Accesso alla casella di posta elettronica in caso di disdetta o di malattia

Ai fini della trasparenza e della prevedibilità i datori di lavoro dovrebbero definire in un regolamento l’impiego dei mezzi informatici e precisare i relativi diritti e obblighi. Questo modo di procedere permette di evitare i conflitti durante il rapporto di lavoro ed è essenziale in caso di disdetta o di malattia o infortunio. In tal modo si crea chiarezza e si incitano i collaboratori a impegnarsi ai fini della protezione della loro sfera privata.    

Spesso al termine di un rapporto di lavoro non è chiaro né al datore di lavoro né ai collaboratori come procedere in modo corretto sotto il profilo giuridico al blocco del conto personale di posta elettronica o dell’accesso al server. Lo stesso problema si pone quando un collaboratore è assente dal posto di lavoro per lungo tempo a causa di malattia o infortunio e non ha la possibilità di trasferire correttamente i suoi diritti d’accesso.

Le domande che si pongono in questo contesto sono le seguenti: di che cosa occorre tener conto quando si procede al blocco di un conto di posta elettronica? Quando si deve effettuare il blocco dell’accesso al server e delle password? Che cosa succede con i dati privati del collaboratore quali messaggi, foto e documenti personali? In caso di assenza dovuta a malattia o infortunio si può accedere alla sua casella di posta elettronica?

Raccomandiamo ai datori di lavoro di definire in un regolamento interno i principi essenziali in questo ambito. Questo regolamento dovrebbe spiegare in modo semplice l’impiego dei mezzi informatici. Il suo contenuto dovrebbe essere reso noto a tutti i collaboratori, per es. in occasione di formazioni interne, affinché il modo di procedere sia chiaro a tutti. 

Riassumendo, raccomandiamo la procedura seguente per quanto concerne la gestione delle messaggerie elettroniche e l’accesso al server in caso di disdetta del rapporto di lavoro o di assenza per malattia o infortunio:

  • in caso di disdetta pianificata del rapporto di lavoro il collaboratore trasmette gli affari in corso e i relativi messaggi di posta elettronica alla persona responsabile.
  • Il collaboratore conferma la trasmissione di tutti i documenti alla persona responsabile all’interno dell’azienda.
  • Il collaboratore che disdice il suo rapporto di lavoro ha la possibilità di salvare i suoi messaggi di posta elettronica e altri documenti privati su un supporto privato, per es. una chiavetta USB, e di cancellarli dal server del datore di lavoro.
  • Al più tardi l’ultimo giorno di lavoro il conto di posta elettronica, tutti gli altri conti informatici e i diritti d’accesso del collaboratore che disdice il rapporto di lavoro vengono messi in sicurezza e bloccati. Dopo un certo periodo i conti vengono soppressi.
  • In caso di disdetta immediata, sospensione o decesso del collaboratore, il conto di posta elettronica viene subito bloccato e i dati messi in sicurezza. In seguito i messaggi privati e gli altri dati privati vengono vagliati secondo il principio del doppio controllo (in caso di decesso, in presenza dei familiari della persona deceduta).
  • Le persone che inviano un messaggio elettronico al collaboratore dopo la sua partenza vengono informati automaticamente che l’indirizzo di posta elettronica non è più valido. Nella risposta automatica viene indicato un indirizzo elettronico interno all’azienda al quale far seguire il messaggio. Il messaggio non viene trasmesso automaticamente.
  • Al fine di prevenire i problemi che potrebbero presentarsi in caso di assenza per malattia o infortunio, occorre definire per tempo un supplente. Se questo non è stato fatto e non è possibile attendere fino al ritorno del collaboratore, si raccomanda di procedere anche in questo caso al metodo del doppio controllo.

L’osservanza di questi principi contribuisce a fare in modo che la partenza di un collaboratore avvenga senza disagi e previene i problemi che potrebbero sorgere in caso di malattia o di infortunio.

 
 

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Ultima modifica 22.02.2019

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