Accesso alla posta elettronica dei collaboratori

L’accesso da parte di un datore di lavoro alla posta elettronica dei suoi impiegati solleva numerosi interrogativi. Non è sempre facile procedere a una ponderazione tra gli interessi giustificati del datore di lavoro e la protezione della sfera privata degli impiegati.

Decisione del TF del 25 agosto 2021 (4A_518/2020)
Accesso da parte del datore di lavoro 5 mesi dopo il licenziamento alle conversazioni private sul telefono cellulare (conversazioni WhatsApp private) e alla messaggeria elettronica professionali
Decisione del TF del 21 ottobre 2003 (4C.223/2003)
Il datore di lavoro ha il diritto di licenziare con effetto immediato e senza previo avvertimento il salariato che ha deviato sulla propria messaggeria tutta la corrispondenza elettronica del suo superiore gerarchico a sua insaputa

La questione dell’accesso alla posta elettronica dei collaboratori pone numerosi interrogativi per i datori di lavoro riguardo a come procedere in modo corretto al blocco di un conto personale di posta elettronica o dell’accesso al server nel caso in cui un collaboratore decide di lasciare il suo impiego o si assenti dal posto di lavoro.

In genere il datore di lavoro ha il diritto di leggere la posta elettronica dei collaboratori?

Occorre distinguere tra posta elettronica privata e posta elettronica professionale.

Innanzitutto il datore di lavoro ha accesso alla posta elettronica dei suoi impiegati quando essi utilizzano gli strumenti di comunicazione professionali nel quadro professionale. I suoi interessi sono legittimi (sicurezza, limitazione dei rischi di abusi, organizzazione e pianificazione del lavoro, controllo delle prestazioni e degli affari, ecc.). Può farlo rispettando i principi della protezione dei dati, in particolare della proporzionalità e della trasparenza nonché nel rispetto del quadro prescritto dall’articolo 26 OLL 3.

Per contro un datore di lavoro non è autorizzato a prendere conoscenza del contenuto di una e-mail privata qualora il suo carattere privato sia segnalato (menzione «personale» o «privato» nell’oggetto o conservazione in un repertorio intitolato « personale » o « privato ») o riconoscibile (il carattere privato di un invio può anche essere dedotto dall’indirizzo del destinatario), eccetto che in presenza di altri interessi legittimi, ad esempio se vi è un sospetto di infrazione, e questo anche nel caso in cui l’utilizzazione della posta a scopo privato è vietata dal regolamento o da direttive interne dell’impresa.

Se non vi sono indizi riguardanti il carattere (professionale o privato) della posta elettronica e nemmeno gli elementi relativi al destinatario consentono di determinare che si tratta di una corrispondenza privata, l’impresa parte dal presupposto che si tratti di posta professionale. Se vi sono dubbi al riguardo il datore di lavoro chiarisce la questione con l’impiegato. I mittenti interni o esterni devono essere espressamente informati su questo punto.

Al fine di poter distinguere meglio la posta professionale da quella privata, l’impresa può inoltre decidere che la posta elettronica di natura professionale sia inviata mediante indirizzi funzionali (info@) piuttosto che nominativi (nome.cognome@).

In caso di lite spetta al giudice valutare la regolarità e la proporzionalità dell’accesso da parte del datore di lavoro alla posta elettronica dell’impiegato.

In quali casi un datore di lavoro può accedere alla posta elettronica di un impiegato quando quest’ultimo è assente per un motivo prevedibile o no?

Ai fini della trasparenza e della prevedibilità, raccomandiamo al datore di lavoro di elaborare un regolamento interno che specifichi i diritti e gli obblighi di ciascuno riguardo all’utilizzazione degli strumenti informatici. Questa procedura permette di prevenire i conflitti e può rivelarsi essenziale in caso di disdetta dei rapporti di lavoro o di assenza dell’impiegato per malattia o infortunio. In tal modo si crea chiarezza e si stimolano gli impiegati a proteggere la loro sfera privata.

L’utilizzazione degli strumenti informatici dovrebbe essere spiegata in modo semplice e comunicata agli impiegati, ad esempio mediante formazioni interne affinché le regole siano chiare per tutti.

Riassumendo vi raccomandiamo di procedere come segue nella gestione della posta elettronica e degli accessi al server in caso di abbandono del posto di lavoro o di assenza per malattia o infortunio:

Accesso alla posta elettronica di un impiegato che ha lasciato l’impresa

Quando lascia un’impresa l’impiegato deve, prima della sua partenza, trasferire agli aventi diritto gli affari e la posta elettronica pendenti.

Egli certifica mediante una dichiarazione di aver trasmesso tutti i documenti di natura professionale all’impresa. Dev’essergli data la possibilità di copiare la sua posta elettronica e altri documenti privati su un supporto privato, ma anche di cancellarli dai server dell’impresa. Gli elementi di natura professionale che possono ancora servire all’impresa o che sono in corso di trattamento devono essere trasmessi al supplente del collaboratore che se ne va o al superiore competente.

Al più tardi l’ultimo giorno di lavoro i diritti di accesso alla sua posta elettronica (come pure ai suoi altri conti informatici) sono soppressi e la casella di posta elettronica (nonché tutti gli altri supporti di dati personali) sono cancellati. I conti saranno soppressi dopo un certo periodo. In caso di sospensione o licenziamento immediati o di decesso del collaboratore, i dati del conto vengono messi in sicurezza e i diritti di accesso soppressi, al più tardi l’ultimo giorno di lavoro.

In caso di decesso, la casella di posta elettronica del defunto sarà immediatamente bloccata e i dati saranno conservati.La corrispondenza e altri dati privati saranno selezionati secondo il principio del doppio controllo (in presenza di familiari in caso di decesso).Le persone che inviano messaggi di posta elettronica al collaboratore dopo la sua partenza ricevono automaticamente un messaggio che le informa della soppressione della messaggeria e che fornisce loro un indirizzo elettronico cui possono indirizzare il loro messaggio. I messaggi non sono trasferiti automaticamente all’interno dell’impresa.

Accesso alla posta elettronica di un impiegato in caso di sua assenza per malattia o altra ragione prevedibile o no?

In caso di assenza prevedibile (quali vacanze, congedo o servizio militare), i collaboratori dovrebbero attivare un dispositivo di annuncio automatico di assenza dall’ufficio e redigere un messaggio che sarà inviato in risposta alla corrispondenza entrante. È opportuno evitare di inoltrare le e-mail ricevute all’indirizzo di posta elettronica del supplente, siccome non è possibile garantire che siano inoltrate unicamente le e-mail professionali e data l’impossibilità del mittente di impedire un inoltro del suo messaggio. È quindi più ragionevole prevedere una risposta automatica di assenza dall’ufficio nella quale il collaboratore indica, se lo desidera, l’indirizzo di posta elettronica cui può essere trasferito il messaggio (p. es. alla segreteria o a un supplente).

Al fine di prevenire i problemi che possono sopraggiungere in caso di assenza per malattia o infortunio, è necessario nominare una supplenza. In assenza di questa, se non è possibile attendere il ritorno del collaboratore conviene ricorrere al principio del doppio controllo (da parte di due persone).

I nomi utenti e le password sono confidenziali e non devono essere trasmessi al datore di lavoro salvo in casi eccezionali e in presenza di un motivo giustificativo, ad esempio nel caso in cui un impiegato assente dispone sul suo conto di informazioni indispensabili al proseguimento dell’attività. È consigliabile che l’impresa disciplini questi aspetti in una direttiva e registri ogni accesso al suo mail server.

Il rispetto di questi principi contribuisce al buon svolgimento della partenza di un collaboratore e previene i problemi che possono risultare da una malattia o da un infortunio.