Dati sui partecipanti a manifestazioni sportive di massa

L’organizzazione di una maratona, di un torneo amatoriale o di una traversata di un lago necessita dei dati dei partecipanti. Come vanno gestiti tali dati dagli organizzatori di questi eventi?

L’organizzatore di un evento sportivo di massa necessita dei dati personali dei partecipanti quali il nome, un indirizzo di posta elettronica, la data di nascita, il sesso e altro. Questi dati sono utilizzati in primo luogo nelle procedure organizzative interne per l’allestimento delle liste dei partecipanti o la costituzione di categorie d’età. Possono inoltre essere pubblicate classifiche in Internet o trasmessi dati a sponsor per fini pubblicitari.

Consigli per gli organizzatori

Principio

Ogni partecipante dovrebbe essere consapevole del fatto che lo svolgimento di una manifestazione sportiva richiede il trattamento di determinati dati. L’iscrizione avviene generalmente online e i dati rilevati sono utilizzati dagli organizzatori per mettere in piedi la manifestazione, ad esempio per preparare il materiale necessario, stabilire le liste di partenza e le classifiche, allestire categorie d’età ecc. Solitamente talune informazioni personali concernenti la manifestazione, quali classifiche o tempi realizzati dai partecipanti, sono rese pubbliche dopo la manifestazione.

Questi trattamenti di dati sono svolti in maniera trasparente dato che il partecipante ne è informato e che essi sono conformi allo scopo, consistente nell’organizzazione di una manifestazione sportiva. L’interesse privato dell’organizzatore allo svolgimento della manifestazione giustifica il trattamento dei dati. La comunicazione di dati in questo contesto, ad esempio a un responsabile del trattamento incaricato del cronometraggio, permane autorizzato e non necessita di un consenso specifico.

Anche la pubblicazione di classifiche in Internet è in genere autorizzata, segnatamente quando si tratta di una manifestazione pubblica. Si raccomanda di munire le classifiche in Internet di un tag «noindex» che impedisca una loro indicizzazione da parte dei motori di ricerca, così da evitarne un’ampia diffusione. Questo accorgimento aumenta la protezione del singolo evitando di renderlo facilmente reperibile in rete durante un lungo periodo.

La problematica delle prestazioni supplementari

Diverso è il caso per la comunicazione di dati dei partecipanti a terzi, ad esempio a sponsor. È del tutto comprensibile che un organizzatore non sia in grado di finalizzare un budget da solo e non possa fissare quote di partecipazione di partecipazione elevati. Il partecipante deve tuttavia partire dal presupposto che i suoi dati siano utilizzati soltanto per lo svolgimento della manifestazione e che possano essere comunicati a terzi soltanto con il suo consenso. Una comunicazione può essere contraria ai principi della proporzionalità e della trasparenza. Può essere effettuata soltanto se i partecipanti interessati non si sono opposti al relativo trattamento.

Consigli per gli organizzatori

Se è previsto che una manifestazione sia rivolta a un vasto pubblico, la partecipazione non dovrebbe essere subordinata alla trasmissione dei dati a uno sponsor.

Si raccomanda di indicare in maniera trasparente ai partecipanti la possibilità di una comunicazione di dati a terzi. L’informazione dev’essere precisa, comprensibile e facilmente accessibile.

Occorrerebbe indicare i destinatari dei dati o perlomeno il genere di tali destinatari (p. es. sponsor, partner pubblicitario o altri organizzatori).

Queste informazioni possono figurare nelle condizioni di partecipazione, in un regolamento o in una dichiarazione separata inerente alla protezione dei dati.

Esse andrebbero fornite contemporaneamente al modulo d’iscrizione (p. es. in allegato, nelle iscrizioni online o mediante un link sul modulo d’iscrizione, badando a che i link siano corretti e consentano l’accesso ai documenti necessari).

Nel contempo dev’essere data un’agevole possibilità di fare opposizione. I partecipanti contrari a qualsiasi comunicazione dei loro dati a sponsor o ad altri terzi devono potervisi opporre mediante una semplice dichiarazione (opt-out).

L’organizzatore non è tenuto a richiedere un consenso espresso (a meno che, ad esempio, non vengano trattati dati personali che richiedono una protezione speciale, come le informazioni sulla salute); è sufficiente che la possibilità di fare opposizione e l’esercizio di tale diritto siano chiari rispettivamente per il partecipante e per l’organizzatore.