Agenzie d'informazioni operando nel settore dei crediti, del commercio e dell'economia

Che cosa fanno le agenzie d'informazioni che operano nel settore dei crediti, del commercio e dell'economia?

Le agenzie d'informazioni che operano nel settore dei crediti, del commercio e dell'economia raccolgono le informazioni relative all'attività economica, alla moralità commerciale e alla solvibilità (qualità del debitore) di aziende e privati. Tali informazioni sono memorizzate in banche dati e trasmesse agli enti, dietro pagamento, che ne fanno domanda per scritto, per telefono o mediante procedura automatizzata. Gran parte dell'attività delle agenzie d'informazioni concerne le aziende che desiderano informarsi su altre aziende, ma anche spesso su persone fisiche attive nel commercio e su privati.

Questo modo di procedere è del tutto lecito? Anche senza il mio consenso?

Il trattamento di dati personali è lecito se:

  • la persona interessata ha dato il proprio consenso o
  • chi tratta i dati ha un interesse privato o pubblico preponderante (vale a dire che l'interesse di chi tratta i dati prevale su quello della persona interessata) o
  • una legge lo prescrive.

La LPD menziona nell'articolo 13 cpv. 2 LPD gli esempi possibili per i casi in cui può esserci un interesse preponderante (poiché la legge recita «può sussistere»).

A titolo di esempio, sono elencate anche le agenzie d'informazioni che trattano le informazioni sul credito di una persona e le comunicano anche a terzi. A norma di legge, possono essere comunicate a terzi solo le informazioni di cui essi necessitano per la conclusione o l'esecuzione di un contratto con la persona interessata. Ciò significa anche che i terzi devono dimostrare di avere un interesse particolare a ottenere tali dati (es. negoziati in corso per la conclusione di un contratto con la persona interessata). Motivi dettati da pura e semplice curiosità non sono sufficienti! L'agenzia d'informazioni ha la responsabilità di verificare che l'interesse sia stato dimostrato.

In alcun caso, l'agenzia d'informazioni può trattare dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità.

Di regola, dunque, i dati relativi alla sua moralità commerciale possono essere trattati anche senza il suo consenso e, nella fattispecie, essere comunicati a terzi che ne fanno domanda.

L'agenzia d'informazioni può raccogliere tutti i dati che mi concernono?

L'agenzia d'informazioni non può raccogliere e trattare tutti i tipi di dati personali ma deve attenersi ai limiti fissati dalla LPD!

Nella fattispecie, dunque, non solo deve poter addurre un motivo giustificativo (art. 13 LPD), ma deve rispettare sempre anche i principi generali di trattamento dei dati (art. 4 seg. LPD):

1. Principio della proporzionalità (art. 4 cpv. 2 LPD)

In base a questo principio, possono essere trattati solo i dati opportuni e necessari al fine di raggiungere lo scopo perseguito. L'obiettivo del trattamento dei dati personali è di fornire ad altri informazioni sulla moralità commerciale.
L'agenzia d'informazioni può dunque trattare solo i dati che hanno un legame diretto con il raggiungimento di tale scopo.

2. Buona fede (art. 4 cpv. 2 LPD)

Ogni trattamento dei dati deve avvenire in modo trasparente e per lo meno essere riconoscibile per la persona interessata. Questa deve dunque poter dedurre dalle circostanze che un trattamento di datie avviene, oppure deve esserne informata.

3. Principio della finalità (art. 4 cpv. 3 LPD)

I dati possono essere trattati soltanto per lo scopo indicato all'atto della loro raccolta, risultante dalle circostanze o previsto da una legge.

4. Raccolta di dati riconoscibile (art. 4 cpv. 4 LPD)

La raccolta di dati personali e in particolare le finalità del trattamento devono essere riconoscibili da parte della persona interessata.

5. Principio dell'informazione (art. 4 cpv. 5 LPD)

Quando il trattamento di dati personali è subordinato al consenso della persona interessata, il consenso è valido soltanto se espresso liberamente e dopo debita informazione.  

6. Esattezza dei dati (art. 5 cpv. 1 LPD)

L'agenzia d'informazioni, in quanto incaricata del trattamento dei dati, deve accertarsi dell'esattezza dei dati personali.

7. Rettifica dei dati (art. 5 cpv. 2 LPD)

La persona interessata può esigere la rettifica immediata dei dati inesatti.

8. Sicurezza dei dati

L'agenzia d'informazioni deve adottare i provvedimenti tecnici e organizzativi necessari affinché le persone non autorizzate non possano accedere ai dati e modificarli.

9. Diritto di accesso

Ogni persona può esigere dall'agenzia d'informazioni che le siano comunicati, su domanda, i dati trattati che la concernono.

Quali sono i dati che mi concernono che possono essere trattati?

L'agenzia d'informazioni può raccogliere soltanto i dati che consentono di:

  • identificare una persona e
  • determinare se una persona è degna di credito.

Possono essere trattati i seguenti dati personali:
nome, cognome, data di nascita, indirizzo attuale (via, CAP e luogo), esecuzioni, fallimenti, crediti non rimborsati, entità dell'importo, rate, domande di credito respinte ecc.

Di norma, un'agenzia d'informazioni può trattare solo le informazioni concernenti la persona in questione. È dunque illecito rivelare i dati relativi ad altre persone come il coniuge, i figli, i nonni ecc., a meno che tali informazioni non abbiano un legame diretto con la solvibilità della persona in questione.

Inoltre, ai fini dell'esame del credito, non possono essere trattati dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità.

Un dato personale, il cui trattamento non è opportuno o necessario ai fini dell'esame della solvibilità, è, per esempio, il luogo d'origine di una persona poiché, nei casi più rari, un potenziale partner contrattuale potrebbe esserne a conoscenza e questo dato potrebbe servire a identificarla.

L'IFPDT da alle agenzie d'informazione l'autorizzazione per il trattamento di dati?

Molte agenzie d'informazioni fanno notare nelle relazioni con i clienti e con le persone interessate che il loro lavoro è stato approvato ed è regolarmente controllato dall'IFPDT. Succede anche che le agenzie d'informazioni mettano in evidenza sul loro sito che, per tutte le loro offerte, richiedono l'approvazione esplicita dell'IFPDT. Queste dichiarazioni vannno prese con le pinze! Secondo la LPD, chiunque tratta dati è responsabile delle proprie azioni e dell'impiego dei dati personali. Per legge, l'IFPDT non è competente per approvare esplicitamente l'offerta di un'agenzia d'informazioni o autorizzare una prestazione di servizio. Nessuna agenzia d'informazioni può dunque chiedere il benestare dell'IFPDT e poi vantarsi di agire in maniera assolutamente conforme alla legge per ogni trattamento di dati!
Sarebbe più corretto che un'agenzia d'informazioni notificasse, di regola, le sue collezioni di dati presso l'IFPDT (art. 11a cpv. 3 LPD).

Per quanto tempo i dati possono essere trattati?

La LPD non sancisce espressamente per quanto tempo un'agenzia d'informazioni può trattare i dati relativi alla sua moralità commerciale.

Vige il principio generale della proporzionalità, secondo il quale i dati personali possono restare memorizzati solo finché è necessario per esaminare se una persona è degna di credito.

Chieda per scritto all'agenzia d'informazioni per quanto tempo i suoi dati rimangono memorizzati.

D'altronde, troverete delle informazioni dettagliate sui termini di conservazione presso il servizio centrale di informazioni sul credito (in tedesco e francese).

Che cosa devo fare se l'agenzia d'informazioni tiene memorizzati i miei dati troppo a lungo?

Chieda per scritto la cancellazione immediata dei relativi dati. Se, in un caso chiaro, l'agenzia d'informazioni non è disposta a cancellarli, può intentare un'azione dinanzi al giudice civile del suo domicilio (Attenzione: nella maggior parte dei Cantoni le spese giudiziarie devono essere anticipate!).

Come faccio a sapere quali sono i dati trattati che mi concernono?

Può chiedere a un'agenzia d'informazioni, in qualsiasi momento e senza motivazioni, che le comunichi, entro 30 giorni dalla sua richiesta, quali sono i dati trattati che la concernono.

L'agenzia d'informazioni può prelevare una tassa per le informazioni fornite?

Di norma, la richiesta di accesso è gratuita (cfr. art. 8 cpv. 5 LPD). Può essere prelevata una tassa solo se (art. 2 cpv. 1 OLPD):

  • il rilascio delle informazioni richiede un dispendio eccessivo di tempo;  o 
  • in 12 mesi è presentata più di un richiesta di accesso e non può essere dimostrato alcun interesse degno di protezione.

La partecipazione è di al massimo 300 franchi. Il richiedente è preventivamente informato dell'importo e può ritirare la richiesta entro dieci giorni (art. 2 cpv. 2 OLPD).

Chi è tenuto a fornire le informazioni non può far valere che la domanda richiede un dispendio eccessivo di tempo se ha organizzato la propria collezione di dati personali male o in modo inefficiente.

Se il prelievo o l'ammontare della tassa le sembra ingiustificato, può opporsi con un'azione dinanzi al giudice civile (art. 15 cpv. 4 LPD).

Sebbene abbia sollecitato l'agenzia d'informazioni, per scritto e per raccomandata, di comunicarmi senza indugio quali sono le informazioni trattate che mi concernono, non ho ricevuto alcuna risposta. Che cosa devo fare?

Vi sono numerose agenzie d'informazioni che, in modo più o meno consapevole, non rispondono a tali richieste. La LPD e la OLPD sono chiare su questo punto: si deve rispondere alla richiesta di informazioni entro 30 giorni dal momento in cui è stata presentata.

Allo scadere di questo termine, può ottenere l'informazione per via giudiziale. Le azioni possono essere intentate dinanzi al giudice civile del suo domicilio (art. 15 cpv. 4 LPD).

Che cosa devo fare per far rettificare dati falsi che mi concernono?

Se constata, sulla base delle informazioni fornite, che i dati memorizzati che la concernono sono falsi, può esigerne la rettifica o la cancellazione da parte dell'agenzia d'informazioni (art. 5 cpv. 2 LPD in relazione con l'art. 15 LPD). Il diritto di rettifica non presuppone che indichi i dati esatti, ma basta che ne dimostri l'inesattezza.

Il sistema EED dell'agenzia d'informazioni attiva nel settore economico deve inoltre garantire che, in caso di comunicazione di dati inesatti, a tutte le persone informate in modo errato sia comunicato che i dati sono stati corretti, affinché la persona interessata non subisca un pregiudizio. L'agenzia d'informazioni, quale detentore della collezione di dati, risponde di eventuali danni.

All'occorrenza, può anche imporre giudizialmente una rettifica intentando un'azione dinanzi al giudice civile del suo domicilio (Attenzione: nella maggior parte dei Cantoni le spese giudiziarie devono essere anticipate!).

Sotto il seguente link trova una lettera tipo per la rettifica. Spieghi brevemente i fatti e alleghi una copia di eventuali prove: Richieste generali d'accesso

Sebbene possa dimostrare che i dati che mi concernono sono falsi, l'agenzia d'informazioni si rifiuta di rettificarli e mi comunica solo di aver ricevuto tali informazioni da XY. Che cosa devo fare?

Le agenzie d'informazioni fanno spesso notare nelle relazioni con i clienti e le persone interessate che hanno ricevuto i dati falsi dal privato XY o dall'azienda XY e che ci si deve quindi rivolgere direttamente a essi, poiché l'agenzia d'informazioni non può fare assolutamente nulla, visto che agisce sempre e solo per ordine di XY. Non è importante determinare se la dichiarazione dell'agenzia d'informazioni è esatta. Dato che sia l'agenzia sia XY trattano dati fondandosi sulla legge sulla protezione dei dati, può procedere legalmente, a scelta, contro l'uno o l'altro (per la procedura cfr. rettifica).

In virtù della legge sulla protezione dei dati, chi tratta i dati è, di norma, responsabile del trattamento di dati personali, motivo per cui:

  1. XY è responsabile (solo) della comunicazione (=una forma del trattamento) delle informazioni fornite all'agenzia d'informazioni;
  2. l'agenzia d'informazioni deve assumersi la responsabilità per quanto riguarda le informazioni ricevute, trattate e comunicate;
  3. entrambi sono tenuti ad accertarsi che i dati personali da loro trattati sono esatti;
  4. possono essere comunicati, di conseguenza, solo dati personali esatti.

Non ho pagato una fattura e figuro ora in Internet come cattivo pagatore. È lecito questo modo di procedere?

I debitori morosi non possono essere messi pubblicamente alla berlina. Qualsiasi pubblicazione di dati personali relativi a debitori morosi, per esempio in Internet o in una vetrina, viola la LPD poiché manca una causa di giustificazione e lede il principio della proporzionalità (vedi sopra).

Questo divieto riguarda l'identità della persona e gli elementi correlati con la situazione di mora come fatture non pagate, richiami, esecuzioni ecc.

Esiga dalla persona responsabile che cessi immediatamente la pubblicazione di dati di quel genere. Altrimenti, in base all'articolo 15 LPD, può intentare un'azione giudiziaria per salvaguardare la protezione della sua personalità.

Alle imprese si chiede di fornire determinate informazioni, minacciando in caso contrario l'attribuzione di un rating negativo. È lecito procedere in questo modo?

Agendo in questo modo, le agenzie d'informazioni fanno uso dell'effetto sorpresa. Infatti, in un primo momento non si può fare a meno di considerare i vantaggi di cui beneficerebbe l'azienda potendo vantare un buon rating presso l'agenzia in questione. Spesso, tuttavia, non si riflette sul fatto che solo in questo modo l'agenzia può entrare in possesso di informazioni interessanti e diversificate relative all'impresa.

L'impresa non è per nulla obbligata a mettere a disposizione le informazioni richieste. Se l'impresa si rifiuta di fornire determinati dati finanziari, l'agenzia d'informazioni non può attribuirle automaticamente un rating negativo, poiché si tratterebbe di una violazione del principio della buona fede. In questo caso, i terzi devono essere informati sui criteri applicati per l'attribuzione del rating rispettivamente sulla mancata disponibilità di dati finanziari relativi all'impresa in questione.

Contro l'agenzia che attribuisce e diffonde un rating negativo in merito a un'impresa che si rifiuta di fornire informazioni è possibile intentare un'azione giudiziaria per lesione illecita della personalità in virtù dell'articolo 15 LPD.

https://www.edoeb.admin.ch/content/edoeb/it/home/protezione-dei-dati/handel-und-wirtschaft/credito-e-incasso/agenzie-d-informazioni-operando-nel-settore-dei-crediti--del-com.html