Chi raccoglie firme per un’iniziativa popolare o un referendum può elaborare i dati personali ricevuti solo a determinate condizioni. L’utilizzazione di questi dati per l’invio di una lettera informativa o di altro tipo è ammessa solo se l’interessato vi ha acconsentito liberamente ed espressamente.
Nell'anno in rassegna la Divisione dei diritti politici in seno alla Cancelleria federale ci ha pregato di illustrare i requisiti previsti dalla legislazione sulla protezione dei dati che si applicano quando i dati personali ottenuti al momento della raccolta delle firme per un'iniziativa o un referendum sono utilizzati per altri scopi.
Al momento della raccolta delle firme ha luogo un'elaborazione di dati personali che sottostà alla legge sulla protezione dei dati (LPD) e ai suoi principi generali. I dati acquisiti relativi alle persone che esercitano i diritti politici vanno considerati come dati degni di particolare protezione ai sensi della LPD, dal momento che contengono informazioni sulle opinioni politiche o sulle azioni degli interessati. La LPD esige per questi dati un'applicazione molto rigorosa dei principi generali della protezione dei dati.
Il sostegno a un referendum o un'iniziativa popolare implica la rilevazione e il trattamento di dati personali conformemente alla legge sui diritti politici, operazioni che riguardano essenzialmente la verifica della validità delle firme. Se, apponendo la sua firma, una persona sostiene un referendum o un'iniziativa popolare, non deve però pensare che i suoi dati saranno utilizzati per l'invio di informazioni o per campagne di donazioni (principio dell'utilizzazione vincolata). Una simile utilizzazione dei dati personali presuppone un nuovo motivo e richiede pertanto il consenso della persona interessata, un interesse preponderante pubblico o privato o l'esistenza di una legge. Nello specifico soltanto il consenso del firmatario giustifica l'utilizzo dei dati personali per uno scopo diverso da quello del sostegno all'iniziativa.
Affinché il consenso sia valido, la persona interessata deve esprimere la sua volontà in modo libero e informato (consenso libero e informato). In caso di dati o profili della personalità degni di particolare protezione, il consenso dev'essere dato in modo esplicito. Se i dati personali acquisiti nell'ambito di un'iniziativa e considerati degni di particolare protezione vengono utilizzati per scopi diversi è necessario il consenso libero, informato ed esplicito dell'interessato.
Nel caso concreto presentato dalla Cancelleria federale, sul modulo destinato alla raccolta delle firme vi era un piccolo campo (a destra della firma) che il firmatario doveva crociare qualora non desiderasse che i suoi dati fossero utilizzati per l'invio di informazioni (opt-out). Al di sopra di questo campo era scritto a piccoli caratteri: «Non inviare pf. altre informazioni (crociare)». Ci si era posti in particolare la domanda se dal punto di vista della LPD la mancanza di una crocetta potesse essere ritenuta un consenso valido all'invio di informazioni.
A nostro avviso la modalità utilizzata per procurarsi il consenso non soddisfa i requisiti della LPD. Da un lato, le informazioni relative all'impiego di questi dati degni di particolare protezione non erano sufficientemente chiare. Dall'altro, la mancanza di una crocetta non può essere interpretata come consenso, dato che il trattamento di dati degni di particolare protezione esige un consenso esplicito. La firma apposta vicino al nome e all'indirizzo si riferisce solo al sostegno dell'iniziativa o del referendum corrispondente e non a un'altra utilizzazione dei dati personali.
Inoltre anche un campo opt-in davanti alla firma non è considerato adatto a prevenire abusi dato che un simile campo può essere facilmente crociato da terze persone. Questa variante non è quindi sicura né conforme alla legge sulla protezione dei dati. In effetti per garantire il principio della sicurezza è necessario che i dati personali siano protetti da adeguate misure organizzative e tecniche contro qualsiasi elaborazione non autorizzata. In questo contesto consigliamo ai comitati d'iniziativa o di referendum di scegliere una modalità che garantisca alle persone interessate di acconsentire all'utilizzo dei loro dati in modo libero, esplicito e informato. Una possibilità sarebbe quella di procurarsi il consenso su un foglio separato o mediante un'ulteriore firma.