Problemi di protezione dei dati posti dalle copiatrici e dalle stampanti moderne

Ultimamente le fotocopiatrici si sono trasformate in veri e propri apparecchi multifunzionali dotati di "intelligenza" propria. Ne sono derivati rischi per la protezione dei dati. Se i documenti sono sottoposti a scansione digitale, per un certo periodo si trovano in memoria. Inoltre, questi apparecchi possono essere integrati in una rete informatica. È una ragione sufficiente per esaminarli più da vicino per quel che riguarda la protezione dei dati.

Tra quanti utilizzano giornalmente le moderne copiatrici digitali, molti ignorano che di ogni documento riprodotto viene memorizzata una copia che può rimanere disponibile anche per diverso tempo. Il rischio di un accesso illecito non è pertanto da sottovalutare.

Una copiatrice digitale non si limita a duplicare un documento, ma lo passa prima allo scanner: tramite questo procedimento il documento può venire ulteriormente elaborato. È pure possibile connettere questi apparecchi a una rete d'impresa e allo stesso tempo usarli come fax. Per utilizzare queste funzioni supplementari è però necessario che il documento sia temporaneamente registrato in RAM (la memoria volatile), spesso anche su hard disk.

A dipendenza del tipo d'apparecchio e d'istallazione, i dati memorizzati vengono cancellati automaticamente al termine di ogni lavoro di stampa, a ogni nuova riattivazione dell'apparecchio, dopo un lasso di tempo predefinito, oppure mai. Alcuni apparecchi danno la possibilità allo stesso utente di eseguire la cancellazione manuale. Una funzione che permette di stampare una copia dell'ultimo documento trattato può però avere conseguenze disastrose. Le persone non autorizzate non devono avere la possibilità di togliere dall'apparecchio i supporti (di regola hard disk) che contengono i documenti copiati/scansiti. Al momento di sostituire gli hard disk, il personale addetto dovrà osservare le stesse misure di sicurezza che si applicano a qualsiasi calcolatore: i dati dovranno essere cancellati definitivamente prima che il supporto esca dall'azienda.

Un ulteriore rischio è dato dalla possibilità di accedere all'apparecchio tramite la rete (qualora ciò sia possibile) da una postazione di lavoro esterna. In questo caso vanno implementate rigide norme d'accesso. Alcuni produttori offrono in opzione soluzioni miranti ad accrescere la sicurezza. È comunque indispensabile istruire chi utilizza una copiatrice digitale sulle funzioni dell'apparecchio e sui rischi che ne derivano dall'uso, così che si possa regolare di conseguenza.

Già al momento di scegliere bisogna fare attenzione che una copiatrice digitale risponda pienamente - a livello di hardware e software - alle esigenze aziendali in materia di protezione e sicurezza dei dati. La responsabilità incombe al gestore nella sua qualità di detentore della collezione di dati: la legge sulla protezione dei dati esige espressamente che i dati personali vengano protetti, con le necessarie misure tecniche e organizzative, da qualsiasi trattamento illecito. Si dovrebbe rinunciare a copiare documenti confidenziali con un apparecchio di cui non si conosce il modo con cui esso elabora i dati e soprattutto le possibilità di accesso.

[luglio 2003]

https://www.edoeb.admin.ch/content/edoeb/it/home/documentazione/rapporti-d-attivita/vecchi-rapporti/10--rapporto-d-attivita-2002-2003/problemi-di-protezione-dei-dati-posti-dalle-copiatrici-e-dalle-s.html