In caso di controversie, la legge sulla trasparenza prevede una procedura di mediazione dopo che l'autorità cui è stata presentata la domanda di accesso si è espressa definitivamente in merito.
I richiedenti o i terzi interessati possono presentare una domanda di mediazione all'Incaricato se non sono soddisfatti del modo in cui la loro richiesta è stata trattata dall'ufficio competente. Ciò può accadere quando l'ufficio limita o nega l'accesso al documento richiesto, non rispetta i termini previsti o rende accessibili dati personali di terze persone contro la loro volontà. Se nella procedura di mediazione è raggiunta un'intesa, la pratica è tolta dal ruolo. In tal caso l'Incaricato non emana alcuna raccomandazione.
La domanda di mediazione deve essere presentata per scritto all'Incaricato entro venti giorni dalla ricezione della presa di posizione dell'autorità o dallo scadere del termine di cui l'autorità dispone per prendere posizione.
La procedura di mediazione può avvenire per scritto o in forma di conferenza (con i singoli interessati o con tutti gli interessati contemporaneamente) sotto la direzione dell'Incaricato. Spetta unicamente all'Incaricato stabilire la procedura nel dettaglio. La procedura di mediazione è una procedura informale.
L'Incaricato esamina la legalità e l'adeguatezza della valutazione della domanda di accesso da parte dell'autorità. Da un lato, verifica se l'autorità competente ha applicato correttamente le disposizioni relative alla nozione di documento ufficiale nonché le clausole di eccezione contemplate nell'articolo 7 LTras o le disposizioni relative alla protezione dei dati personali; dall'altro, nei settori in cui la legge sulla trasparenza conferisce all'autorità un certo potere discrezionale nel trattamento delle domande di accesso (p. es. modalità di consultazione dei documenti ufficiali), verifica se la soluzione scelta dall'autorità è adeguata e proporzionata tenuto conto delle circostanze del caso. L'Incaricato può formulare proposte corrispondenti nell'ambito della procedura di mediazione (art. 12 cpv. 2 OTras) o, all'occorrenza, emanare una raccomandazione (art. 14 LTras).
