Sorveglianza telefonica sul luogo di lavoro

Sul posto di lavoro, il telefono fa parte dei mezzi di comunicazione più usuali. Spesso viene utilizzato non solo per scopi professionali ma anche privati. Per quanto concerne la sorveglianza telefonica, il datore di lavoro è tenuto a rispettare un certo numero di condizioni.

Oggetto di una sorveglianza telefonica sul posto di lavoro e pretese giuridiche
Quadro legale e condizioni per la sorveglianza telefonica sul luogo di lavoro

Oggetto di una sorveglianza telefonica sul posto di lavoro e pretese giuridiche

Oggetto di una sorveglianza telefonica

Conversazioni private

Il datore di lavoro non è autorizzato ad ascoltare o registrare le conversazioni private dei suoi lavoratori. Una simile sorveglianza non è necessaria all’esecuzione del contratto di lavoro (art. 328b del Codice delle obbligazioni [CO]), costituisce una lesione della personalità del lavoratore (art. 328 CO; art. 26 dell’ordinanza 3 concernente la legge sul lavoro) e può essere oggetto di perseguimento penale (art. 179bis del Codice penale [CP]).
Se è necessario raccogliere prove nell’ambito di un perseguimento penale, ciò può avvenire soltanto su ordine delle autorità competenti. Sono riservate le situazioni in cui vige lo stato di necessità (Art. 18 CPS). Anche in tal caso il datore di lavoro deve però far capo alle autorità competenti per un'eventuale continuazione della sorveglianza.

Conversazioni professionali

L’ascolto e la registrazione di conversazioni professionali da parte del datore di lavoro sono ammessi per gli scopi seguenti: per il controllo delle prestazioni e della qualità, per scopi di formazione e per motivi di sicurezza (cfr. le spiegazioni «Sorveglianza dei lavoratori: quadro legale e condizioni per la sorveglianza telefonica sul luogo di lavoro»).
Il CP prevede come condizione per l’ascolto o la registrazione delle conversazioni l’assenso di tutti gli interlocutori (art. 179bis CP). A tale scopo, le persone la cui conversazione è registrata o ascoltata da terzi devono esserne informate chiaramente e tempestivamente e avervi acconsentito.

L’informazione preventiva delle persone interessate permette inoltre di evitare l’ascolto o la registrazione di conversazioni private. Non è indispensabile informare prima di ogni conversazione telefonica, a condizione che l’ascolto o la registrazione avvenga in modo sistematico e che i partecipanti alla conversazione ne siano già stati informati in modo chiaro. Questa soluzione si presta ad esempio in alcuni settori bancari in cui questioni giuridiche devono essere discusse per telefono. Raccomandiamo di menzionare l’esistenza di un sistema di ascolto e registrazione nei contratti di lavoro e nelle condizioni generali destinate alla clientela.

Un’altra soluzione consiste nell’informare i lavoratori mediante una clausola del contratto di lavoro e prevedere un messaggio preregistrato per informare invece gli interlocutori che non vi sottostanno. Per i casi in cui alla conversazione partecipano sia clienti informati mediante contratto sia quelli che non lo sono, per i primi si può partire dal presupposto che sono stati informati contrattualmente, mentre per i secondi occorre prevedere un’informazione orale prima di ogni conversazione.

L’ascolto e la registrazione occasionali di conversazioni di terzi sono ammessi nell’ambito di attività di una helpline. In linea di principio i lavoratori devono essere informati per mezzo di un segnale ottico o acustico ogni volta che la conversazione è ascoltata. Se l’ascolto o la registrazione avviene a scopo di controllo della qualità e dell’efficacia della formazione interna, un’informazione che si limiti a indicare i periodi della sorveglianza non è incompatibile con la protezione della personalità. In questo caso i lavoratori devono essere informati tempestivamente e in modo chiaro dei periodi in cui le chiamate telefoniche potrebbero essere sorvegliate, ad esempio mediante una comunicazione sul sito Intranet aziendale. Il principio della proporzionalità e la protezione della personalità e della salute sul luogo di lavoro esigono che la durata di questo periodo e la frequenza con cui ricorrono simili sorveglianze siano proporzionate allo scopo. Resta valido l’obbligo di informare gli altri interlocutori (ad es. con un messaggio preregistrato che si attiva all’inizio della conversazione).

La registrazione di chiamate d’emergenza effettuate a servizi di assistenza, di salvataggio o di sicurezza non è punibile, né tantomeno la registrazione di conversazioni telefoniche vertenti su ordinazioni, mandati, prenotazioni od operazioni commerciali analoghe nell’ambito di una relazione d’affari (art. 179quinquies CP).

Sorveglianza dei metadati

Di norma il datore di lavoro può avere l’esigenza di sorvegliare metadati per verificare il rispetto del regolamento interno oppure per fatturare costi a carico dei dipendenti o dei clienti.

È lecito sorvegliare in modo continuo i dati tecnici relativi all’uso del telefono. La sorveglianza verte sui dati seguenti: numero intero delle chiamate in entrata, prefisso delle chiamate in uscita per scopi privati (non numero intero), numero intero delle chiamate in uscita per scopi professionali, data e ora della chiamata, durata e costo della chiamata, tipo di collegamento (rete fissa o mobile), tariffa applicabile (collegamento nazionale o internazionale, incl. indicazione del Paese estero in questione).

I metadati concernenti le comunicazioni telefoniche possono essere conservati al massimo per sei mesi.

Sorveglianza in caso di infrazione

Se ha buoni motivi per supporre che un’infrazione è stata o sarà commessa per telefono, il datore di lavoro può registrare i metadati legati all’uso di un telefono. I sospetti possono avere origine in comportamenti che, a prescindere da un inadempimento del contratto di lavoro o dal mancato rispetto del regolamento interno sull’uso del telefono, costituiscono un’infrazione, ad esempio in quanto rappresentano un attacco alla reputazione del datore di lavoro o un caso di molestia sessuale sul luogo di lavoro (art. 198 CP).
L’autorità di perseguimento penale è competente per ordinare la sorveglianza del contenuto di conversazioni al fine di raccogliere prove o confermare un sospetto. Il datore di lavoro non può ascoltare o registrare conversazioni telefoniche di propria iniziativa. Le autorità di perseguimento penale competenti ordinano una sorveglianza dopo aver valutato gli interessi in gioco e aver constatato l’esistenza di un interesse privato o pubblico preponderante. Il datore di lavoro deve garantire la confidenzialità delle informazioni scaturite dalla sorveglianza nei confronti di terzi, soprattutto degli altri dipendenti. Sono fatte salve le sanzioni previste dal diritto del lavoro in caso di infrazione del regolamento interno per l’uso del telefono.

Pretese giuridiche del lavoratore in caso di sorveglianza illecita

Se non rispetta le regole e condizioni relative alla sorveglianza telefonica, il datore di lavoro può essere citato in giudizio per lesione illecita della personalità (art. 32 e 41 della legge federale sulla protezione dei dati).
Il lavoratore fa valere le sue pretese (constatazione del carattere illecito, risarcimento dei danni ecc.) nei confronti del datore di lavoro. Se questi non vi dà seguito, il lavoratore può adire il giudice del lavoro.
In caso di sorveglianza abusiva, il datore di lavoro può essere passibile anche di sanzioni penali, ad esempio in caso di ascolto o registrazione di una conversazione tra terzi (art. 179bis CP).

Quadro legale e condizioni per la sorveglianza telefonica sul luogo di lavoro

Sul posto di lavoro, il telefono fa parte dei mezzi di comunicazione più usuali. Spesso viene utilizzato non solo per scopi professionali ma anche privati. Per quanto concerne la sorveglianza telefonica, il datore di lavoro è tenuto a rispettare un certo numero di condizioni.

Quadro legale

L'uso dei telefoni sul posto di lavoro solleva una serie di questioni, in particolare se i datori di lavoro possano o meno monitorarli ai fini del controllo delle prestazioni, della garanzia di qualità o della formazione. Oltre a prevedere l’informazione delle persone interessate, tale misura deve rispettare i principi generali della protezione dei dati e le disposizioni dell'ordinanza 3 concernente la legge sul lavoro [OLL 3]. Inoltre, il Codice delle obbligazioni [CO] prevede espressamente che il datore di lavoro sia tenuto a tutelare e rispettare la personalità del lavoratore, in particolare la sua sfera privata (art. 328 CO).

Da parte sua, il lavoratore deve eseguire con diligenza il lavoro assegnatogli e salvaguardare con fedeltà gli interessi legittimi del datore di lavoro (art. 321a CO). L'uso di sistemi di sorveglianza per controllare il rispetto delle regolamento sull’uso del telefono può costituire una violazione della privacy del lavoratore se non vengono rispettate determinate condizioni (art. 26 OLL 3).
Il datore di lavoro deve adottare le misure tecniche e organizzative necessarie per evitare il trattamento illecito dei dati relativi alle comunicazioni telefoniche. In particolare provvede a garantire la confidenzialità, la disponibilità e l'integrità dei dati (art. 3 dell'ordinanza sulla protezione dei dati [OPDa]). Il lavoratore può chiedere in qualsiasi momento al suo datore di lavoro se i dati che lo riguardano vengono elaborati e, in caso affermativo, quali dati e per quale scopo (art. 25 della legge federale sulla protezione dei dati [LPD]).

In generale, per rispondere alla domanda se un datore di lavoro possa controllare l’eventuale utilizzo del telefono da parte dei lavoratori per scopi privati, va ricordato che una conversazione telefonica può essere registrata solo nell'ambito di un controllo delle prestazioni o per motivi di sicurezza e che la persona interessata deve comunque essere informata per tempo e in modo chiaro prima della registrazione (ad esempio, mediante un segnale visivo o acustico). Il datore di lavoro deve utilizzare mezzi diversi dalla sorveglianza delle chiamate telefoniche per far rispettare il divieto di utilizzo del telefono privato (ad esempio assicurando che le chiamate esterne siano instradate attraverso un'unità centrale o siano possibili solo con determinati dispositivi).

I dati relativi alle telefonate private rientrano nell’ambito della privacy e, in linea di principio, non dovrebbero essere raccolti. Se ci sono indizi concreti che un dipendente utilizza in modo improprio il suo telefono per conversazioni private (ad esempio, nel caso di un sospetto legittimo scaturito dalle tariffe telefoniche di un dipendente irragionevolmente alte o dall’osservazione ripetuta di un uso improprio), bisogna informare la persona interessata e comunicarle che tutti i dati delle chiamate possono essere registrati e valutati. Al dipendente in questione deve essere data la possibilità di fornire spiegazioni. Il datore di lavoro è tenuto a trattare i dati privati che ha esaminato come riservati. Va inoltre ricordato che la registrazione dei dati telefonici non deve essere utilizzata per monitorare il comportamento dei dipendenti.

Condizioni per la sorveglianza telefonica

Se non ci sono regolamenti sull'uso del telefono, non è chiaro quali regole si applichino al riguardo e, in assenza di restrizioni o divieti espliciti di chiamate private sul posto di lavoro, il lavoratore può presumere che l'uso privato del telefono sia consentito, entro certi limiti, e che non sia quindi sorvegliato.

Il diritto del dipendente di utilizzare il telefono per scopi privati dipende principalmente dalla volontà del datore di lavoro (diritto di stabilire direttive e istruzioni, art. 321d CO). Va notato che il divieto di effettuare chiamate private sul luogo di lavoro non riguarda anche la ricezione delle medesime.

Nonostante non sia obbligatorio, è buona pratica pubblicare una direttiva sull'uso del telefono, in quanto questo tipo di regolamento scritto garantisce trasparenza e certezza del diritto nel rapporto tra datore di lavoro e dipendente. Una regola comunicata oralmente è altrettanto vincolante, ma in caso di controversia è difficile fornirne la prova.

Secondo il regolamento d’uso, le chiamate private possono essere consentite, limitate o vietate. Esistono vari modi per limitare l'uso del telefono: si possono ad esempio impedire tecnicamente le chiamate internazionali o bloccare determinati numeri di telefono, oppure stabilire orari in cui sono consentite le chiamate private dei lavoratori, di cui peraltro molte aziende coprono i costi fino a un importo predeterminato.

Sebbene il regolamento non sia obbligatorio, il datore di lavoro ha il dovere di informare i propri impiegati in merito a qualsiasi sorveglianza delle loro comunicazioni telefoniche, in quanto ciò può costituire una violazione della loro privacy (principio della buona fede, art. 6, cpv. 2, LPD). Queste informazioni preliminari riguardano in particolare il sistema di sorveglianza utilizzato e il modus operandi. I lavoratori devono essere informati in anticipo della possibilità di tale monitoraggio e delle sanzioni previste qualora questi riveli un uso improprio del telefono.

Essi devono anche essere informati, se necessario, riguardo all’utilizzo delle intercettazioni a fini probatori o di monitoraggio delle prestazioni e messi al corrente delle condizioni associate alla sorveglianza. È inoltre consigliabile informare le persone interessate su chi è responsabile della registrazione differenziata delle chiamate o delle intercettazioni, su quali sanzioni concrete possono essere adottate in termini di diritto del lavoro e su come può essere avviato un procedimento penale in caso di sospetto. Infine, devono essere illustrati i meccanismi di differenziazione tra chiamate private e commerciali, così come i diritti di accesso, il contenuto e il periodo di conservazione dei dati registrati.

Sulla base di queste considerazioni, per motivi di trasparenza e di certezza giuridica, è consigliabile redigere un regolamento in forma scritta sulla sorveglianza telefonica da integrare in quello sull'uso del telefono, in modo da ottenere un unico documento.