Raccolta e utilizzazione dei dati da parte di un’associazione

 

 

Raccolta e utilizzazione dei dati da parte di un’associazione

L’affiliazione a un’associazione implica il trattamento di dati personali. A quali condizioni possono essere raccolti e utilizzati?

L’affiliazione a un’associazione culturale o sportiva, ad esempio, implica il trattamento di informazioni personali: indirizzo, data di nascita, foto, prestazioni ecc. L’utilizzazione di questi dati di membro, ad esempio la loro pubblicazione su Internet o la loro comunicazione a sponsor, sottostà a talune condizioni.

Se intendete divenire membri di un’associazione dovete trasmettere un certo numero di dati personali: i vostri indirizzi postale e di posta elettronica, il vostro numero di telefono, la vostra data di nascita, ecc. Inoltre le vostre attività in quanto membri comportano spesso il trattamento di altre informazioni sulla vostra persona quali, nel caso di un club sportivo o di fitness, foto che vi ritraggono e vostre prestazioni. La raccolta e il trattamento di questi dati personali, ad esempio la loro pubblicazione o la loro comunicazione a terzi quali sponsor, sono soggetti alle condizioni disciplinate dalla legge federale sulla protezione dei dati.

Il comitato dell’associazione è responsabile dell’utilizzazione dei dati concernenti i membri in maniera conforme alla legge. Il comitato può esigere dai membri dell’associazione unicamente i dati personali che hanno un rapporto diretto con lo scopo dell’associazione fissato negli statuti. Se intende raccogliere e trattare altri dati dei membri dell’associazione o utilizzarli per altri fini, oppure pubblicarli (p. es. sul suo sito web) il comitato deve informare previamente i membri dei motivi del trattamento dei dati e del suo carattere facoltativo. 

Il comitato dovrà in particolare rispettare i seguenti principi:

  • Principio di destinazione vincolata: i dati possono essere raccolti soltanto per gli scopi definiti e riconoscibili per la persona interessata e devono essere trattati ulteriormente in modo compatibile con tali scopi.
  • Principio di trasparenza: i membri dell’associazione devono essere informati nel caso in cui i loro dati personali siano comunicati a terzi o ad altri membri, come pure riguardo al destinatario e allo scopo della comunicazione dei loro dati.
  • Principio della proporzionalità: possono essere trattati soltanto i dati effettivamente necessari alla realizzazione dello scopo dell’associazione. 

Caso speciale: comunicazione dei dati all’organizzazione mantello 

L'organizzazione mantello o la federazione è una persona giuridica indipendente dall’associazione che, di conseguenza, ha lo statuto di terzo nei confronti dei membri. I dati di quest’ultimi possono quindi essere trasmessi all’organizzazione mantello soltanto se le persone interessate vi hanno dato il consenso o se ciò è previsto dagli statuti. 

Comunicazione dei dati dei membri in seno all’associazione

Di principio il comitato provvede affinché le informazioni siano comunicate a tutti i membri dell’associazione. Se tale comunicazione ha luogo in via elettronica, utilizzerà la funzione «copia conoscenza nascosta» al fine di evitare che gli indirizzi e-mail siano comunicati agli altri membri. 

La comunicazione di dati di membri (p.es. consegna della lista dei membri con gli indirizzi) ad altri membri è di principio autorizzata unicamente se il consenso di ciascun membro è stato previamente richiesto e lo scopo dell’utilizzazione dei dati comunicati è stato chiaramente definito (p.es. per la presa di contatto tra i membri, per le attività in relazione con l’associazione, ma non a scopo di marketing). 

Comunicazione dei dati di membri a terzi (esterni all’associazione) 

La comunicazione di dati di membri a terzi è autorizzata soltanto se i membri sono stati informati degli scopi della comunicazione di tali dati e se essi vi hanno espressamente acconsentito o hanno la possibilità di opporvisi d’anticipo. L’informazione deve precisare quali dati (indirizzo, data di nascita, numero di telefono, ecc.) sono comunicati, a quali scopi (p.es. pubblicità, rilascio di una licenza) e a quali terzi (sponsor, federazione ecc.). 

Gli statuti o regolamenti specifici possono prevedere all’occorrenza tale comunicazione.
La comunicazione dei dati a terzi è parimenti ipotizzabile quando la legge lo prevede o lo prescrive (p. es. la comunicazione dei dati in una procedura penale).

Caso concreto:

La pubblicazione del processo verbale dell’assemblea generale sul sito web comporta l’accesso al contenuto del verbale da parte di un numero illimitato di persone nel mondo intero. Dato che voi dovete inviare quest’ultimo soltanto ai vostri membri, la pubblicazione su Internet costituirebbe un trattamento sproporzionato di dati personali. Un’alternativa che garantisca l’accesso al contenuto del verbale ai soli membri dell’associazione sarebbe più appropriata. 

Pubblicazione dei dati di membri 

Prima di qualsiasi pubblicazione, ad esempio in una rivista o sul sito web dell’associazione, il comitato di quest’ultima valuta se è opportuno, dal profilo del contesto e dello scopo, pubblicare i dati interessati e ne informa i membri. La pubblicazione dei dati su Internet comporta rischi accresciuti di lesione della personalità. Le informazioni pubblicate divengono accessibili nel mondo intero e le persone interessate non hanno alcun controllo sull’uso che viene fatto di questi dati. Risulta quasi impossibile cancellare ciò che viene pubblicato su Internet. Pertanto conviene limitare l’accesso ai dati dei membri a una cerchia ristretta di persone, in uno spazio riservato sul sito web. 

 

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Conformemente alla legge federale sulla protezione dei dati, chiunque può chiedere al titolare del trattamento se i dati personali che lo concernono sono oggetto di trattamento.

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Ultima modifica 17.04.2023

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