Conformemente alla legge federale sulla protezione dei dati (LPD), chiunque può chiedere al titolare del trattamento se i dati personali che lo concernono sono oggetto di trattamento e, se necessario, può farli cancellare o rettificare. Questo diritto d’accesso consente a chiunque di mantenere il controllo dei dati raccolti che lo riguardano. Mediante lo stesso la persona interessata può fare valere i diritti che gli spettano per legge. Il diritto d’accesso consente infine di garantire la trasparenza del trattamento. Ogni persona deve tuttavia agire di persona per esercitare questo diritto.
Diritto d’accesso
Riguardo al caso in cui la persona interessata esercita il suo diritto d’accesso, la LPD non enumera in modo esaustivo le informazioni che devono esserle sempre comunicate. La persona interessata deve in ogni caso ricevere informazioni sull’identità e le coordinate del titolare del trattamento. Inoltre dev’essere informata sui dati personali trattati, sullo scopo del trattamento, sulla durata di conservazione dei dati o, se ciò non è possibile, sui criteri per stabilire tale durata. Riceve parimenti le informazioni disponibili sulla provenienza dei dati, nella misura in cui non sia stata lei a fornirli, ed è informata dell’esistenza di una decisione individuale automatizzata nonché della logica su cui si fonda la decisione. Alla persona interessata vanno infine indicati i destinatari o le categorie di destinatari cui i dati sono stati eventualmente comunicati. Se i destinatari si trovano all’estero, l’informazione deve specificare lo Stato interessato e, se del caso, le garanzie previste o l’applicazione di una delle eccezioni.
Le persone che fanno valere il loro diritto d’accesso, di rettifica o di cancellazione dei loro dati non devono motivarne la richiesta presso il titolare del trattamento. Di principio l’informazione dev’essere fornita gratuitamente entro un termine di 30 giorni. Le domande che comportano oneri sproporzionati possono occasionare spese (per un importo massimo di 300 franchi).
In taluni casi il diritto d’accesso può essere rifiutato, limitato o differito, segnatamente se interessi preponderanti privati o pubblici lo esigono. In questi casi il titolare del trattamento deve indicare il motivo per cui egli rifiuta, limita o differisce la comunicazione delle informazioni. Va notato che l’organo federale che rifiuta di comunicare un’informazione o accorda soltanto un accesso limitato, deve comunicare una decisione suscettibile di ricorso. La motivazione deve permettere alla persona interessata di verificare se la limitazione del suo diritto d’accesso è giustificata. La procedura civile volta all’ottenimento dei diritti delle persone interessate viene agevolata dal fatto che la LPD prevede l’esonero delle spese processuali.
Come procedere
L’IFPDT mette a vostra disposizione lettere modello che vi aiuteranno a formulare una richiesta d’accesso o a chiedere la correzione o la cancellazione di dati, da adeguare secondo le necessità.
Per le richieste d’accesso alle autorità cantonali e comunali vi invitiamo a rivolgervi all’incaricato della protezione dei dati del vostro Cantone.
La richiesta d’accesso e la comunicazione delle informazioni richieste possono essere presentate in forma elettronica (p. es. mediante posta elettronica o modulo Internet), per quanto il titolare del trattamento prenda le misure adeguate al fine di assicurare l’identificazione della persona interessata e di proteggere i suoi dati da qualsiasi accesso da parte di terzi non autorizzati in occasione della comunicazione delle informazioni. Naturalmente potete procedere alla vostra richiesta d’accesso o di cancellazione di dati mediante corrispondenza postale allegando la copia di un documento ufficiale (carta d’identità, licenza di condurre, ecc.). In genere potete rendere illeggibili i dati che non sono indispensabili per la vostra identificazione (p. es. altezza, foto, numero della carta d’identità). Per contro il nome e la data di nascita dovrebbero rimanere visibili. A seconda delle circostanze, è possibile che dati supplementari siano necessari per l’identificazione di una persona (p.es. l’indirizzo). Il titolare del trattamento può del resto utilizzare i dati del documento d’identità unicamente allo scopo di identificarvi.
Se non ricevete risposta entro 30 giorni, avete la possibilità di inviare una lettera raccomandata. Se la vostra domanda è urgente, per esempio, o se dovete trasmettere una prova, è opportuno firmare a mano la vostra richiesta e inviarla con posta raccomandata, oppure firmarla e inviarla mediante un sistema elettronico analogo.
Ultima modifica 06.03.2024