati dalle persone la cui candidatura è stata scartata devono essere restituiti e, di principio, le eventuali copie distrutte eccetto che motivi legittimi ne giustifichino la conservazione. Il datore di lavoro può conservare unicamente i documenti che gli appartengono, ossia le lettere di candidatura, i questionari del personale e le informazioni raccolte in seguito a richieste referenziali che saranno poi distrutte. Con il consenso del candidato questi documenti possono essere conservati per un periodo stabilito in anticipo, nell’ipotesi di una loro possibile riutilizzazione a breve termine. In taluni casi è addirittura pensabile che siano conservati senza l’accordo dell’interessato, qualora interessi preponderanti dell’impresa lo esigano e la persona interessata ne sia informata.

Durante il rapporto dilavoro:

Un dossier personale è tenuto per ciascun impiegato durante l’intera durata del rapporto di lavoro. Tale dossier deve contenere unicamente i dati indispensabili all’esecuzione del contratto di lavoro. I principali documenti e dati contenuti nei dossier del personale sono segnatamente le coordinate e l’indirizzo della persona interessata, il dossier di candidatura, le referenze chieste riguardo al candidato, i risultati di eventuali test che egli ha svolto nel quadro della procedura di assunzione, il contratto di lavoro, le informazioni riguardanti le assenze e le vacanze, i dati sul salario e le assicurazioni, le valutazioni, la formazione continua e la pianificazione della carriera, le misure disciplinari (ammonimento, biasimo, multa), la corrispondenza tra l’impiegato e il datore di lavoro, le osservazioni redatte a seguito di eventi particolari, gli estratti dei registri e i certificati medici. Occorre aggiornare regolarmente i dossier del personale eliminandovi i documenti inutili. I dati contenuti in questi dossier devono essere trattati unicamente dal servizio del personale ed essere accessibili soltanto ai servizi autorizzati a utilizzarli in base alle funzioni che essi esercitano.

I dati personali devono essere accessibili unicamente alle persone che sono abilitate a conoscerli in ragione delle loro funzioni o missioni. Gli accessi devono essere documentati dalle imprese e tracciabili.

Di regola il datore di lavoro non può comunicare alcun dato personale – p. es. l’informazione sul reddito degli impiegati a prestatori (datori di lavoro) o a organismi di credito – a terzi senza il consenso della persona interessata salvo se ne sia obbligato per legge. Lo stesso vale quando un altro organo di uno stesso gruppo di imprese o, se vi è stata una disdetta del contratto di lavoro, un potenziale datore di lavoro vogliano ottenere informazioni sull’impiegato. Le informazioni sullo stato di salute dell’impiegato sottostanno al segreto medico; il medico ha quindi l’obbligo di tenere segrete le informazioni che gli sono trasmesse o di cui è giunto a conoscenza nel quadro della sua attività professionale. Può comunicare i dati di un suo paziente a terzi unicamente se il paziente lo libera dal segreto medico o se la legge lo consente. Questo vale parimenti nei confronti del datore di lavoro di una persona malata nel caso in cui l’esame medico è svolto dal medico dell’impresa.

Dopo la fine dei rapporti di lavoro:

Quando l’impiego finisce possono essere conservati soltanto dati indispensabili, ad esempio quelli che devono essere conservati per legge (p. es. dati contabili, sociali o fiscali) o la cui conservazione è nell’interesse dell’impiegato (p. es. documenti necessari per la redazione di un certificato). Possono inoltre essere conservati i dati di cui il datore di lavoro necessita nell’ambito di una lite pendente. La durata di conservazione è definita caso per caso in funzione della categoria di dati. In genere è fissata da 5 a 10 anni secondo quanto prescrive la legge. Negli altri casi i dati vanno distrutti appena la loro conservazione non è più richiesta. L’impiegato conserva il suo diritto d’accesso di cui all’articolo 25 della legge federale sulla protezione dei dati (LPD) anche se il rapporto di lavoro è terminato.