Posta tradizionale e posta elettronica

Il datore di lavoro può leggere i messaggi di posta elettronica dei suoi dipendenti?

Il datore di lavoro non può leggere il contenuto di un messaggio di posta elettronica, contrassegnato come privato o riconoscibile come tale, anche se il regolamento che disciplina l'utilizzazione dell'e-mail ne vieta l'uso per scopi privati. Egli può controllare il rispetto di tale divieto, ma solo in base agli indirizzi dei destinatari. Il controllo sistematico dell'e-mail mediante programmi spia (content scanner) non è consentito.

Il datore di lavoro può predisporre un controllo del rendimento e dello svolgimento del lavoro. Tuttavia, l'analisi sistematica di e-mail professionali non contrassegnati espressamente come privati deve essere giustificata e proporzionata, nonché preventivamente comunicata ai dipendenti.

Dove si colloca il confine tra la posta professionale e la posta privata (elettronica o tradizionale)?

Il carattere privato di una lettera, di un pacchetto e di un e-mail è evidenziato da diversi elementi: la lettera, il pacchetto o l'e-mail può recare espressamente l'indicazione "privato" o essere riconoscibile come tale a partire dall'indirizzo. Non basta tuttavia che, sulla lettera, il nome di una persona preceda quello della ditta perché la stessa sia ritenuta privata. Vi deve essere la scritta esplicita: 'personale', 'privato', c/o ecc.. Comunque, nel caso in cui caratteristiche esterne facciano supporre che la lettera sia di natura privata (colore, formato ecc.), la stessa deve essere inoltrata, non aperta, alla persona interessata. In caso di dubbio, seguire la stessa procedura (eventualmente con un'annotazione).

In generale, riconoscere immediatamente la natura privata di un e-mail è più difficile. Anche in tal caso la regola è la seguente: in caso di dubbio non leggere la posta, poiché lo scambio di corrispondenza privata beneficia di una protezione illimitata (segreto postale), ma coinvolgere il destinatario chiedendogli se la corrispondenza in questione sia privata oppure no.

A quali condizioni il datore di lavoro può accedere alla casella di posta elettronica di un collaboratore che ha lasciato l'azienda?

Quando un collaboratore lascia l'azienda, ha diritto di portare con sé tutti gli elementi privati della sua casella di posta elettronica (come pure tutti gli altri dati personali). I dati legati al lavoro, ancora necessari o in elaborazione, devono essere trasmessi al subentrante e al superiore competente. Alla fine dell'ultimo giorno di lavoro del dipendente, la sua casella viene vuotata e bloccata.

A quali condizioni il datore di lavoro può accedere alla casella di posta elettronica di un collaboratore assente per malattia o per un altro motivo previsto o imprevisto?

È consigliabile che per ogni collaboratore sia designato un sostituto con accesso limitato alla casella (fanno eccezione i messaggi privati). Nel caso di assenza prevedibile, il lavoratore può attivare un messaggio automatico di risposta che segnali la sua assenza a ogni messaggio in arrivo. È inoltre possibile definire una regola di trasmissione automatica che inoltri il messaggio alla persona che lo sostituisce. Questa soluzione è però problematica perché, in primo luogo, non si può escludere in assoluto che non vengano inoltrati anche messaggi privati e, in secondo luogo, il mittente non può impedire la ritrasmissione a terze persone.

Sarebbe più sensato, in tal caso, un avviso di assenza con l'indicazione dell'indirizzo e-mail del sostituto, lasciando così decidere al mittente se e a chi inviare il messaggio. Un altro aspetto da valutare è l'opportunità di completare un indirizzario e-mail riferito alle persone (mario.rossi@ditta.ch) con un indirizzario impersonale riferito alle funzioni (direttore.di.vendita@ditta.ch). Quest'ultima soluzione offre diversi vantaggi: da un lato, fa emergere subito il carattere aziendale, non privato, dell'e-mail, mentre, dall'altro, impedisce che le fluttuazioni a livello di personale si ripercuotano negativamente sulla posta elettronica, dal momento che solo una determinata persona, ma non la sua funzione, viene a mancare all'interno dell'azienda.

A quali condizioni, la segreteria di un'impresa o di un'amministrazione può aprire la posta di un collaboratore?

La segreteria può aprire la posta aziendale. La posta privata, che un dipendente riceve sul posto di lavoro, gode di protezione illimitata. È pertanto necessario che il carattere privato di una lettera o di un pacchetto sia evidenziato.
Il carattere privato di una lettera o di un pacchetto è evidenziato da diversi elementi: la lettera o il pacchetto possono recare espressamente l'indicazione "privato" o essere riconoscibili come tali a partire dall'indirizzo (Mario Rossi c/o Ditta SA) . Non basta tuttavia che, sulla lettera, il nome della persona preceda quello della ditta perché la stessa sia ritenuta privata. Vi deve essere la scritta esplicita : 'personale', 'privato', c/o ecc.. Comunque, nel caso in cui caratteristiche esterne facciano supporre che la lettera sia di natura privata (colore, formato ecc.), la stessa deve essere inoltrata, non aperta, alla persona interessata. In caso di dubbio, seguire la stessa procedura (eventualmente con un'annotazione).

Per quanto tempo il datore di lavoro può/deve conservare la posta elettronica dei suoi impiegati?

La durée de conservation du courrier électronique n'est pas réglée par la loi. Les règles relatives aux documents commerciaux traditionnels s'appliquent cependant par analogie : s'il s'agit de documents comptables, leur conservation doit être assurée pendant 10 ans. Sinon, la durée de conservation se règle conformément aux principes de la bonne foi et de la proportionnalité énoncés à l'art. 4, al. 2 et 3, de la loi sur la protection des données (LPD). Aussitôt qu'un document a rempli son rôle, il doit être détruit ou, le cas échéant, archivé.

I collaboratori del servizio informatico possono accedere liberamente alla posta elettronica dell’impresa?

Il collaboratore informatico non può arrogarsi il “diritto” di accedere liberamente a dati privati o personali in seno all’impresa. In altri termini, la possibilità tecnica di accedervi non implica che se ne abbia il diritto. Il collaboratore informatico deve invece essere leale nei confronti del proprio datore di lavoro e rispettare la confidenzialità delle informazioni. Deve segnatamente rispettare le esigenze della LPD e in particolar modo il principio della liceità, della buona fede e della finalità. Solo in casi straordinari, e se sussiste un motivo giustificativo, l’impiegato può essere autorizzato a consultare tali informazioni.

In merito, è utile che l’impresa stabilisca un regolamento all’attenzione dei propri tecnici, così come è bene anche far registrare ogni accesso al server della posta elettronica ed alle altre banche di dati sensibili.

L’accesso non autorizzato da parte dei collaboratori del servizio informatico alla posta elettronica altrui costituisce una violazione illecita della sfera privata. La LPD sanziona sul piano civile, e all’occorrenza penale, questo tipo di comportamento. Le persone lese possono far valere le proprie pretese civili davanti al giudice del lavoro secondo una procedura semplice, rapida e gratuita.

https://www.edoeb.admin.ch/content/edoeb/it/home/protezione-dei-dati/arbeitsbereich/mezzi-di-comunicazione-e-d-informazione/posta-tradizionale-e-posta-elettronica.html