Accesso ai documenti ufficiali
Qualsiasi persona fisica o giuridica, indipendentemente dalla sua nazionalità, residenza o età, ha il diritto di consultare documenti ufficiali e di richiedere informazioni sul loro contenuto. La procedura di accesso è disciplinata dalla legge sulla trasparenza e dall’ordinanza sulla trasparenza.
Procedura di accesso
In una prima fase, l’autorità verifica il diritto di accesso ai documenti richiesti, si pronuncia in merito e comunica la sua presa di posizione al richiedente.
Le domande di accesso sono tutte le richieste che riguardano uno o più documenti ai sensi della legge sulla trasparenza. In questa fase il richiedente non deve rivelare la propria identità, né deve dimostrare un interesse specifico per i documenti in questione.
La domanda può essere presentata in modo informale, anche oralmente. Deve contenere informazioni sufficienti per consentire all’autorità di identificare i documenti desiderati. Può essere utile indicare la data di creazione, il titolo o i riferimenti, l’area tematica esatta o il periodo di riferimento. In caso di domande più ampie o non abbastanza definite, l’autorità può chiedere una precisazione.
Non sono considerate domande di accesso in particolare:
- le richieste di informazioni generali (ad es. sullo stato di avanzamento di un progetto, sulla competenza di un’autorità in una materia specifica);
- le richieste di consultazione o divulgazione di informazioni disciplinate da leggi speciali (ad es. estratti di registri, domande di consultazione degli atti avanzate dalle parti coinvolte nei procedimenti, richieste di consultazione di dati personali del richiedente);
- le richieste di informazioni giuridiche.
Autorità a cui rivolgere la domanda di accesso
La domanda deve essere rivolta all’autorità federale che ha allestito il documento. Se il documento è stato allestito da terzi estranei all’Amministrazione che non soggiacciono alla legge sulla trasparenza, la domanda di accesso va rivolta all’autorità che ha ricevuto il documento come destinatario principale.
Le autorità sono tenute ad assistere i richiedenti nelle loro pratiche e a fornire loro informazioni sui documenti disponibili. La maggior parte delle autorità fornisce sui propri siti Internet i moduli di contatto e gli indirizzi per la presentazione delle domande di accesso.
Contatti con le autorità per le richieste di accesso
Eccezioni al diritto di accesso
La legge sulla trasparenza contiene un elenco esaustivo di eccezioni o casi particolari in cui l’accesso può essere limitato, differito o negato. Questi casi si riferiscono ad esempio alle situazioni in cui la divulgazione dei documenti o delle informazioni in essi contenute potrebbe compromettere:
- la sicurezza interna o esterna della Svizzera;
- gli interessi della politica estera o le relazioni internazionali della Svizzera;
- i rapporti tra la Confederazione e i Cantoni o tra i Cantoni;
- gli interessi della politica economica o monetaria della Svizzera.
Può essere necessario limitare, differire o negare il diritto di accesso al fine di proteggere:
- dati personali di persone fisiche e giuridiche;
- informazioni fornite liberamente da terzi a un’autorità che ne ha garantito il segreto;
- la proprietà intellettuale o segreti professionali, di fabbricazione o d’affari.
Inoltre, l’accesso ai documenti ufficiali può essere autorizzato soltanto dopo che è stata presa la decisione politica o amministrativa di cui costituiscono la base.
In linea di principio, un documento contenente dati personali deve essere reso anonimo. Se il richiedente desidera consultare questi dati, l’autorità sente il terzo interessato in modo che possa pronunciarsi sulla richiesta di trasmissione dei suoi dati personali. L’autorità procede in seguito a una ponderazione degli interessi fra l’interesse privato della persona sentita a mantenere segreti i propri dati e l’interesse pubblico a renderli accessibili. L’autorità informa il terzo in questione del risultato di tale ponderazione.
Se differisce l’accesso ai documenti, l’autorità deve comunicare al richiedente la data fino alla quale l’accesso è differito, salvo che non sia ancora possibile determinarla.
Qualunque sia la forma della limitazione dell’accesso, l’autorità deve tenere conto del principio di proporzionalità. In riferimento al principio di trasparenza questo significa che, nel caso di una limitazione giustificata dell’accesso a un documento, l’autorità deve scegliere la forma più mite e che meno si contrappone a questo principio. Nel quadro di una ponderazione degli interessi, l’autorità dovrebbe, invece di rifiutare completamente l’accesso a un documento ufficiale, valutare la possibilità di renderlo parzialmente accessibile o, eventualmente, di differirne l’accesso.
Se non concede l’accesso integrale a un documento, l’autorità deve informare per scritto il richiedente della sua presa di posizione, anche se la domanda è stata presentata oralmente. L’autorità deve motivare sommariamente perché il suo rifiuto rientra in una delle eccezioni previste dalla legge.
La risposta dell’autorità deve essere fornita entro 20 giorni dalla ricezione della domanda. Questo periodo può essere prorogato in via eccezionale:
- di 20 giorni se la domanda concerne documenti voluminosi, complessi o difficili da reperire;
- fino a quando non sia stata chiarita la situazione giuridica, se la domanda concerne documenti ufficiali che contengono dati personali.
Il richiedente deve essere informato in anticipo della proroga del termine. Se non è d’accordo con la limitazione dell’accesso (negato, limitato o differito), il richiedente può presentare una domanda di mediazione scritta all’IFPDT entro 20 giorni dalla ricezione della presa di posizione dell’autorità. Il richiedente può inoltre presentare una domanda di mediazione qualora l’autorità non abbia preso posizione entro il termine prescritto.
Utilizzo dei documenti ottenuti
Le persone che hanno ottenuto l’accesso ai documenti richiesti sulla base di una domanda di accesso possono disporre liberamente di tali informazioni nei limiti del quadro giuridico vigente (in particolare del diritto d’autore e sulla protezione dei dati).
L’Amministrazione è tenuta a osservare il principio dell’uguaglianza dell’accesso per ogni persona («access to one, access to all»), secondo il quale l’accesso a un documento ufficiale accordato a una persona deve essere accordato nella stessa misura a qualsiasi altro richiedente.
L’accesso ai documenti ufficiali è in linea di principio gratuito. In via eccezionale l’autorità può fatturare un emolumento se il trattamento della domanda di accesso supera le 8 ore. La riscossione di un emolumento non deve essere di ostacolo all’attuazione del principio di trasparenza.
Preannuncio e anticipo sugli emolumenti
Se l’autorità è intenzionata a prelevare un emolumento, ne informa in anticipo il richiedente, il quale deve confermare la sua domanda di accesso entro 10 giorni. In caso contrario la domanda si considera ritirata. Può essere chiesto un anticipo ragionevole quando il richiedente sia domiciliato all’estero o se vi sono degli arretrati.
Riduzione
In caso di domanda presentata dai media, se l’autorità è intenzionata a prelevare un emolumento ne riduce l’importo della metà.
Controversie
Se non è d’accordo con l’importo dell’emolumento, il richiedente può chiedere all’autorità una decisione sugli emolumenti, contro la quale è possibile presentare ricorso al Tribunale amministrativo federale.
L’emolumento richiesto può essere contestato nel quadro di una procedura di mediazione soltanto se il richiedente contesta contemporaneamente una limitazione dell’accesso (accesso parziale, negato o differito).
In via eccezionale la domanda di mediazione può riguardare soltanto l’importo prevedibile degli emolumenti, se questi sono talmente sproporzionati da costituire di fatto una limitazione dell’accesso al documento.
24 luglio 2024
Valutazione delle domande di accesso: guida per le autorità