Nell'ambito del censimento della popolazione abbiamo controllato un istituto privato che tratta dati personali su incarico dell'Ufficio federale di statistica (UST). Sostanzialmente abbiamo appurato che le parti coinvolte si impegnano al fine di attuare le prescrizioni in materia di protezione dei dati. Il controllo non è ancora concluso.
L'UST delega l'acquisizione dei dati nel quadro delle rilevazioni statistiche per lo più ad aziende di servizi esterne. Questa delega dell'elaborazione dei dati a terzi comporta rischi particolari dal profilo della protezione dei dati. Perciò, nell'ambito del censimento della popolazione, abbiamo eseguito un controllo dell'elaborazione dei dati al quale, su incarico dell'UST, ha proceduto un istituto di ricerca di mercato privato durante la rilevazione Omnibus 2010. Le statistiche di Omnibus sono parte del censimento della popolazione e forniscono informazioni supplementari su questioni attuali. Nel 2010 la popolazione svizzera è stata interrogata sulle tecnologie dell'informazione e della comunicazione e sul comportamento riguardo all'utilizzo di Internet. L'istituto in questione svolge regolarmente rilevazioni per l'UST. Con il nostro controllo intendiamo evidenziare eventuali potenziali di ottimizzazione.
Sulla base della documentazione presentata dalle parti abbiamo esaminato le varie fasi dell'elaborazione dei dati dalla rilevazione fino alla cancellazione. Ci siamo focalizzati in particolare, da un lato, sul rispetto delle indicazioni relative alla sicurezza dei dati e alla separazione delle diverse rilevazioni e, dall'altro, sulle misure volte a garantire la qualità. Ci siamo recati direttamente all'istituto e ci siamo fatti mostrare taluni trattamenti di dati.
Abbiamo appurato che le parti coinvolte sono sensibili agli aspetti inerenti alla protezione dei dati e che si impegnano a rispettare le pertinenti disposizioni giuridiche. Alcuni dei nostri suggerimenti per ottimizzare le elaborazioni dei dati sono stati accolti e messi in atto dalle parti, ad esempio per la separazione delle rilevazioni e per la cifratura simmetrica dei back-up.
Su due nostre critiche non si è ancora trovata un'intesa. Da una parte, abbiamo appurato che l'informazione preventiva dell'UST alle persone interessate può essere ancora migliorata. Finora le persone interrogate non sono state rese attente in maniera esplicita sull'esistenza di un obbligo d'informare. Un relativo testo dell'UST, nel quale gli interrogati erano stati informati direttamente sul carattere facoltativo, ha avuto quale conseguenza un tasso di partecipazione basso. Durante lo svolgimento di Omnibus 2011 l'UST proverà vari generi di informazione. Il nostro controllo potrà perciò essere concluso solamente dopo la valutazione di questi test, presumibilmente verso la fine dell'estate del 2011.
Dall'altra, abbiamo criticato il controllo di qualità cui ha proceduto l'istituto privato: per svolgere le rilevazioni occupa per lo più persone senza contratto fisso che lavorano a tempo parziale. Esse vanno istruite in modo particolare poiché le domande poste durante le interviste svolte nel quadro delle rilevazioni sono impegnative. Per garantire la qualità l'istituto sorveglia i collaboratori, che al momento di essere assunti ne vengono informati e danno il loro assenso in merito. Durante lo svolgimento delle interviste, la persona incaricata di sorvegliare può in qualsiasi momento ascoltare, non vista, la telefonata, vedendo anche lo schermo e i dati inseriti dal collaboratore. All'inizio del colloquio, leggendo la dichiarazione con la relativa indicazione, si ricorda a intervistati e collaboratori che terzi potrebbero ascoltarlo. I collaboratori che sono stati controllati, una volta terminato il lavoro ricevono una valutazione del controllo e devono pronunciarsi in merito prima di potere lasciare il posto di lavoro.
Un controllo di qualità effettuato così ci sembra sproporzionato, poiché desta nei collaboratori l'impressione di essere costantemente controllati, anche se in effetti forse soltanto una piccola parte dei colloqui viene controllata. Poiché questo tipo di controllo rappresenta un'intromissione incisiva nella sfera privata, riteniamo che gli impiegati debbano sempre essere informati in modo chiaro sull'imminente controllo e sull'ascolto del colloquio. Anche le conseguenze delle valutazioni devono essere stabilite in modo sistematico ed evidente per i collaboratori.